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ロボティックプロセスオートメーション(RPA)って何?どうやって使うの?

ロボティックプロセスオートメーション(RPA)って何?どうやって使うの?
Bitrix24チーム
2022年1月28日
最終更新日:2022年2月1日

RPAとは、Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略語です。この革新的なテクノロジーは、多くのビジネスに様々な革命をもたらしてきました。あなたも、RPAを会社で使ってみませんか?


ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)って何?

RPAは、人間の行動を模倣するソフトウェアロボットを会社で雇うことができるテクノロジーです。これらのロボットは、アプリやシステムを使って人間同様に、しかしよりスピーディーに作業をこなしてくれます。人間と違い、ロボット達は疲れ知らずでミスを犯すこともありません。会社のワークフローにRPAを統合する際、ITチームに協力を要請する必要はありません。スタッフメンバーで新しいスキルを学び、ITインフラストラクチャをアップデートしましょう。


RPAとAIは同じ?

RPAとAI(Artificial Intelligence/人工知能)とは別物で、互いに補完し合う関係です。RPAツールは、次のようなAI機能によって更にパワフルなものとなります。

・機械学習モデル

・自然な言語処理

・記号や画像の認識

さらに、AIはRPAの可能性の新たな面を見つけて予測することができます。


ソフトウェア開発者は、どんなふうにRPAを使っているの?

人気を誇るソフトウェア製品の開発者たちは、RPAソリューションをアドオンまたはスタンドアローンツールであると言います。たとえば、Bitrix24は2020年にRPAの追加を発表しました。Bitrix24はパワフルで用途の幅が広く、世界各地で1千万を超える企業に選ばれています。Bitrix24には、次の機能があります。

  • CRM

  • 時間管理ツール

  • タスク&プロジェクト管理ツール

  • ビルドインのコンタクトセンター

  • ウェブサイトビルダー

  • 分析レポート

(他にも便利なツールがたくさん揃っています)

Bitrix24は、ビジネスの規模や業種を問わず活躍します。ワークフローを促進し、タスクを自動化し、締め切りに間に合うよう部門全体の生産性をブーストします。Bitrix24がよりユーザーフレンドリーかつハイパフォーマンス仕様となるよう、開発者たちは常日頃システムのアップデートと改善を行っています。

Bitrix24のRPAは、かんばんビューで使われています。システムのユーザーは既にカンバンのインターフェースを使い慣れていて、タスクやプロジェクト、CRMの管理を行っています。

Bitrix24には、会社の作業プロセスを自動化できる一般的なワークフローツールがありました。現在は、RPAを使って独自のワークフローを作成・管理できるようになっています。やり方は、タスクまたはCRMで自動化ルールを作成する方法と殆ど同じで、次のシンプルな作業を行うだけです。

  1. ワークフローのステージを追加する
  2. 各ステージで行うアクションを追加する

「オフィスに出前を注文するプロセスを自動化する」という例を使って、ワークフローを作成してみましょう。

  1. まずは2つのステージを追加しましょう。1つ目のステージは「上司の承認を得る」、2つ目のステージは「出前料金を支払う為に資金を送金する」です。

  2. 1つ目のステージでは、上司に承認または却下を行うよう尋ねます。2つ目のステージでは、財務部門へ資金を送金するか、支払いの実行を拒否するかを訪ねます。

ワークフローを自動化する為のテンプレートは、種類が豊富です。これらのテンプレートは、必要に応じて設定を行うことができます。

新しいワークフローを開始するには、かんばんの最初のステージで新しいエレメントを作成します。Bitrix24の直感的なインターフェースで、タスクを割り当てて進捗を監視することができます。自分で割り当てたタスク、部下が割り当てたタスクの両方を監視することができます。

Bitrix24には、クラウド型とオンプレミスソリューションの2種類があります。オンプレミスソリューションを使っている場合、次の手順でRPAモジュールのインストールを行ってください。

  1. 設定の項目に行く

  2. システムの設定をクリック

  3. モジュールをクリック

  4. モジュールを見つける

  5. インストールをクリック

クラウド型のBitrix24を使っている場合、この作業は必要ありません。

新しいワークフローを作成する際には、どれくらい設定を微調整したいかを考えましょう(どのチームメンバーがワークフローを開始・変更できるか、各ステップでどのアクションを行うか等)。

RPAワークフローは、Bitrix24プランのサブスクライバーなら誰でも使えます(無料プランでも!)。コストゼロで会社がRPAの恩恵を受けることができるこの機会を逃す手はありません。


RPAって誰にとって必要なの?

今日、RPAの需要は次の業種(業務)で最も高くなっています。

  • 財務と保険(ガバナンスの自動化、アカウントの調整、請求書の処理)

  • サプライチェーン(データ入力の、予知保全、アフターサービスサポートの自動化)

  • テレコミュニケーション(新しいサービスの設定や関連する課金システムの構成、機器が停止した際のトリアージ、複数のシステムからデータを取得して問題を予測する)

  • システムインテグレーター(会社のベストプラクティスを支える垂直アプリケーションを作成するには、RPAが必要不可欠です)

  • ヘルスケア(患者の記録、クレーム、クライアントサポート、アカウント管理、請求、報告と分析)

  • ヒューマンリソース(RPAは、オンボーディング・オフボーディング、従業員情報の更新、タイムシート提出のプロセスを自動化します)

  • カスタマーサービス(RPAはコンタクトセンターの業務を自動化します。たとえば、電子署名の認証、スキャンしたドキュメントのアップロード、情報の認証と承認、アプリケーションの拒否などです)

上記以外の業種であっても、RPAツールを使用することで、ビジネスプロセスの生産性を高めて収益を伸ばすことができます。


RPA業務フローは、簡単に作成できます。

Bitrix24にはタスク管理やCRM(顧客管理)、コンタクトセンターなど、プロジェクト管理に必要なツールがすべて揃っていますので、フリーソフトをいくつも使う必要がありません。無料で始める




RPAの主なメリット

多くの企業がRPAを高く評価しています。RPAを使うと、次のような目標を達成できます。

  • カスタマーサービスの質を向上する

  • 様々なスタンダードでコンプライアンスに準拠する

  • ビジネスプロセスを加速する

  • プロセスデータをデジタル化・監視し、会社全体の効率をブーストする

  • マニュアルタスクや繰り返しのタスクを減らす

  • スタッフメンバーの生産性を最大化する

  • 費用を削減する

RPAのおかげで、会社は従業員エンゲージメントを高め、ロイヤルカスタマーを増やし、より多くの製品を販売し、収益を高めることができます。


RPAの主なデメリット

RPAにも、もちろん欠点はあります。

·       スケーラビリティ(RPAボットの設定を調整してRPAをコントロールするにはある程度の努力が必要です。RPAソリューションをスケールするのは容易とはいえません)

·       できることに制限がある(専門家によると、RPAが効果的である為には、クリック数は500回以下、操作するアプリは最大5つまで、或いは5以下である必要があると指摘しています。ちなみにこれは「5の原則」と呼ばれています)

·       セキュリティ(RPAツールはセンシティブ情報を扱うことがあります。これらのデータが危険にさらされることは、会社が危険にさらされることと同義です)

·       弾力性に制限がある(RPAボットは、その開発者でさえ予期できないかたちで変更を行うことがあります)

·        QA (Quality Assurance/品質保証)(RPAソリューションの質をコントロールする為に、開発者たちは新しいQAスタンダードを構築する必要があります)

·       プライバシー(RPAボットは、個人を特定できる情報を扱う可能性があります。国内のデータ保護法に準拠しているかどうかを会社で確認する必要があります)

·       効率(AIで強化されたソリューションと比べると、RPAツールがタスクを完了するまでには少々時間が掛かります)

時間と共に、RPA開発者とユーザーはこれらのデメリットを克服する為の方法を見つけなければなりません。


RPAの使用法

RPAソリューションは、次のような目標を達成したい会社におすすめです。

·       変革の加速(国際企業の63%が、RPAが社内におけるデジタル改革の要となったことを認めています)

·       コストの大幅な削減(RPAを会社で使うと、KPIを改善してコストを最小化することができます)

·       回復力の向上(RPAは需要の急増にも迅速に対応し、高いワークロードに対処することができます)

·       正確さの改善(RPAツールを使うと、会社は人的要因やマニュアルエラーを排除することができます)

·       コンプライアンスの強化(RPAは、会社がコンプライアンスを遵守できるようサポートします)

·       生産性のブースト(RPAは、会社と従業員の生産性を向上します)

·       RPAを使うと、人間のスタッフは優先度の高いタスクに集中することができます

RPAを使ってこれらの目標を達成することは、従業員と顧客の両方の満足に繋がります。


有名なRPAベンダー

RPAの分野で最も有名なベンダーをご紹介します。

·       ABBYY

OCRセグメントでは、おそらくトップに君臨するブランドです。バックオフィスアプリケーションを合理化して、会社のさまざまな業務を自動化します。

·       Automation Anywhere

これは、エンターデジタル・ワークフォース・プラットフォームです。調達から支払い、見積から現金、人材管理、請求処理、その他のバックオフィス業務を簡易化します。

·       Blue Prism

規制産業の会社がプロセスを自動化できるよう、一元的に定義および管理されるデスクトップに合わせたロボットを使えます。

·       Kryon

RPAのポテンシャルを拡大できるよう、フルサイクルの自動化(プロセスマイニング、ガバナンス、AIモジュール等)を提供します。

·       NICE

会社で使うとクライアントサービスを強化できることから、その名を知られるようになったのがこのNICEです。現在、RPAによるプロセス自動化は、クライアントサービスの分野でも人気があります。

·       Pegasystems

以前はビジネスプロセス管理を専門としていましたが、現在はRPAも採用されています。

·       UiPath

会社のプロセスを自動化できる、オープンプラットフォームです。

知名度は高くはないけれど、優れたRPAソリューションを開発しているベンダーは他にもまだまだあります。


RPAソフトウェアになくてはならない機能

RPAツールを選ぶ際には、次のパラメータに注目しましょう。

·       スケーラビリティ

ワークフローと連携するソリューションは、中央コントロールパネルから管理とスケールができなくてはなりません。

·       スピード

ロボティック・プロセスのデザインとテストは、数時間以内に行える必要があ ります

・信頼性

ロボティックツールの作業を監視できるよう、モニタリングと分析の為のシステムをインストールする必要があります

·       簡易さ

複雑すぎるソリューションは、効率的に使いことが困難です。ユーザーフレンドリーであればあるほど、スタッフメンバーがシステムに使い慣れるまでの努力と時間が少なくて済みます。

·       賢さ

業界トップに君臨するツールは、シンプルな作業をただ繰り返すだけではありません。ツールがデータソースとやりとりをし、その効率を向上することができます。

·       エンタープライズクラス

この言葉が意味するのは、ツールが高い信頼を誇り、管理が容易で、スケーリングが可能であるということです。

·       ガバナンス

ボットのセキュリティ・クレデンシャルを管理し、プライバシーの問題を評価し、エラーや疑わしいアクティビティを検出できるソリューションでなくてはなりません。

·       フィナンシャル・プランニング

ボットの可用性を分析したり、ロボティックソリューションのROIを評価したり、将来統合したい他のツールの実行可能性を計算したりできる機能が必要です。

小規模の会社であっても、個別のツールを各ワークフローにひとつずつ統合するのではなく、プラットフォームの助けを借りてロボットプロセスの自動化を行うほうが好ましいケースもあります。


経営幹部レベルの意思決定者向けRPA

RPAは、現在ある仕事の多くを冗長化する可能性があります。しかし同時に、RPAソリューションを監視する為に、会社ではより多くの生身の専門家が必要となるでしょう。経営幹部の方は、次の課題に直面する心の準備をしてください。

·       会社の成果が達成され、ガバナンスポリシーが満たされていることを確認しましょう

·       より多くの説明責任を想定し、リーダーシップの役割についての理解を修正しましょう

·       RPAソリューションを使用する際のリスクを認め、それらを最小化する方法を考えましょう

経営幹部の方は、RPAの進歩に着目する必要があります。会社に最適なツールを選択し、その効果を最大限に引き出せる道を模索しなくてはなりません。


RPAの簡単な歴史的背景

マニュアル作業の自動化に一筋の光が射したのは1980年代です。多くの企業がこのテクノロジーを採用し、カスタマイズされたデータ・スクレイピング・アプリを構築して生産性の向上に努めました。こうして、RPAの基礎は築かれたのです。2000年頃になると、多くのテスト開発者たちは自動化を最優先事項とし始めました。

2012年になると、RPA(Robotic Process Automation/ロボティック・プロセス・オートメーション)という単語が登場しました。2018年、デジタルトランスフォーメーションの飛躍的進歩により、RPAは多くの業界で流行語となりました。複数の複雑なシステムが相互に円滑に作用する必要のあるビジネスや業界において、RPAの需要は非常に高いものとなっています。


ハイパーオートメーションは、RPA市場の未来です

2024年までに、RPAマーケットの価値は5億ドルにのぼると予想されています。会社が乗り越えなければならない最も重要な課題は、RPAのスケーリングです。これを解決できる可能性が高いのが、ハイパーオートメーションです。

ハイパーオートメーションは、RPAと、次で述べるような他の種類のオートメーションツールとを組み合わせることができます。

  • ローコードおよびノーコード開発のソリューション

  • BPM(ビジネスプロセス管理)ソリューション

  • 意思決定エンジン

RPAは、IPAとコグニティブ自動化モジュールを採用している場合、AI機能の恩恵を受けることができます。新しい自動化を特定するには、企業はプロセスマイニングとタスクマイニングを使う必要があります。ハイパーオートメーションが一般的なものとなれば、会社は新たな自動化の機会を特定・生成する為の戦略的アプローチを開始することとなるでしょう。



RPA業務フローは、簡単に作成できます。

Bitrix24にはタスク管理やCRM(顧客管理)、コンタクトセンターなど、プロジェクト管理に必要なツールがすべて揃っていますので、フリーソフトをいくつも使う必要がありません。

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