教育機関におけるCRMの重要性

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2021年11月17日

最終更新日:2021年11月29日

CRMソフトウェアは、より価値のある顧客とのつながりを構築するために設計されています。既存の顧客との関係をより価値のあるものにするだけでなく、新たな関係を構築して価値を提供することもできます。高等教育機関では、CRM ソフトウェアを使用して、採用活動を強化したり、関係者とのコミュニケーションを改善を図り、卒業生との結びつきを強めてより多くの資金を調達したりしています。HRIのCRMソリューションは、データの収集、分析、キャンペーンの立ち上げ、管理を支援し、これらの目的を達成するために使用されます。

教育機関で活躍するCRMとは？

現在では、データベース機能、データマイニングシステム、教育現場で利用可能なインタラクション技術を用いて、学生の特性や行動に関する大量のデータを収集・保存し、それに関する知識を生成して教育者に提供し、技術的に利用可能なCRMツールを用いて学生の学習プロセスにより大きな貢献ができるようになりました。しかし、現在の技術では、学生の行動に関するデータを収集・分析することには限界があります。

これらのツールでは、教育者が最も関連性の高い個人データ（過去の資格、現在の大学コースの学業成績など）を参照することができ、教育者に学生の教育ニーズに関する知識を与えることができますが、学生が学習環境をナビゲートし、相互作用する際の行動を追跡するにはまだ限界があります。このように、学生の教室へのアクセス頻度、オンライン情報や教育リソースの利用、共同作業への個人的な貢献度などの関連変数が考慮されていないことは、CRMシステムをeラーニングに適用した場合の現状の限界を示しています。

CRMは、問い合わせをした見込み客のリストを作成することができ、これらのリストは、地域、コース、または教育機関が指定するその他の基準のようなパラメータに基づいて分析することができます。問い合わせフォームに記入された情報に基づいて、各連絡先のプロフィールにはその人に関する特定の情報が含まれます。

さらに、リードが入学プロセスを経た後のフォローアップアクションをモニターすることで、誰が連絡を取る必要があるのか、連絡の頻度を常に把握することができます。入学担当者は、ミーティングの実施回数、電話回数など、さまざまな詳細情報を確認することができます。見込み客とのより良い関係を築くための貴重な時間とエネルギーを確保するのにも役立ちます。

Bitrix24

CRMの一つであるBitrix24は、中小企業や大企業、教育機関などのコミュニケーションや管理プロセスを効率化することを目的としたオープンソースソフトウェアです。このソフトウェアは、連絡先、メッセージ、電子メール、ファイル、タスク、プロジェクト、締め切りなどをまとめて整理するための機能を包括的に提供します。ウェブベースのアプリケーションに加えて、iPhoneやiPadのモバイルアプリケーションにも対応しています。

Bitrix24では、会社/学校/組織の現行システムを活用したり、独自のアプリケーションを一から構築したりできる、幅広いツールや機能を利用することができます。また、同僚やチームメイトを参加させることもできます。アクティビティストリームにより、チームはすべてを把握しながら効率的に活動することができます。Bitrix24の優れた点は、豊富な機能と柔軟な価格設定を持ち、教育業務や学校全般をうまくまとめることができることです。

以下にその具体的な内容をご紹介いたします。

顧客関係管理ソフトウェアの統合

CRMを統合することで、企業や教育機関は、すべての情報、活動、プロジェクト、タスクを一つの傘の下に集約することができます。Bitrix24の堅牢性は高く、様々な問題に対応するために複数のアプリを利用する必要はありません。このアプリケーションを使って、同僚やチームメイトとファイルをアップロードして共有することができます。このプログラムは、プロジェクトやスケジュールの管理、データの保存などを簡素化します。

コントロールが容易で安全なコミュニケーション

Bitrix24ので保護されたモジュールを使用することで、社内外のコミュニケーションを扱うことができます。このプラットフォームがサポートする多くの機能の中には、wikiやファイル共有などのイントラネットサービスがあります。また、このソフトウェアを使用して仮想電話をかけたり、受けたりすることもできます。

管理ツールを利用した組織構造の改善

Bitrix24の製品を利用することで、プロジェクト、納期、業務の合理化、自動化、強化を図ることができます。また、人事名簿や欠勤表などの管理機能に加え、タイムトラッキングやプランニング機能なども充実しています。カレンダー、ミーティングマネージャー、イベントスケジューラーは、OutlookとCalDAVの同期によってアクセスできます。Bitrix24のドキュメントライブラリには、WebDAV版と柔軟な認証機能があります。

さまざまなCRMの種類

1. オペレーショナルCRM（Customer Relationship Management）

連絡先情報を整理し、標準的な作業手順を確立できるツールのため、以下のような自動化に利用されることがあります。

- 広告およびマーケティングの自動化

- コンピュータ化された販売プロセスによる売上の増加

- サービス提供の自動化

このように様々な部門が連携して、組織の獲得、育成を行うことがあります。MailChimpやOutreachなどの様々なチャネルからのリードは、直ちにCRMに取り込まれるかもしれません。運用型CRMの例としては、次のようなものがあります。運用型CRMツールでは、ハブスポットとセールスフォースが優れた有名な例です。

2. 分析機能を備えたCRM

収集した学生や消費者の情報をより有効に活用するために、企業では分析型CRMが使われています。これは、学生や顧客の好み、コミュニケーション方法、興味のある分野、強みと弱みなどを含むものです。一方、分析型CRMは、単にパネルやセールスファネルに割り当てるのではなく、学生や顧客を理解することを支援します。データ・マイニング・コンポーネントは、コンタクト・データを出発点として、トレンドやパターンなど、さらに多くの情報を収集します。その結果、学校や企業は、現在収集しているデータを利用して、より良い選択ができるようになるかもしれません。

3. コラボレーション型

コラボレーション型CRMは、組織の様々なチームが、一般情報、学生情報、顧客情報などを交換することを可能にします。このCRMは、一般的な運用型CRMに比べて、カスタマーケアに重点を置いています。コラボレーション型CRMでは、営業やマーケティングなどの部門や、サポートチームが情報を共有しやすくなります。コラボレーションが可能なCRMは、顧客とのやり取りをよりシンプルに管理することができます。分析型CRMの事例としては、PipedriveやCopperを使って顧客関係管理を改善した例などがあります。

4. キャンペーンマネジメント

分析型CRMや運用型CRMと呼ばれることもあります。連絡先情報を利用して、学校やキャンペーンのためのより良いプロジェクトを計画、管理、分析することを目的としている場合は、この種のCRMシステムと他のシステムとを区別する必要があります。MailchimpやOutreachなどの人気プラットフォームは、多くのメールキャンペーンプロバイダと連携しており、CRMからキャンペーンを実行することが可能です。