署名用の電子文書を作成・送信する方法

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Bitrix24チーム
2023年10月19日
最終更新日:2023年10月18日
署名用の電子文書を作成・送信する方法

Bitrix24.Sign は、ほんの数分で文書を作成し、署名のために取引相手に送信できる強力なツールです。

Bitrix24.Sign ツールはデジタル署名ではなく、電子署名です。 電子署名は、手書きの署名に相当します。 電子署名の使用に関する法律と要件は、国によって異なります。 電子署名を使用する際には、クライアントと特別な契約を結ぶ必要がある国もあります。

電子署名の使用が許可されていないキュメントもあります。Bitrix24.Sign が文書の署名に適しているかどうか不明な場合は、弁護士にご相談ください。 電子署名を信頼するかどうかは、文書を受け取る個人の責任となります。

以下でご説明いたしますように、Bitrix24.Sign をご利用の際にはまず、CRM からドキュメントを選択するか、新しいドキュメントを作成します。


電子文書を作成する方法

署名用の新しい文書(ドキュメント)を追加するには、Bitrix24.Signのセクションに移動して署名をクリックします。

ドキュメントの形式を選択し、コンピュータからファイルをアップロードして編集を行います。 以前にアップロードしたドキュメントを使用することもできます。 以前にアップロードしたドキュメントを使用するには、テンプレートを選択して続行をクリックします。

 

次の 3 つのフィールドに入力します。

• 送信者として署名する人 (あなたのパーティー):あなたに代わって文書に署名する従業員の名前を入力します。

• 送信者:会社の詳細がデフォルトで入力されます。 会社が複数ある場合は、会社を選択します。

• 受信者:文書に署名する連絡先を CRM から選択します。

これらのフィールドに入力したら、続行をクリックします。

編集をクリックして、ドキュメントに詳細を追加します。 右側のブロック (送信者、受信者、一般) を使用します。

文書の必要なセクションにカーソルを置き、右側の要素を選択して挿入をクリックします。 次に、文書内のスタンプと署名の位置をカスタマイズします。

また、編集モードで署名の色を指定します。 ここで指定した色は、最終書類と完了証明書に表示されます。

署名の他にも、内容やスタンプなどを問合せフォームからリクエストできます。CRM アイテムの横にある 挿入をクリックすると、連絡先フォームからフィールドを追加できます。 次に、リストからフィールドにチェックを入れて、選択をクリックします。

クライアントが署名用の文書を受け取ると、どのフィールドに入力する必要があるかがわかります。

ドキュメントに追加した受信者ブロックの情報はすべて、クライアントからリクエストされます。

データを入力するドキュメントの部分にエレメントを移動します。 エディターを使用すると、フォントや境界線などを設定できます。

必要な情報をドキュメントに追加したら、保存をクリックします。

署名のために文書(ドキュメント)を送信する方法

ドキュメントを送信する前に、会社の責任者と取引先の連絡先をご確認ください。 次に、文書への署名リクエストを各当事者へ送信する方法を選択します。

  • Eメール
  • SMS

データを編集する必要がある場合は、ドキュメントの横にある編集ボタンをクリックします。 すべての準備が整ったら、署名のために送信ボタンをクリックします。

ドキュメントが送信されると、通常のスマートプロセス フォームが作成され、各ステップが反映されます。

 

まとめ

Bitrix24.Sign を使用すると、ドキュメントを作成して、複数の手順で署名を行うよう取引相手に送信できます。

1. 署名用のドキュメント(文書)をアップロードするか、以前に使用したテンプレートの 1 つを選択します。

2. 編集モードで 3 つのブロック (送信者、受信者、一般)を使用して、文書に追加の詳細を追加します。

3. 署名やスタンプなどの必要なエレメントを挿入し、サイズと位置をカスタマイズします。

4. 書類を送信する前に、会社の責任者と取引先の連絡先を確認してください。

5. 文書への署名リクエストの送信方法を、メールまたは SMS から選択します。

6. 対応するボタンをクリックして、署名のために文書を送信します。

こちらの記事もおすすめです:

• 第一者取締役が電子文書に署名する方法

• クライアントが電子文書に署名する方法

• 署名者の連絡先

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