【プロジェクト管理】うっかり起こりがちな12のミス

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Bitrix24チーム

2022年4月29日

最終更新日:2022年6月23日

「もっと早くに気づいてさえいれば・・・！」

百戦錬磨のプロジェクト管理者でさえ、初歩的なミスを犯すことがあります。プロジェクト管理とはそういうものです。プロジェクト管理では把握しておかなければならないことが常に山積み状態ですので、どうしてもミスが起こりがちです。

ですが、あくまでも「起こりがち」というだけで、こうした予期せぬ事態には予め備えておくことができます。それではまず、実際にどのようなミスが起こりがちなのかを見ていきましょう。

1．プロジェクトの評価が不十分である

評価って最後にするものじゃないの？―はい、確かにその通りです。プロジェクト管理において、間違いやミスのラインを作成する際にはまず、前回の仕事を分析することから始めます。準備を怠ることは、失敗する為の準備をすることに等しいです。プロジェクトに関わる際には毎回、分析を行い、問題の発生した場所を特定する必要があります。それらが会社の存続を脅かす場合は、リスク管理対応の優先事項にする必要があります。

問題が小さければ、ブロッカーを特定して変更を加えれば解決できます。部門を再構築する必要がある場合もあるかもしれません。プロジェクトの終了後、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかをくまなく評価し、今後の効率を改善する方法を計画して書き留めましょう。

2．幹部が納得していない

あなたの最も重要な利害関係者の中には、あなたのプロジェクトに青信号を与えることのできる意思決定権を持つ人がいます。彼らは財布の紐を握っていて、人的および財政的資源を割り当てるも差し控えるも彼らの思うがままです。彼らを味方につけるには、彼らがあなたのプロジェクトを信頼するよう努力する必要があります。

詳細が豊富で、予算が十分で、インパクトに満ちたプレゼンテーションを用意しましょう。彼らにとっての利点を知らせることが大切です。彼らが自分達の利益について十分に理解していないと、あなたは自信がないままプロジェクトを開始することになり、それはプロジェクト失敗の原因となります。経営幹部に情報を提供してインスピレーションを与え続けることで、困難な状況に陥った際でも自信を持って対処することができるようになります。

3．チームが納得していない

幹部を納得させたら、今度はチームを納得させる必要があります。チームのやる気を保つことは、プロジェクト管理において見過ごされがちな重要ポイントのひとつです。チームが一致団結し、チーム全員に価値があることを彼らが感じられるような機会を設けましょう。これを怠るとチームのモチベーションが下がり、タスクの遅延や抜け漏れに繋がります。

正直さはとても大切です。退屈或いは無関係なタスクがある場合は、隠さずチームに伝えましょう。ただし、プロジェクトを成功させる為にはそうしたタスクも必要であることも強調して伝えてください。面白味に欠ける面も楽しい面も、一緒に働く人全員に伝えることが重要です。こうすることで、チームは何が起こるかを予測でき、プロジェクトの進行に伴うメンバーの疲弊を防ぐことができます。

4．成功指標を特定できていない

何処へ向かって進んでいるかが分からなければ、目的地に辿り着くことはできません。達成すべき目標を明確にしておくと、プロジェクト管理における致命的なミスを防ぐことができます―それは、成功とは何かを理解しないというミスです。成功指標はプロジェクト毎に異なりますので、顧客の要望と、それが会社にどのように反映されるかを明確に理解する必要があります。

すべてのチェックボックスをマークするロードマップを作成するには、あらゆる利害関係者とのミーティングをスケジュールし、成功したプロジェクトとはどのようなものかを明確にし、これらの目標を念頭にタスクを計画しましょう。このリストは、かんばんボード、メールの下部、掲示板など、至る所に置いておきましょう。こうすることで、作業が妨げられたり時間やリソースが無駄に費やされるのを防ぐことができます。

5．コミュニケーション不足

コミュニケーション不足は、プロジェクト管理における最も頻繁に起こりがちなミスのひとつです。タスクがすべて揃ったはいいが、やることが色々あり過ぎてうっかり更新を忘れてしまった―こんな状況は誰にでもありますよね。定期的なコミュニケーションとプロジェクトのコラボレーションを怠ると、顧客からの信頼は損なわれ、チームのモチベーションも下がってしまいます。それを防ぐには、きちんとしたコミュニケーションソフトウェアを使って、プロジェクトに関わる全員をまとめるのがお勧めです。

その際には、コミュニケーションのポリシーを予め決めておきましょう。メールボックスがパンクしたり、電話がひっきりなしに鳴っていたり、インスタントメッセージが矢継ぎ早に来たりする状況は避けたいですよね。予めポリシーを設定しておくと、プロジェクト管理におけるこうした起こりがちなミスを回避することができます。タスク毎のコミュニケーションはタスク管理ソフトウェアを介して、一般的な通知はEメールを介して、プロジェクトコラボレーションはインスタントメッセンジャーやビデオ通話を介して、急ぎの要件は電話を介して行いましょう。

6．余裕が無い

作業過多でスケジュールがパンクしたら、どうにかしなければなりません。フリーランサーに起こりがちなプロジェクト管理におけるミスとは、受注するプロジェクトの数が多過ぎるということです。こうした熱心さが行きつく先は、連日の徹夜です。働かない頭でプロジェクトが失敗するのを防ぎましょう。プロジェクトのリソース管理において起こりがちなミスとは、これだけではありません。

うら若き熱心なプロジェクト管理者の中には、すべてを社内で済ませたいと考える人もいます。そのほうがコストが少ないうえ、オフィスの人々とは既に顔見知りなのですから、そう考えるのも無理はありません。ですが、そうした考えには過労や不適切な人材配置を招くリスクがあります。リソースの過度の拡張は、既に手遅れになって初めてその問題が明らかになるという厄介なミスの代表です。時間と人材に余裕を持たせて毎週のスケジュールを組むことで、この問題を防ぐことができます。

7．ミーティング不足

先述のように、綿密なコミュニケーションで人々をまとめておくことは重要です。メンバーの自信を鼓舞したり、更新情報を関係者に伝える為のミーティングをプロジェクト全体を通して計画しておくと、プロジェクト管理で起こりがちな初歩的なミスを防ぐことができます。利害関係者とはビデオ通話を定期的に行いましょう。こうして事前に変更事項を認識しておくことで、実際に変更が生じた際に柔軟に対処することができるようになります。

ミーティングは、何か致命的な問題が発生した時に大急ぎで行うのではなく、定期的で細かな微調整の機会として行うのがお勧めです。これらのミーティングには万全の準備を整えましょう。会議がスムーズに進むよう、話し合うべき議題を予めまとめておきましょう。綿密に計画・構成されたミーティングを行うことで、プロジェクト管理者としてのあなたの信頼度は上がり、問題があれば小さなうちに解決することができます。

8．プロジェクトが制御不能に陥る

現実的に考えて、問題が何も発生しないことを前提にプロジェクトの計画を立てることは不可能です。プロジェクトを進めていくうちに、予算オーバーやスコープクリープが生じることは珍しくありません。そして、これらは管理可能なレベルに留めることができます。プロジェクトのリソース管理で起こりがちなミスを減らすのに役立つ方法のひとつは、詳細なリスク管理分析です。計画の一環として、プロジェクトのリスクを軽減または回避する方法を部門のリーダーや外部プロバイダと相談しましょう。

リスク管理対策を整えるということは、物事が期待通りに進まなかった場合に緊急時対応計画が万全であるということです。プロジェクトを制御不能にする危険のあるミスは、これらの計画をを実行することで回避できます。万全な計画に加えて、定期的な分析を行ってプロジェクトの進捗を確認し、潜在的な問題を鎮静化して、プロジェクトの失敗を防ぎましょう。

9．タイムラインの設定に無理がある

経験の浅いプロジェクト管理者は、取引を確保して顧客を満足させる為に、締め切りについて楽観視し過ぎることがあります。これは、誰しもが陥る可能性のある最大の罠のひとつです。タイムラインを過小評価すると、チームに不要なプレッシャーをかけるだけでなく、期日を超過してしまう危険性があります。

経験豊富なプロジェクト管理者がよく使う手は、約束をし過ぎないこと、プラスアルファを提供することです。彼らはミスを訂正したり、付加価値を提供する為の余裕をほんの少し持たせることで、プロジェクト管理者として高い評価を得ています。ガントチャートは、一歩下がって全体像を把握するのに最もユーザーフレンドリーな方法のひとつです。ガントチャートを使うと、必要に応じて様々な状況に臨機応変に対応できるようになります。その為の時間的余裕が予めスケジュールに組み込まれているかどうかを確認しましょう。

10．マイクロマネジメントに陥っている

プロジェクト管理者は、プロジェクトに関することは何でも把握しておく必要があります。ですが、すべての分野において専門家になることはできません。プロジェクト管理者がすべてに介入し過ぎると、チームメンバーを苛々させたり、彼らの意欲が損なわれる原因となります。あなたとしては物事が円滑に進むよう善意でやっていることであっても、チームメンバーにとっては顧客とのコミュニケーション、予期せぬ事態への対応、プロジェクト全体のパフォーマンス分析など優先順位の高いタスクの妨げとなることがあるのです。

マイクロマネジメントは、プロジェクト管理で起こりがちなミスのひとつで、事前には予測できない要素です。チームに亀裂を生じさせないよう、プロジェクト管理者は彼らのタスクを見守りはしても、介入し過ぎないよう注意する必要があります。明確で詳細な指示と、信頼できるチームメンバーを揃えれば、プロジェクト管理者としての役割そのものに固執してミクロ管理を行うのではなく、マクロ管理を行うことができます。

11．プロジェクト管理ソフトウェアを使っていない

昔のやり方は廃れつつあります。最新型のプロジェクト管理ツールを使えば、ありとあらゆることに対処できるのですから当然です。また、プロジェクト管理ツールは、この記事で述べたような数々のミスを防いだり解決する糸口となってくれます。タスク管理ソフトを使うと、最初から最後まで理想的なプロジェクトを設定できます。さらに、即展開が可能な緊急時対応計画のテンプレートを予め準備できるのもタスク管理ソフトの魅力です。また、時間追跡ツールを使うと、チームのパフォーマンスを監視できる他、データに基づき将来のタスクを計画できるようになります。

プロジェクト管理ツールを使うと、あらゆるタスクに関するコミュニケーションを行い、関係者全員が更新や変更等の通知を漏れなく受け取ることができるようになります。

12．オートメーション（自動化）を無視している

管理に関するタスクはプロジェクトの要です。そして、プロジェクト管理者の手を煩わせることなく、これらのタスクを完璧に行う方法があります。それは、オートメーション（自動化）です。まだ自動化を使っていない人は、すぐに使い始めましょう！自動化は、多くの時間を節約して目の前の仕事への集中力を高めたり、ストレスの多いプロジェクトにおけるヒューマンエラーを軽減してくれます。自動化は、リマインダーや定期タスクの設定と同じくらい簡単に使えます。タスクの依存関係を構築して、前のタスクが終了したら次のタスクが自動的に割り当てられるよう設定することもできます。

自動化などスマートテクノロジーを取り入れると、多くの時間的余裕が生まれ、チームは自分達の得意分野に集中して取り組むことができるようになります。この記事でご紹介した数々のミスは、あらゆるプロジェクトにおいて起こりがちなものばかりです。未来を完璧に予測することは不可能ですが、この記事でご紹介したミスとそれらを防ぐ方法を念頭に置くことで、プロジェクトで起こりがちなミスや失敗が生じる可能性を減らすことはできます。それを手っ取り早く行うのにおすすめなのが、プロジェクト管理ツール使って、あらゆる潜在的な問題を根元から刈り取ることです。

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