オンラインドキュメント管理（文書管理）をスムーズ化する11の秘訣
テクノロジーは日々急速に進歩しています。ですので、すべてのファイルが管理下にあると安心しきらず、常に管理手法を改善する必要があります。
ただし、オンラインドキュメント管理に関する記事を探している場合、専門家のサポートが必要な可能性があります。フォルダのクリーンアップ、セキュリティの強化、ドキュメントの作成過程の大々的な強化を検討している方は、ぜひこの記事を最後までお読みください。
この記事では、ドキュメントへのアプローチが組織にもたらす予期せぬ影響と可能性についての11のヒントをご紹介いたします。
FAQs
オンラインドキュメント管理（文書管理）システムとは何ですか？
オンラインドキュメント管理システムとは、組織がファイルを作成、構造化、及びクラウドに保存できるプラットフォームです。ドキュメントをより一貫性のある、安全で、扱いやすいものにするシステムとして知られています。
オンラインドキュメント管理には、どんなツールが含まれますか？
ドキュメント管理プラットフォームには、次のツールが含まれます。
- 共同作業が可能なドキュメントエディター
- ファイルを保管する為のクラウドドライブ
- タスクを構成する為のプロジェクト管理ツール
- アプローチをシステム化できるワークフローテクノロジー
ドキュメント管理は、どのようにビジネスに役立ちますか？
オンラインドキュメント管理が組織にもたらす利点は次のとおりです。
- ドキュメント作成時のミスが減る
- 検索可能なドライブ
- より高い安全性
- 編集と閲覧を効率化できる
- チーム全員が簡単にアクセスできる
- 監査の為の構造が明確
1．適切なツールでチームを訓練しましょう
最優先すべきは、ファイルの作成、保存、アプローチの構造化等が可能なオンラインドキュメント管理プラットフォームを得ることです。堅実なプロセスと、仕事に最適なツールを使用すると、チームは創造性を十分に発揮して仕事に集中することができます。
オンラインドキュメント管理システムを選ぶ際には、次の機能の有無に着目してください。
- 共同作業が可能なドキュメントエディター
- ファイルを保管する為のクラウドドライブ
- タスクを構成する為のプロジェクト管理ツール
- アプローチをシステム化できるワークフローテクノロジー
もちろん、これだけではありません。「ローマは1日にしてあらず」と言いますように、一夜にしてオンラインドキュメント管理に移行することは不可能です。
最初のファイルとして、オンラインプロジェクト管理システムに関するドキュメンテーションを作成してください。これは、品質基準を維持する為にチーム全員が同一のプロセスに従う際に役立つドキュメントです。オンボーディングの紹介ファイルとして、または継続的なトレーニングの際にも使えます。全員が自分の仕事の進め方を理解したら、あなたは自分の仕事に取り掛かることができます。
2．ドキュメントをクラウドに保管しましょう
ドキュメントをハードドライブやローカルコンピューターに保存する時代は終わりました。データを遥かに安全に保ち、ファイルにアクセスする為にデスクを移動する必要がないだけでなく、クラウドストレージには数多くのメリットがあります。
最も顕著な例は、すべてのファイルを保存する為に、オフィスの物理的なハードウェアに依存する必要がなくなることです。サーバーをオンラインに保つと、面倒や困難から完全に解放されます。
それだけではありません。リモートチームのメンバーもボタンをクリックするだけで24時間いつでもファイルにアクセスできます。どのコンピューターを使っていても、クレデンシャルがあれば何処からでもアクセス可能です。
オンラインドキュメント管理では、モバイルアクセスも可能です。最高のツールを使うと、デスクを離れる必要がある際でも、いつでも簡単にドキュメント編集ができます。ファイルの準備が整うと、管理者の携帯電話へ通知が受信されます。管理者は、ドキュメントを確認して承認スタンプを押せます。
3．ドキュメントの作成過程を構築しましょう
オンラインドキュメント管理における重要なポイントは、品質管理の維持およびプロセスの合理化です。関係者にタスクを割り当ててプロセスの合理化を推進するには、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。
まずはワークフローから始めましょう。ワークフローは、プロジェクトを構成する為に組み合わされる一連のタスクです。一般的なドキュメント作成ワークフローには、次の要素が含まれます。
1. 最初のブリーフィング
2. テキストコンテンツの作成
3. 画像の作成
4. 最初のレビュー
5. 変更
6. 2度目のレビュー
7. 最終変更
8. 最終承認
プロジェクト管理ツールは、タスクの準備ができると各関係者へ通知を送信しますので、タイムリーに作業を開始できます。彼らがタスクを完了してその旨をマークすると、管理者は手動または自動で次のタスクを割り当てることができます。
毎回同じ過程を繰り返す反復的なプロジェクトも多いですよね。その際にはボタンをクリックするだけで、ワークフローテンプレートを保存して次のプロジェクトを開始できます。
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4．コラボレーションの基礎を築きましょう
十分に油を塗った機械のように稼働しているチームが、サイロ内で独立して作業を行うチームよりも遥かに優れていることは誰の目にも明確です。ただし、適切なツールとプロセスが整っていない場合、チームの心をひとつにまとめることは困難になりがちです。
共同のドキュメントを使用して、従業員が共同作業を行う為の枠組みを導入しましょう。典型的な例は、ライターのチームがコンテンツマネージャーに記事を送信し、コンテンツマネージャーが複数の変更を提案して返事を返すことです。適切なツールを使用すると、マネージャーの提案が明確に目立つようになりますので、チームは何をする必要があるかを探す為にドキュメントを精査する必要がなくなります。
5．ドキュメントとフォルダにタグを付けましょう
共同作業を行う際には、プロセス全体をスムーズにする為の様々なヒントやコツを取り入れましょう。たとえば、タグ付けです。タグ付けは、コメントに名前を追加するだけで、入力が必要な人々の注意を喚起できます。
ドキュメント内のタグ付けは、作成過程に直接関与していない人々の注意を引くのに最適です。日付、時刻、事実、数字等の確認が必要な場合は、ドキュメントの編集を続ける前に、同僚に素早く確認してもらうよう依頼できます。同僚へ送信される通知は、同僚をドキュメントへ誘うだけでなく、彼らの確認を必要とする具体的な箇所（行やセル等）を表示します。
ただし、タグ付けの取り組みは、オンラインドキュメント管理の構造にまで影響を及ぼす可能性があります。来たる監査に向けて、多数のファイルをグループ化する必要があるとしましょう。移動したファイルは二度と見つけることができません。ファイルを複製すれば、ひとつは更新され、もうひとつは更新されないままです。こうしたトラブルを避けるには、各ファイルに「監査」という単語をタグ付けしましょう。すると、ドライブ内で素早く検索をして、すべてのファイルを迅速に見つけることができるようになります。
6．各ドキュメントの全バージョンを1か所に保管しましょう
この記事では、すべてのドキュメントはひとつのバージョンのみを保存するべきであるとお勧めしています。ここでは、その重要性をご説明いたします。オンラインドキュメント管理が実施される以前の旧世界で仕事をしている人は、必要な変更が行われているのはドキュメントのどのバージョンであるか、変更されていないのはどのバージョンであるかを話し合う会議の為に、少なくとも数時間は無駄になっている筈です。
紛らわしい名前のファイルで満たされたフォルダではなく、優秀なオンラインドキュメント管理システムにはバージョン履歴が含まれます。誰かがドキュメントで作業をするたびに、ドキュメント内にバージョンが保存されます。ですので、時間を遡って去年の10月の情報を見つける必要がある際でも、数回のクリックでそこに辿り着くことができます。
同様に、レビューの段階の前にうっかり文章を削除してしまった場合でも、最後のバージョンを開き、文章をコピーして元の場所に戻すことができます。
7．オンラインドキュメント管理システム内でコミュニケーションを行いましょう
オンラインドキュメント管理を行うにあたり、コミュニケーションはドキュメント内部で行うのがお勧めです。それは一体どういうことでしょうか？
ドキュメント内でのコミュニケーションの基礎となるのは、コメントです。「あなたが書いた文章のあの部分について…」などと同僚に話し掛ける代わりに、コメント内で該当する文章の箇所をリンクして指示を出すことができます。同僚はリンクをクリックするだけで、確認すべき情報をすべて閲覧できます。
オンボーディングプロセスなど、ドキュメント内でのコミュニケーションを企業カルチャーの一部としましょう。全員が同じぺージにいると、どう変更が行われるかを推測する必要がないので、チームは同じ構造に従い迅速にファイルを送り返すことができます。
8．Eメールまたはインスタントメッセンジャーによる更新を禁止しましょう
オンラインドキュメント内のコミュニケーションの延長として、オンラインドキュメント管理システムを使用する際には、チェーンメールやインスタントメッセンジャーでのディスカッションは避けてください。あなたのプライベートチャネルを知っているのは全員ではありません。つまり、何が起こったかについての記録に全員がアクセス可能ではないということです。これは、ループに参加していない人々の間でフラストレーションが生じるリスクがあります。
ですが、それ以上に・・・ナビゲートするのは悪夢以外の何物でもありません！その文章を削除する必要があるのは何故かを理解する為に、すべてのチャネルを検索しなければなりません。これは、誰もが避けたいと願う頭痛の種です。すべての変更をドキュメント内で管理すれば、誰が、いつ、何故その変更を行ったかを記録できます。
組織のプロセスを知らない外部プロバイダ—と作業をしている人もいるかもしれません。ですが、一貫性を保つ為にはプロセスを組み込むか、少なくとも全てのEメールで行われた変更をドキュメントにコピーすることをお勧めいたします。
9．アクセス権を有利に活用しましょう
多くの場合、ドキュメントは少なくともライフサイクルの一部の間、ラップ（包装）しておくのが最適です。素晴らしい発表であろうと、組織の極秘計画であろうと、ファイルを閲覧できるユーザーを制御することは、オンラインドキュメント管理を行う上でとても重要です。
幸い、最新型のドキュメントコラボレーションツールの殆どでは、詮索好きな視線から作業を守る為に、アクセス権を設定できるようになっています。セキュリティのレベルも高いので、誰かがあなたのドキュメントへのリンクを保持していても、その人はその中身を閲覧することはできません。外部のサプライヤーとドキュメントを共有して共同作業を行う際には、最新の注意を払い、指定したメールアドレスへのアクセスのみを許可するように設定してください。
アクセス権は、人々を締め出す為だけのものではありません。アクセス権は、オンラインドキュメント管理を円滑に行う上で－特にドキュメントの承認の際に重要な役割を果たします。作成されたドキュメントは殆ど全て、レビュープロセスを経る必要があります。すべての承認作業が終了した後に、新たに編集（変更）が行われるのは避けたいですよね。ですので、最終ドラフトを入手した際には、追加の変更が行われないようアクセス権を設定しましょう。これで、効率的で戦略的なドキュメント管理を実行できます。
10．ダウンロードではなくファイルへのリンクを送信しましょう
共同ドキュメントでのバージョン管理機能の使用に慣れたら、従来の方法でファイルをタスク管理ツールに添付する作業とはさよならできます。昔は、時間内にほぼ凍結されたドキュメントを送信していました。この場合、チームメンバーが休暇を取ると、メンバーが休暇から戻った際のドキュメントは以前と変わらぬままです。
一方現在では、ドキュメントへのリンクを挿入することで、たとえ10か月間の休暇を取得したとしても、休暇から戻った際には常に最新バージョンのドキュメントを開くことができます。外部ユーザーの場合も同じです。外部ユーザーにアクセス権を付与しない場合、彼らはあなたのファイルを保存して、彼らのダウンロードフォルダは混乱します。一方、外部ユーザーにアクセス権を付与すれば、彼らは最新バージョンのあなたのドキュメントにアクセスできます。
11．システムを管理するよう管理者を設定しましょう
最後のヒントとして、管理者を実行する人を指名することを強くお勧めいたします。確かに、あなたはオンラインプロジェクト管理システムのドキュメンテーションを作成はしました。ですが、人々は忘れっぽく、物事は緩さを増すものですから、それらをきちんと整頓する役目を担う人－管理者が必要です。
管理者は、重複するファイルを特定して統合したり、ドライブのマップを作成して更新したり、人々の質問に答えることのできる専門知識を備えた人です。また、オンラインドキュメント管理がどのように機能するかを新入社員に指導するのも管理者の役目です。
日々のあらゆるナビゲートの簡易化に加えて、管理者への感謝が溢れるのは監査の時期です。来る監査に向けて、通常のタスクをすべて投げ出し、ドキュメントの整理に奔走する必要はありません。アクセスが必要なすべての人の為のガイドが、管理者によって既に準備されています。
この記事でご紹介いたしました「オンラインドキュメント管理を簡単に行う為の11のヒント」を実行すると、混乱を取り除き、チームの実力を最大限に発揮できます。
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