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【プロジェクト管理者向け】プロジェクト管理のリソース計画 10の秘訣

【プロジェクト管理者向け】プロジェクト管理のリソース計画 10の秘訣
Bitrix24チーム
2022年4月18日
最終更新日:2022年4月18日

責任感がある賢いプロジェクト管理者は、新しいプロジェクトは慎重に、結果を尊重し、細部に注意を払う必要があると理解しています。プロジェクト管理のリソース計画では、次の質問を念頭に注意深く徹底的な調査を行いましょう。

  • 燃え尽き症候群を防ぎながらチームを前進させるにはどうすればよいか?
  • 予算内に収めるにはどうすればよいか?
  • 期日内に成果を達成するにはどうすればよいか?


関係者の作業が中断されることを防ぐ為には、供給品がプロジェクトの需要を満たす方法を確認する為の綿密な調査が必要です。これにより、チームの効率、生産性、高いモチベーションを保持し、顧客からの信頼を得ることができます。この記事では、プロジェクト管理者が実践できる10つの秘訣をご紹介いたします!

プロジェクト管理のリソース計画の目的

プロジェクトを完了するまでの過程では、次に述べるような様々な問題が生じることがあります。プロジェクトを完遂するのに必要な要素とアクションが元の範囲を超え始めると、プロジェクトスコープは手に負えなくなります。

  • 予算不足
  • 想定外の人員配置の変更や人員不足
  • 時間切れ
  • タスクの監視が行き届かないことによる期限切れ


プロジェクトのリソース管理では、以下を達成することを目標とします。

  • 生産性の向上
  • リソースの適切な利用
  • 出力を最大限に引き延ばす
  • 将来のプロジェクトで使えるテンプレートの作成
  • 仕事の達成感とモチベーションの向上
  • 社員定着率の改善
  • あらゆるレベルでの過労の回避
  • 顧客との信頼に基づくより良い関係の構築


これらの問題は、リソース管理を綿密に行うことで回避できます。目の前のタスクに集中して顧客の期待に応える品質と結果を達成できるよう、リソース管理を徹底しましょう!

リソース計画の為の10の秘訣

初めての試みの際には、事前にロードマップを用意するのがおすすめです。プロジェクト管理におけるリソース計画を行う際に、完成した計画に基づく色々な要素を考えると、気が遠くなってしまいます。優れたプロジェクト管理者は、自分達だけでは事足りぬことを認識しています。そこで彼らは綿密な計画を練ると共に、プロジェクト遂行までの計画を確実に実行できる有能なスタッフを集めてチームを編成します。以下では、プロジェクト管理者向けの10の秘訣をご紹介いたします。


高度なリソース計画ソフトウェア  

Bitrix24は、35種類以上のツールを備えたプロジェクト計画ソフトウェアです。

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1.明確なパラメーターを設定する

不満と誤解は誤りやミスをもたらします。それらが発生する前に、次の点を明確にしておきましょう。

  • 報告書の提出先
  • プロジェクトのスコープ
  • All the tasks arranged by priority
  • 優先度順に並べられたすべてのタスク
  • チーム
  • プロジェクトのタイムラインと締切


これらの点を丁寧に明確にすることで、プロジェクトのリソース管理に役立つ綿密な計画を立てることができるようになります。顧客との打ち合わせの際には必ずメモや議事録をとり、あらゆる抜け漏れを防ぎましょう。会議の内容を文書化する際には、共有ドライブ内ですべてのユーザーがファイルにアクセスできるように設定し、全員が同じぺージから読み始められるようにしましょう。

2.どんどん依頼する

実行可能であること、チームを信頼できること、プロジェクトに必要なもの。これら3点を理解したうえで、必要な人や物事を遠慮なく依頼しましょう。プロジェクト完遂に必要な誰かをチームに招待したり、リソースを依頼するのを躊躇してはなりません。これらを躊躇することはプロジェクトにとってハンディキャップとなり、関係者全員を短期間で変更することになりかねません。プロジェクト管理でリソース計画を立てる際には、チームに必要な時間や物資について堂々と交渉しましょう。

3.過去に目を向ける

不慣れなプロジェクトを扱う際には、過去に誰かが同じような作業を行ったかどうかを調べましょう。アーカイブを掘り下げて、ワークフロー、プロジェクト管理のリソース割り当てに関するメモ、テンプレートとして使える過去のプロジェクトを探しましょう。作業を進めながら、需要に合わせて更新と変更を行います。これによって時間を節約し、安心感を得ることができます。


誰かが以前に同じようなプロジェクトを扱った際のデータや、独自のリソースを確保していることは、複数のプロジェクトをまたいでリソース管理を行う方法を考える際にたいへん役に立ちます。

4.失敗を見越して計画を立てる

プロジェクトを成功させる為には、失敗したときの為の余地を設けておくことも必要です。どんなに賢明に努力しても、物事が計画通りに進まないことはありますよね。課題や障害が発生し、その場で解決策を見つけることができないこともあります。そうしたケースに備えておくことは大切です。賢いプロジェクト管理者は、常にあらゆる緊急時対応計画を立てるものです。

経験豊富な人は、1つの問題が発生した時に、他の問題が発生することを予測できます。プロジェクト管理でリソース計画を立てる際には、こうした万が一の事態に圧倒されないよう、事前に対策を準備しておく必要があります。

5.計画は柔軟(変更可能)に立てる

失敗や課題と同様に、プロジェクト管理のリソース計画では変更の為の余地も確保する必要があります。ここでいう変更とは、顧客の要望、人員配置、予算などの変更です。プロジェクトでは、1日或いは1週間のうちに多く野変更が生じることもあります。予め変更を予測してリソース計画を立てることで、プロジェクトがどう進行するか具体的な予測ができるので、ワークフローが中断されるリスクも防げます。

リソースの変更は、誰が何を知ることも感じることもなく行うことができます。優れたプロジェクト管理者は、こうした移行をシームレスに行うものです。

6.進捗を追跡し、必要に応じて対応する

成果を期日内・予算内で達成するには、タスクやプロジェクトにおける自分の現在位置を確認することが必要です。ガントチャートやかんばん等のアジャイルプロジェクト管理ツールを使って、完遂されたタスクの量に注意を払い続けましょう。プロジェクト管理のリソース割り当てにはワークフローの監視と管理も含めるのがおすすめです。

進捗状況を追跡することで、生産性を監視し、あらゆる規模の成功の瞬間を把握することができます。これにより、これらの成功をチームと共に祝う機会が生まれます。これは、チームワーク、パフォーマンス、モチベーションの向上を促します。タスクに遅れをとっている人を見つけることもできますので、彼らを指導し、より良い成果をもたらすことができるよう適切なサポートができます。

7.定期的にチームと会話する

オフィスワークでもリモートワークでも、定期的にチームと会話をして、チームメンバの仕事状況や感情、精神状態を把握することが大切です。仕事の質や適性のみならず、チームメンバーの幸福にも関心を持つことは、管理者の責務です。チームメンバーやクライアントとの定期的な会話の機会(会議やミーティング)を設けて、プロジェクトの進捗状況について話し合いましょう。

会話の機会は、大規模な会議でなくても大丈夫です。ほんの数分の簡単なミーティングでも良いのです。トピックは仕事に関すること以外でも問題ありません。大切なのは、チームや顧客との繋がりを保ち、彼らとコミュニケーションを行うことです。こうすることで、チームや顧客は、必要なときにはいつでもあなたと話すことができると安心感を得ることができます。

8.リソース計画ツールを使う

プロジェクト管理のリソース計画を立てる際には、リソース計画ツールを使うのもおすすめです。ワークフローを簡易化してチーム管理のストレスを軽減できる、オンラインツールやソフトウェアは色々あります。Bitrix24は、無料で使えるリソース計画ツールのひとつです。

プロジェクト管理、コミュニケーション、顧客関係管理、HR管理に関するタスクを行う際に役立つこうしたソフトウェアの多くは、簡単に使えて利便性が高いのが特徴です。

9.確認に確認を重ねる

完成したプロジェクトを提出した際に、間違いだらけであったら残念過ぎますよね。そんなときには、視界のトリックを使いましょう。対象に見慣れていると、人は間違いに気づかず見逃す習性があります。とはいえ、作業のやり直しには多大な時間の浪費です。プロジェクト管理のリソース計画を立てる際には、品質チェックの階層(ステップ)を作成しましょう。

完了したすべてのタスクを調べ、間違いがあれば時間内に修正できるよう、チームリーダーを割り当てましょう。プロジェクト管理者は、完成したプロジェクトが顧客に提出される前の最終確認を行ってください。

10.デブリーフィング、学習、保管

プロジェクトが無事に完了して提出された後には、チームを集めて最終ミーティングを行いましょう。プロジェクトに関わった全員と成功を祝ってください。人々の貢献と努力を認めることは、仕事への満足感をもたらすだけでなく、誠実なメンバーとして更なる成功を達成するよう人々のモチベーションを高めます。

成功を祝った後で、学んだことや今後の予定など、彼らの考えを訊きましょう。あなたの洞察も彼らと共有しましょう。それらを文書化・コンパイルし、色々なプロジェクト間でリソース管理の一連の手順を作成し、他のプロジェクト管理者が将来使えるよう新しいテンプレートを作成してください。関連するファイルはすべて会社のドライブに保管して、誰でも簡単にアクセスできるようにしましょう。


【まとめ】プロジェクト管理のリソース計画

様々な異なる要素や人々を管理するという、プロジェクト管理者の仕事は決して楽なものではありません。プロジェクトの開始から完遂まで、人材や必要な資材などは統一しましょう。適切なツールを使うと、プロジェクトの予測やリソース計画を立てるのが簡単になります。

健全かつ堅実なリソース計画を立てることで、プロジェクト全体が完了するまでタスクを簡単に実行できるようになります。適切なチーム、効率的なツール、定期的なコミュニケーションを上手に組み合わせれば、あなたのプロジェクトは素晴らしい成果を収めること間違いなしです。

FAQ



リソース管理の実態と重要性とは?

プロジェクト管理のリソース計画とは、チームメンバーにタスクを割り当て、すべてのタスクが完遂され、生産性を最大化する為の方法です。初期段階では、プロジェクト管理のリソースの割り当てを体系的に行います。労働力とタスクに加え、ハードウェアとソフトウェアを消耗品の一部として考慮します。タスクとプロジェクトの管理と監視、作業時間の割り当て、期日内にプロジェクトを完遂する為の出力やアクティビティを追跡します。

リソース管理の実例とは?

リソースは、人や物のストック及び供給を意味します。リソース管理には様々な形態があります。人気の高いリソース管理には、次のタイプがあります(これらがリソース管理の一種であることは、あまり広く知られてはいません)。

  • 人材管理・・・採用、オンボーディング、トレーニング、業績管理、報酬、福利厚生、給与
  • 財務管理・・・会社の資産と負債の監督
  • 施設管理・・・オフィスビルのメンテナンス、利用、維持、設備や備品の管理
  • 在庫管理・・・在庫と供給品の流出・補充の監視、制御、改善

 

 

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