仕事を効率よくこなせると気持ちが良いですよね。会社やチームに自分が貢献できていると感じられるとき、仕事もプライベートも充実感で満たされます。しかし残念ながら、理想と現実は異なります。仕事のストレスがプライベートに悪影響を与えていたり、はたまたその逆パターンであったり、そのせいで燃え尽き症候群となり、結果非生産的になっている人は少なくありません。会社を本来あるべき姿に組織するには、それなりの助けが必要です。その助けとなるのがアプリです。
会社にビジネスアプリが必要な理由
生産性を向上するには、タスクを含めた自己管理が鍵となります。ここをきちんと徹底しないと、作業効率が落ちるだけでなく、モチベーションも下がり、会社全体の生産性も落ちてしまいます。ビジネスアプリを使うと、次のような効果を期待できます。
- 作業に集中できる
- 効率よく作業ができる
- ストレス対策
- タスク管理の改善
- 生産性の向上
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ビジネスアプリを選ぶ際のポイント
ビジネスアプリを選ぶのは、ちょっとした冒険です。といいますのも、市場には星の数ほど多くのビジネスアプリが存在するのです。どのアプリがぴったりであるかは、人によって全く異なります。あなたにぴったりのアプリを選ぶには、一体どうすればよいでしょうか？アプリを試す際には、次の点に着目しましょう。
- アプリを使うことで、集中力が保てているか
- アプリを使うことで、作業効率が向上しているか
- アプリの使い心地は良いか
- アプリを使うことで、タスク管理がスムーズになっているか
-
アプリを使うことで、より生産的に仕事をこなせていますか？
これらの質問すべてに対する答えがイエスであるならば、それこそがあなたにぴったりのアプリである証拠です。この記事では、2021年に人気を集めたビジネスアプリのベスト１０をご紹介いたします。どのアプリを試すかお迷いの際には、ぜひご参考になさってください。
1. Toggl
あれやこれやと複数の画面を行き来しているうちに、大事なタスクを行う時間がなくなってしまった－そんな経験はおありですか？あるいは、ひとつのタスクにストレスが掛かり過ぎた結果、疲弊して他の作業が出来なくなってしまった－そんな経験はありませんか？そんな方におすすめなのが、Togglです。Togglを使うと、それぞれのタスクに費やされた時間を追跡することができます。あなたの集中を削ぐ要因を排除する機能はTogglにはありませんが、タスク管理はできます。たとえば、タスクの優先度を明確化して、急ぎのタスクに集中して取り組むことができます。Togglを使って１日の作業の全体像を把握することで、より生産的になる為のヒントを得ることができます。
2. LastPass
ウェブサイトのパスワードを覚えるのに時間を費やすのは勿体ないですし、サイバーセキュリティを紙とペンで扱うには不安がありますよね。LastPassを使うと、毎日の仕事で使うツールやアプリのパスワードを一括で保管することができます。LastPassで保管されたキーワードは、暗号化され安全に保護されます。サイバー攻撃の心配もありません。どのブラウザにも対応できるプラグインもあります。LastPassは、スマートフォンでも使うことができます。
3. Expensify
多くのビジネス、特に小規模ビジネスやスタートアップにとって、予算の使い道を追跡できないことは会社の危機に直結します。ですが、予算管理ツールであるExpensifyを使えば安心です。Expensifyを使うと、予算の申請と承認のレポートをより正確かつ合理的にプロセス化できます。Expensifyは、ビジネスの規模に合わせてプランを選べます。Expensifyは、プライベートでも使えます。QuickbooksとExpensifyを統合して、会計士や監視者にアクセスを許可すれば、お金の管理は完璧です。
4. Evernote
外出が多くても全てをきちんと把握できる、そんなアプリが欲しい－Evernoteはそのような方にぴったりです。Evernoteは、ビジネス向けノートアプリとして最もパワフルな製品のひとつです。Evernoteを使うと、ボイスレコーディングボタンを押すだけで、小説のように長く複雑なノートを保存することができます。さらに、Evernoteには手書きのメモ、領収書、名刺などのドキュメント（文書）をスキャンする機能もあります。Evernoteはクラウド型ですので、音声録音したメモやスキャンした文書をEvernoteそのものに保管することができます。
5. Franz
インスタントメッセージは、今日のビジネスにおいて欠かせない要素のひとつです。Franzを使うと、顧客に関する情報を常に最新のものに保つことができます。さらに、Franzでは連絡先の管理の他、Whatsapp、Facebook、Telegramなどソーシャルメディアや他のプラットフォームとの連携もできます。アプリを使って、これらすべてのチャネルを一か所で閲覧して通知を受け取ることができます。さらに、メッセージやスレッド内のバズワードを元にToDoリストを作成することもできます。
6. Cloze
ビジネスに関連のある連絡先をまとめて一か所に管理して、必要なときに素早く使うことができる－そんなアプリをお探しの方におすすめなのが、Clozeです。Clozeは、コミュニケーション指令センターやコミュニケーションマネージャーのようなもので、今日の市場において最も優秀なビジネスアプリのひとつです。ビジネスに関連のあるEメールや、ソーシャルメディアネットワークメッセージを送信する際には、Clozeがあなたの代わりに作業を行ってくれます。Tweet、アップデート、ステータスほか、会社に関する最新情報をビジネス用連絡先にまとめてアップデートしましょう！
7. Google Drive
特にリモートワークをしているチームにとって懸念となる事柄のひとつは、チームメンバーがシンクロして効率よく適切にタスクを完了できるかどうかです。Google Driveは、これを実現するべくデザインされました。Google Driveは、チームで使うファイルを保管するだけのツールではありません。Google Driveでは複数の人が、同一のファイルで同時に編集作業を行うことができます。管理者は様々なレベルのアクセス権を設定でき、オンラインで行われた作業は同期されます。無料バージョンでは最大１５GBのストレージが使えます。足りない場合は、良心的な価格でストレージをアップグレードできます。
8. Dropbox
クラウド型ドキュメント機能、ファイルの構成と保管のパイオニアであるDropboxは、あらゆるビジネスにおすすめのソフトウェアです。Dropboxでは、複数人が同時にファイルにアクセスして変更を行うことができます。行った変更はすべて同期され、自動保存されます。ローカルフォルダをDropboxへリンクし、ファイルのバックアップとして変更を保存することもできます。Dropboxでは無料で2GBのストレージを使うことができます。招待したユーザーの分を合わせて、さらに500MBを上乗せすることができます。より多くの容量を使いたい場合には、Dropboxには有料バージョンもあります。
9. Friday
Fridayは、仕事でもプライベートでも使える汎用性が高いアプリです。まずは、あなたが普段使っているアプリをFridayと連携しましょう。次に、アポイントメントや締め切り、期日などを登録し、ミーティングなど重要な予定やアクティビティの日時を設定します。ZoomやGoogle Meetと統合すれば、Fridayでビデオ通話もできます。議事録をとって、プロジェクト管理やタスク管理に役立てることもできます。無料バージョンのFridayは最大10ユーザーまで追加できますので、小規模ビジネスやスタートアップの皆さまにおすすめです。
10. Bitrix24
Bitrix24は、ビジネスに必要とされる機能をすべてまとめて一か所で使うことができるオールマイティなソフトウェアです。このリストで述べた他のアプリで使える一般的な機能に加えて、Bitrix24には独自の機能があります。チームコミュニケーションやタスク＆プロジェクト管理、CRM（顧客管理）に加えて、Bitrix24内で独自のコンタクトセンターを使うことができます。独自のHR管理ハブを使ってワークフローの自動化や従業員の勤怠管理も行うことができるのも、Bitrix24の魅力です。ウェブサイトやランディングページを簡単に作成できるビルダーも便利です。
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さいごに
ビジネスの秩序を保つことは、キッチンを整頓して清潔に保つことと似ています。自分では完璧に整理整頓を行ったつもりでも、人間ですから、何かしら抜けている点があるものです。ビジネスの場合、自分にぴったりなアプリを導入することで、この問題を解決することができます。
この記事でご紹介いたしましたアプリは、無料／有料のどちらであっても、ビジネスの発展を促してくれる優秀な製品ばかりです。ご自分の会社やチームのニーズ、目標を今一度確認し、あなたにぴったりなアプリを選びましょう！
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