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Bitrix24で行われた巧みなリモートプロジェクト管理

Bitrix24で行われた巧みなリモートプロジェクト管理
ダルメノヴァ・ アンナ
2021年12月23日
最終更新日:2021年12月30日

COVID-19がもたらしたパンデミックにより、多くの企業は前人未到の課題に直面することとなりました。それは、それまでオフィスで行われていた仕事を、リモートチームで行わなければならないというものでした。現状がいつまで続くのか誰にもわからない今日、多くのプロジェクトマネージャーにとって、これは大きなチャレンジとなっています。

しかし、パニックに陥る必要はありません。来る混乱を見越していたBitrix24開発者は、世界各地に散らばるチームを効果的に管理できるよう、完璧なツールを生み出していました。そう、Bitrix24です。

Bitrix24の素晴らしい点は、チームメンバーが物理的に顔を合わせなくても、プロジェクトを遠隔管理できることです。効率とスピードに一切妥協せず、まるでオフィスで働いていたときと同じように仕事を完遂できます。

Bitrix24とプロジェクト管理

元来、Bitrix24は旧式の方法(膨大なペーパーワーク、無駄なオフィスミーティング、コミュニケーション不足で相互理解が出来ないチーム等)から、すべてをオンラインで行う効率的で新しい方法(合理化され、最適化され、あらゆるデバイスからアクセスできる等)へ移行したい企業を手助けするツールとしてデザインされました。

では、Bitrix24ではどのように仕事を構成し、プロジェクトを遠隔管理できるでしょうか?

それをご説明するにはまず、プロジェクトの作業を5つの論理的セグメントに分割し、ひとつひとつをみてまいりましょう。

1.    プロジェクトの開始

2.    プロジェクトの計画

3.    プロジェクトの実行

4.    プロジェクトのパフォーマンス/監視

5.    プロジェクトの終了

1.プロジェクトの開始

プロジェクトを開始するには、協力できる人々と環境が必要です。これは、Bitrix24のワークグループにあたります。

Bitrix24のワークグループは、基本的に次の方法でプロジェクトの共同作業ができるよう、特別に作成されたユーザー向けの仮想オンラインコミュニティです。

  • プロジェクトタスクの作成、割り当て、解決、議論
  • プロジェクト内でのロール(モデレーター、オーナー、メンバー )の割り当て
  • プロジェクトに参加する外部ユーザー(顧客、パートナー等)の招待
  • リアルタイムなコミュニケーション、ファイルの共有、プロジェクトに関連するアクティビティの追跡

ワークグループを開始したら、人々を追加して、ロールと権限を設定し、あとは作業に取り掛かるだけ・・・でしょうか?

いいえ、まだやることがあります。とても重要なタスクをうっかり忘れるところでした!次のセグメントでは、タスクとその他詳細についてお話しましょう。

2.プロジェクトプランニングとタスク

リモートプロジェクト管理における最大の課題のひとつは、何をいつ行うのかを全員が正確に把握することです。ここで、タスク機能が活躍します。

Bitrix24には、プロジェクトマネージャーがリモートプロジェクト管理を行う際に必要であろう全てが揃っています。この為、タスクを実行したり管理するのはとても簡単です。

タスクの設定

プロジェクトを開始し、チームを編成して役割を割り当てたら、メンバー個人やグループ毎にタスクを設定し始めることができます。割り当てられたタスクにはいずれも、タスク作成者によって定められたロールがあります。

  • 作成者

  • 担当者

  • 補助者

  • 監視者


タスクの開始と終了の日時を設定(タスクの実行時間は自動追跡されます)し、タスクが実行されるようすを見守りましょう。


タスクの追跡

Bitrix24でタスクを追跡するのは簡単です。タスクのステータスが変更されたり、プロジェクトに何らかの変更が追加されると随時通知されますので、実際に何かする必要はありません。業務報告書を収集し、完遂されたタスクを評価し、チームの効率をモニタリングするだけでOKです。カスタム業務レポートや、期限コントロールの機能もあります。

これで、プロジェクトをきちんと視覚化してラインアップし、タスクの状況(現在進行中/計画中/完遂/延期/承認待ち、状況に応じて再開された等)を簡単に把握できます。

3.プロジェクトの実行

すべての設定を終え、プロジェクトの作業を開始したら、ほっと一息つく前にもうひとつやることがあります。それは、すべてが計画通りに進んでいるかどうかを確認することです。

ひとつのプロジェクトの為に、リモートで作業を行う数十名(数百名の場合も)の人々の努力を統合するなんて無理だとお思いですか?Bitrix24を使えば、それほど困難なことではありません。

クライアントが快適に作業ができるプロジェクト環境がなければ、Bitrix24は今日のそれとは異なるものであったでしょう。Bitrix24には、チームで使えるコミュニケーションとコラボレーションのツールが豊富に揃っています。これらのツールはすべて、インターネット接続さえあれば、どのデバイスからでも使用できます。

チャット

最初かつ最も重要なのは、Bitrix24にはチャットがあるという点です。チャットはチームメンバーの規律に従い、重要な情報やランダムなチャットを迅速に交換するのに役立つシンプルかつ効果的なツールです。オンラインコミュニケーションを要とするリモートチームにとって、チャットはマストハブな機能です。

ディスカッションとコメント

だらだらとビデオ通話をしたいですか?タスクの下にさっとコメントを追加し、次に行うべき事柄に進みましょう。

あなたがディスカッションに参加したり、あなたの名前がディスカッションで言及されたり、コメントに返信がされると、通知が送信されます。これで、複数のプロジェクトを同時に扱う際でも、迅速に反応できます。

プロジェクトドライブ

これは、リモートプロジェクトにおける標準的な機能です。チームメンバーは、必要に応じてプロジェクトのファイルやデータに迅速かつ遠隔でアクセスができるようになります(アクセス権や制限も設定できます)。

プロジェクトのワークフロー

この機能を使うと、プロジェクトの進行状況を確実に監視し、進行中に調整を行いつつ、他の方法では扱いづらいタスクを整理して合理化できます。


ビデオ通話とビデオ会議

最後になりましたが、間違いなく2020年春の最も便利な機能です!ビデオ通話中に、プロジェクトに関連のある事柄について素早く話し合うことができれば、チームで連帯感が感じられ、生産性もブーストできます。

4.プロジェクトの計画と監視

遅かれ早かれプロジェクトに取り組むことで、複数の結果(願わくば良いもの)が得られ、Bitrix24のツールを使って追跡、測定、分析ができます。最初かつ最も重要なのが、スタンダードな業務報告書です。これらをもとに次の基準に従って、従業員のパフォーマンスを追跡できます。

  • プロジェクトへの関与

  • 今月のタスク

  • 従業員の生産性

  • タスクのリソース追跡

  • 従業員のリソース追跡

これらの報告書は、プロジェクトの進捗を評価する際や、チームと各従業員の作業効率を理解するのに役立ちます。

プロジェクトに関連する色々なタスクを監視する際には、ガントチャートとかんばんボードも便利です。これらのツールについては、別途ご説明いたします。

ガントチャート

タスクのスケジュールを視覚的に表現するのにぴったりなガントチャートを使うと、プロジェクトの進捗状況を直感的なチャートで表示できます。

各タスクには期間、締め切り、依存関係(そのタスクと他のタスクとの関連性)などのパラメータがあります。

この方法で、プロジェクトマネージャーは・・・

  • プロジェクトの全作業を簡単に計画できます

  • プロジェクトが現在どの段階にあるかをいつでも確認できます

  • チーム(個人/複数人)のワークロードと効率を管理できます


かんばんボード

かんばんボードもまた、プロジェクトを視覚化するツールとして、特にワークグループで使用できるようデザインされています。かんばんボードでは、プロジェクトのカスタムステージを作成し、プロジェクトの進行に合わせて、ひとつのステージから他のステージへタスクを移動できます。たいへん正確かつ直感的にタスクを表示するこの方法を使うと、現在のプロジェクトステータスを常に最新の状態に保つことができます。

すべてのタスク管理はかんばんボード内で行われます。

  • タスクの開始/終了/作成/削除

  • 既存のタスクのステータスの変更

  • 締切の設定

さらに、ひとつのぺージで色々なプロジェクト間をワンクリックで切り替えることができますので、ナビゲーションがとても簡単になります。

5.プロジェクトの終了

ようやくプロジェクトが終わりました。でも、祝杯をあげる前に、プロジェクトマネージャーにはやらなければならないことがあります-プロジェクトを完成させた人々に感謝の意を表することです。

幸運なことに、Bitrix24にはその為の機能があります。Bitrix24では、同僚や共同作業者に感謝のバッジを贈ることができます。

感謝のバッジは、誕生日のお祝いから超高額取引の成立まで、色々な場面で使えます。

あまり意味がないように思う人もいるかもしれませんが、この動機付けツールは過小評価されるべきではありません。なぜなら、賞賛されたり、プロジェクトへの貢献が認められることを嫌う人はいないからです。

Bitrix24がご提供いたしますリモートプロジェクト管理ツールのご説明は、以上です。皆さまのリモートプロジェクトのご成功をお祈りいたしております!

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Bitrix24 は誰もがコミュニケーションを取り、タスクやプロジェクトでコラボレーションし、クライアントの管理などを行える場所です。
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