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【2022】Bitrix24を使ってビジネスを自動化する為の5つのヒント

【2022】Bitrix24を使ってビジネスを自動化する為の5つのヒント
Bitrix24チーム
2022年8月24日
最終更新日:2022年8月25日

オートメーションのご準備は出来ましたか?


この記事を読み始める前に、次の点にご留意ください。

  • 適切な設定を行えば、ロボットとアルゴリズムは人間よりも速く、より正確に日常業務を実行できます。
  • 事前に定義された複数の段階と、予測可能な結果を持つ定期的なタスクやプロセスはほぼ全て、ある程度(最大100%)自動化できます。
  • 手動で行っているプロセスの中に自動化できるものがある場合は、自動化する必要があります。

上記の3点に納得がいくのであれば、この記事はあなたの役に立つ筈です。面白いことに、私達は現代のテクノロジーのある側面を完全に受け入れている一方で、他の側面を完全に無視していることがあります。

たとえば、自動化がそうです。自動化の存在自体は広く認知されていますが、ロボットやアルゴリズムを実際に試用して業務プロセスを自動化している企業は殆どありません。ご自分の組織や業務に自動化が最適かどうか不明な方は、どうぞこの記事を最後までお読みください。記事を読み終わるころには、あなたの考えは完全に変わっていることでしょう。

自動化(オートメーション)とは?

「自動化(オートメーション)」自体は、コンテキストに応じて様々な意味を含む包括的な用語です。この記事では、主にビジネスプロセス・オートメーション(BPA)と呼ばれる業務の自動化に焦点を当てます。

ビジネスオーナーの観点からすると、ビジネスプロセスの自動化とは、テクノロジーを駆使して、繰り返し行われる日常的なタスクを自動化することを意味します。BPAの最終目標は、ユーザー定義のルールとアクションを通じ、情報を適切な人に適切なタイミングでルーティングすることで、作業をより迅速に完了することです。

ビジネスオートメーションを使うべき理由とは?

業務自動化を声高に叫ぶ必要は殆どありません。ただ、以下で述べるような自動化のもたらす利点を見逃しているかもしれません。


プロセスをより最適化できる

誤解や不明瞭な責任問題などで生じていた混乱が、一瞬で合理化されたプロセスに生まれ変わります。その結果、時間の無駄が減り、ビジネスに真の価値をもたらす有意義なタスクに効率的に集中できるようになります。


すべてがより明確になる

いずれのBPAも、まずは自動化できるプロセスを選択することから始まります。この設計段階では、他の方法では試したことがなかったような方法でワークフローを分解し、品質に関する洞察を得ることができます。

自動化は、明確に定義された特定のタスク、段階、および責任者と関連があります。プロセスをマッピングすると、BPAによって効果的に修正できる弱点とボトルネックを特定できます。


より多くのコンプライアンスを遵守できる

ビジネスプロセス自動化の背後にある主なアイデアは、特定のプロセスに関する全詳細が記録されるということです。記録されたデータは、様々な監査中にコンプライアンスを実証するのに役立ちますので、一部の企業にとってはたいへん重宝するものです。


操作をより標準化できる

自動化は、標準化と同義です。特定のプロセスを自動化すると、毎回一貫した予測可能な結果を期待できます。これは、顧客サービスや事務処理を行う際にたいへん重要です。


顧客満足度を向上できる

カスタマーサービスは、自動化によって最も恩恵を受けることが可能な分野です。顧客は通常、均一且つ一貫性があり、信頼性と品質の高いサービスを期待しています。ですが、これを人間の力だけで実現するのは困難です。

人間と機械とが協力すると、全ての顧客の期待に応え(あるいは彼らの期待を遥かに超える対応をして)、顧客サービスをより高い基準に設定することができます。

Bitrix24を使ってビジネスプロセスを自動化しましょう

ビジネス向けのオンラインコラボレーション及び自動化サービスであるBitrix24は、真のデジタルトランスフォーメーションを実現する為の一連のツールを搭載しています。Bitrix24にはRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)と呼ばれる別のモジュールもあり、標準的且つ簡単なカスタマイズが可能な自動化ソリューションを備えています。これについては後程詳しくご説明いたします。

ただし、すべてのプロセスが簡単に自動化できるというわけではありません。自動化可能なプロセスを特定するには、一連の基準があります。

自動化できる可能性のあるプロセスを特定する際に重要な要素は、次の3つです。

  1. 組織全体で一貫していること
  2. 繰り返しが可能であること
  3. エラーが無いこと


上記の基準を日常の業務プロセスに適用すると、潜在的に自動化可能なプロセスの堅実なリストを作成できます。

当社の製品でこれらを実現する方法を見てまいりましょう。ここでは、Bitrix24を使ってビジネスプロセスを自動化するのに役立つ5つのヒントをご紹介いたします。


1. RPA (ロボティック・プロセス・オートメーション)

Bitrix24はRPAと呼ばれるモジュール全体を備えており、自動化に特化しています。Bitrix24を使うと、標準ワークフローとカスタムワークフローの両方を自動化できます。

たとえばドキュメントの承認、購入のリクエスト、経費報告などのプロセスが開始された際に、プロセスが自動的に実行されるよう設定できます。

こうしたプロセスの多くは、事前に構成されていますので手間要らずです。プロセスを選択し、特定のケースに合わせてステータスを追加/削除し、各ステージの完了に責任を持つ担当者を割り当てれば作業は完了です。

カスタムワークフローでは殆どの場合、新たなプロセスをゼロから構築しますので、ワークフローを微調整する必要があります。ですが、良いお知らせが2つあります。

  • 自動化されたワークフローを即設定できるよう、直感的且つ分かりやすいビジュアルエディターを用いて全ての作業が実行されます。
  • 作業はほぼ全てドラッグ&ドロップで設定を行うだけですので、コーディングスキルは不要です。



2. 定期タスク

タスク自動化部門がBitrix24を用いて出来ることは多くあります。たとえば、特定のタスクが自動生成され、事前設定されたパラメータに基づき繰り返されるよう、定期タスクを繰り返し設定できます。

もうひとつの優れたアイデアは、タスク自動化ルールを活用することです。タスク自動化ルールは、ワークフローを自動化し、大規模なプロジェクトに取り組む際の生産性を向上させるよう設計されています。つまりこれは、Bitrix24で設定できるタスクのトリガーと、必要なアクションのセットです。

  • 通知の自動送信
  • 担当者の自動変更
  • 締切の自動変更ほか


タスクを自動化すると、多くの時間を節約し、全員の作業を簡易化できます。

3. Webサイト・ウィジェット

Webサイトでクライアントからの多くのリスエストに対処する必要がある方は、この機能をきっとお気に召すでしょう。Bitrix24 Webサイト・ウィジェットを使うと、クライアントがあなたに迅速かつ簡単に連絡できる方法を提供できます。Webサイトの閲覧中に、クライアントはウィジェットをクリックして3つのオプションから連絡手段を選択できます。

  • チャット
  • ウェブフォーム
  • コールバックリクエスト

これにより、すべてのクライアントからの要求を単一のチャネルを介して転送できます。これだけでもたいへん便利ですが、以下のような素晴らしい点も更にあります。

  • 勤務時間の設定:勤務時間、或いは日中のみウィジェットを表示するよう設定できます
  • 自動ウェルカムメッセージ:見込み客に自動的に挨拶できます


4. CRMオートメーション(自動化)

Bitrix24が世界トップクラスのビジネスソフトウェアたる要因のひとつは、高度なCRM自動化です。CRMオートメーションを使うと、次のような業務を自動化できます。

  • 顧客にEメールやテキストメッセージを送信する
  • タスクとイベントを作成する
  • CRM内の情報を変更したり、パイプラインを移動してディールステータスを変更する

多くの場合、自動化ルールの概念に対処する必要があります。これは非常に単純です。基本的に自動化ルールとは、トリガーされた際、或いは特定の条件が満たされた際に、特定のアクションが実行されるよう設定されたアルゴリズムです(たとえば、リードがCRMに追加された際に、従業員のタスクが作成される等)。

CRMエンティティが新たなステータスに移動すると、そのステータスに指定した自動化ルールが有効になります。自動化ルールでは、有効化の時間とアクション(タスク、通知、Eメール、通話、或いは選択したその他のアクション)を指定できます。

 

5. 業務フローの自動化(ワークフロー・オートメーション)

Bitrix24のワークフローは、開始と終了、事前に定義されたステージ、及びそれらの責任者という項目で形式化された標準プロセスです。言うまでもなく、特定の種類のワークフローは自動化され始めたばかりであり、Bitrix24はその先駆者です!

次の5つは、Bitrix24を使って即自動化できるデフォルトのワークフローです。

  • 休暇申請
  • 出張申請
  • 一般的なリクエスト
  • 購入リクエスト
  • 経費報告

自動化されたワークフローが開始されると(従業員のひとりが休暇の申請を送信した場合など)、事前に定義した全ての段階を自動的に通過し、関係者全員にアクション(確認など)を要求し、すべてが完了した際には、プロセスを開始した担当者に通知が送信されます。

このように、業務プロセスを自動化すると、チームの時間を大幅に節約できます。単純な作業はロボットに任せ、チームはより人間的な仕事に集中できます。

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