ビジネス開発

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の概要

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の概要
ダルメノヴァ・ アンナ
2020年6月10日
最終更新日:2020年6月11日

ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)は、会社のビジネスプロセス・オートメーションのひとつです。社内のあらゆるビジネスプロセスを自動化することができ、特に複数人の参加者がいる際にはたいへん有効です。

業務フローとRPA業務フローとの違いは?

Bitrix24にはビジネスプロセス・オートメーション向けの「業務フロー」が昔からあります。この業務フローをもっと使いやすくして欲しい、という要望もあります。

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RPAを使って業務フローを作成するのは、タスクやCRMでオートメーションルールを使って作業をするのに似ています。はじめに、業務フローが進んでいくステージを追加し、ステージごとに行われるアクションを追加します。たとえば、出張申請のプロセスを自動化したい場合には「部長の承認済み」と「経費精算」のステージを作成します。次に、部長が出張を承認または却下する作業を最初のステージに割り当て、さらに、会計士が経費を払い戻す作業を2つ目のステージに割り当てます。

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ロボティック・プロセス・オートメーションの項目

ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA) ― 業務フローのテンプレートのリストはこちらで確認できます。また、業務フローのテンプレートの設定もこちらの項目で行えます。

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業務フロー ― 業務フローのステージを、かんばん表示で確認できます。新たな業務フローを開始するには、かんばんの第1ステージでエレメントを作成してください。 

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すべての割り当て ― 自分への割り当てを確認できます。監督者(スーパバイザー)は自分と部下の割り当てを閲覧でき、管理者はすべてのユーザーの割り当てを閲覧できます。

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RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション): 新たな業務フローを作成するには

ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)の項目から、新たな業務フローをクリックしてください。

新たな業務フローのスライダーで、業務フローの以下のパラメータを指定してください。

  • 名前

  • 業務フローを開始できるユーザー

  • 開始ボタン上部のフィールドへ記入してください。たとえば、休暇の承認の業務フローの場合、従業員が休暇の開始日を選択できるよう、日時のフィールドを新規作成する必要があります。

  • 業務フローを編集できるユーザー

  • 業務フローのイメージ(画像)


RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション): 業務フローの設定

RPA業務フローはかんばん表示で提示され、設定のプロセスにはステージの設定、割り当ての追加、オートメーションルールの設定の3段階があります。RPA業務フローを設定するには、ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)の項目から、設定したい業務フローをクリックしてください。

ステージの設定

監督者(スーパバイザー)の承認、会計士が書類を準備中、といった業務フローが進んでいくステージを追加してください。新たなステージを追加し、既存のステージの編集または削除はかんばん表示で行うことができます。

新たなステージを追加するには、赤い矢印の+ボタンをクリックしてください。鉛筆マークをクリックすると、既存のステージの編集が行えます。

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割り当ての追加

割り当ては、書類の承認や却下など、それぞれのステージでどのアクションを起こす必要があるのかを担当者へ提示します。

割り当ての追加をクリックしてください。

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割り当てには、承認または却下、情報を要求、情報のレビュー、ステージへ移動の4種類があります。

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割り当てを作成する際には2つのタブがあります。

  • 一般 ― 割り当ての名前、テキスト、担当者のキューを設定し、完了した割り当てが次に進むステージを選択します。

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  • フィールドの表示 ― 割り当ての担当者へ表示されるフィールドを選択します。

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オートメーションルールの設定

割り当てに加え、かんばんステージにオートメーションルールを追加すると、担当者のみでなく他の従業員にも役立ちます。オートメーションルールによって従業員への通知やEメールの送信、社内掲示板へのメッセージの追加などが行えます。

オートメーションルールのボタンをクリックしてください。

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業務フローのステージに、オートメーションルールを追加してください。

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たとえば、監督者が承認を行った際に従業員へ通知を送信する、というルールはたいへん便利です。

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RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション): アクセス許可

RPAアクセス許可を設定しておくと、データの紛失やPRA業務フローの予期せぬ変更などのトラブルを防げます。

アクセスの設定は、ステージ、業務フロー、アイテムに対して行えます。管理者は許可に関わらずすべてのアクションにアクセスできます。

業務フローの編集 ― 業務フローを新規作成する際に、誰が業務フローを編集することができるか、アクセス許可の項目で指定してください。

業務フローの編集のアクセス許可を設定するには、アクション>設定>アクセス許可の順にクリックしてください。




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