この記事の内容
１．プロジェクト管理アプリを使ってチームの仕事を整理する
２．時間追跡ソフトウェアを使ってチームがどのように時間を過ごしているかを確認する
３．関連する指標を通して生産性を追跡する
４．チームのタスクに関する通知を自動化する
５．自己申告の文化を作る
６．ソーシャルメディア プラットフォームで過ごした時間にフラグを付ける
７．測定できないことに注意する
８．自分の行動をオープンにし、透明性を保つ
まとめ
FAQs
リモートオフィスでは、対面式オフィスと同じ方法でチームの生産性を監視することはできません。ですので、リモートチームやハイブリッド チームを正常に機能させる為には、在宅勤務の従業員を監視することが重要です。その為のツールや戦略は色々ありますが、注意すべきことがあります。それは、モチベーションの低下や離職率の上昇を招く、マイクロマネジメントに陥らないようにすることです。
この記事では、威圧感を与えることなく、在宅勤務の従業員を監視する為の8つの効果的な方法をまとめました。雇用主向け監視ソフトウェアと、公正且つ合理的な監視が企業文化の一部となるよう導入できる、より人間的な戦略を併せてご紹介いたします。
自宅で仕事をする従業員を監視する際には、彼らがどのタスクを行っているかを把握していると、監視が簡単になります。誰がどのタスクを行っているかを秒単位で把握する必要はありませんが、マネージャーの負担やチームのストレスを軽減するには、テクノロジーを賢く使用するのがおすすめです。
プロジェクト管理ツールは、まさにこの為に設計されています。指定した責任者と担当者に関連のあるすべてのタスクを割り当てられます。チーム全員が自分に期待されていることを明確に理解できますので、誰かのパフォーマンスに疑問を呈したり、称賛するのが簡単になります。
ガントチャートは、チームの士気を下げることなくチームの頂点に留まりたいマネージャー御用達のツールです。ガントチャートは、チームメンバーが行うすべてのタスクの長さをカスタマイズ可能なカレンダーに表示する方法で、雇用主向け監視ソフトウェアとして効果を発揮します。こうすると、誰かが手隙で誰かが作業過多になることを防ぎ、チームメンバー全員に均等に1日の作業を割り当てることができます。その際には、プロジェクトの直接的な一部ではないけれど時間の掛かるタスク（メールの処理など）を見逃さないように気を付けることが大切です。
各チームメンバーの1日を計画したら、情報に基づいたコメントや質問を確認します。タスクに掛かる時間の見積もりが正確であれば、各個人がどのように進捗するべきかが分かります。1対1のチェックインで、チームの作業が予定通りに進んでいるのか、遅れが生じているかを確認してください。
殆どの場合、優秀なプロジェクト管理ツールには時間追跡機能が付いています。時間追跡機能はシンプルです。タスクの開始時に動き出す組み込み式タイマーを設定しておき、タスクの終了時にタイマーをオフにします。時間追跡機能が他のアプリに最初から統合されている場合は、既製のデータとパフォーマンスに関するレポートを簡単に取得できます。
時間追跡ソフトウェアの主な利点は、各チームメンバーが1日の時間をどのように過ごしているかを確認できることです。休憩や昼食以外に無駄な時間が表示される時には、調査を行う必要があるかもしれません。また、時間追跡機能はタスクを完了する為の具体的なフレームワークを作成することで、チームのモチベーションを高める効果があります。与えられた時間内にタスクを完了すると、大きな達成感が得られます。
ただし、オフィスで時間追跡ソフトウェアを使って従業員を監視する際には、２つの問題があります。一つ目の問題は、営業担当者は日常業務から気がそれるような予期せぬ電話を受けることが多いという点です。マネージャーは、仕事の現実を受け入れ、要求に柔軟に対応する方法を見つける必要があります。このようにして、組織全体に役立つ挑戦的な目標を設定しながら、チームのストレスを軽減してください。
2つ目の問題は、従業員がシステムを操作しようとする可能性がある点です。たとえば、タイムトラッカーをオンにしたまま休憩を取る人がいるかもしれません。ただ、すべてのタスクが割り当てられた時間内に完了されている限りは、重大な介入は必要ありません。
生産性の追跡には、組織全体のKPIに繋がる様々な種類の活動が含まれます。生産性の追跡で使用する指標は各個人の部門と役割によりけりですが、最大の効果を得る為には、それぞれ測定可能であり、関連性がある必要があります。
たとえば、営業チームが見込み客にどの程度積極的にアプローチしているかを把握するには、受信・発信した通話を確認します。1日の発着信数が多ければ多いほど、従業員の生産性が高いことを意味します。他の従業員と比べて、1日の発着信数が大幅に少ない従業員がいる時には、根本原因を突き止める為にミーティングを行ってください。怠けているのかもしれないし、タスク過多になっているのかもしれません。
同じように、メールシステムで平均応答時間を測定すると、チームの忙しさを測定できます。応答が素早いチームメンバーを特定すると、彼らがデスクで過ごす時間や、仕事にどれだけ熱意を注いでいるか等の追加情報を推測できます。
ただ、この意味での生産性は文脈によって異なります。生産性の追跡と、完了したタスクを組み合わせて、人々の作業効率が他の分野で低下していないことを確認し、全面的にパフォーマンスを確実に向上させてください。
業務フローのすべてのステップを手動で追跡する必要はありません。各タスクに自動化を実装すれば、膨大な量の作業を削減できます。タスクの期限が近づいたときの通知から始めましょう。これで、貴重な時間をプロセス全体の各チームメンバーの抜き打ちチェックに費やす手間が省け、代わりに責任者としてより重要なタスクに集中できます。
自動化を利用して在宅勤務の従業員を監視する管理者は、手動的なアプローチをとる管理者と比べて、膨大な時間を節約できます。自動化は、マネージャーにとって有益なだけではありません。従業員は、常に自分が監視されているというプレッシャーから解放され、のびのびと仕事に取り組むことができます。
５．自己申告の文化を作る
在宅勤務の従業員を監視する為のより戦略的な方法のひとつは、従業員に自己申告を求めることです。自己申告では、マネージャーに常に監視されているというプレッシャーを感じさせないので、従業員の士気が遥かに向上します。肩越しの監視の代わりに、チームはその日に完了した作業を証拠に基づくレポートを提出します。これは、従業員の自主性も育てます。
自己申告制度を効率的に機能させる為には、提供される内容の基準を設定するのがおすすめです。基準を設定すると、支離滅裂な内容のレポートを避け、簡潔で明確なレポートを得ることができます。自己申告は、従業員の仕事に対する当事者意識を高めます。これにより、生産性が向上します。
時間追跡と同様に、従業員が1日を通して自分のパフォーマンスを過大評価する可能性は否めません。これを最小限に抑えるには、生産性指標に関する自己報告を中心に置き、最も信頼できるフィードバックを得るようにしてください。
６．ソーシャルメディア プラットフォームで過ごした時間にフラグを付ける
従業員の背後に常に張り付いて監視するのは好ましくありません。ですが、特定の活動はリソースを浪費しますので、それらへのアクセスを制限することは十分に正当化されます。
その最もたる例がソーシャルメディアです。これらのプラットフォームは、できるだけ中毒性のあるものにする為に莫大な経費が費やされています。物理的な監督なしで、これらに対抗できる人はほぼ皆無です。ですので、組織のパソコンでは、ソーシャルメディアの使用そのものを禁止してしまうのもおすすめです。
セキュリティシステムの多くは、組織のVPNからFacebook、Tiktok、Instagram等へのアクセスを制限できるページブロッカーを備えています。ユーザーが個人のSNSアカウントにアクセスするとトリガーされる通知を作成することもできます。こうすれば、誰が何にアクセスしているかを常に監視する手間が省けます。組織のポリシー違反の通知を受け取ったときにだけ、簡単に対処できます。
７．測定できないことに注意する
在宅勤務の従業員を監視する方法について検討する際には、具体的なデータを提供してくれるテクノロジーソリューションに注意が向きがちです。時間追跡やWebサイトへのアクセスの禁止は効果的ですが、より人間的な戦略は無視されています。
物理的なオフィスで従業員を監視するのは、とても簡単です。彼らはあなたの視野の内にいますので、遠隔地のオフィスでは見ることのできないような微妙な手掛かりも見落とすことはありません。ですので、従業員の士気を監視することの重要性が高まります。
リモートワーカーは、過負荷を感じても沈黙を貫くケースが多いです。ですので、マネージャ―は自ら彼らにコンタクトをとる必要があります。ビデオ通話で1対1のミーティングを行ったり、グループでスタンドアップミーティングを行い、彼らがひとりで問題を抱え込まないよう対処してください。公の場では言いにくい意見を言える手段として、匿名のフィードバック フォームを用意するのもおすすめです。
８．自分の行動をオープンにし、透明性を保つ
在宅勤務の従業員を監視する際には、透明性と開放性を保つことがとても重要です。複雑な方法を使って従業員を監視することは合法かもしれませんが、データ収集の為に前向きな企業文化を犠牲にするのは勿体ないことです。
組織が従業員を監視する為のテクノロジーを使うと、次のようなことが可能です：
Eメールやプライベートメッセージの閲覧
家の背景音の録音
インターネット ブラウザのアクティビティの追跡
ただし、従業員が安定して作業目標を達成できているのであれば、これらの対策を実施する必要の有無を検討する必要があります。在宅勤務監視ツールの世界では、データは多ければ多いほど良いと錯覚しがちですが、必ずしもそうとは言えません。
この記事でご説明しましたように、1984年に影響を受けた「私たち対彼ら」という感覚を生み出すことなく、リモートワーカーを監視できるソフトな戦術は他にもたくさんあります。従業員はロボットではありません。監視されたり、プライバシーが侵害されると彼らは神経質になり、創造性とモチベーションが大幅に低下します。
ですので、リモートワーカーは細かく管理してはいけません。組織全体の利益に必要な事柄に着目し、不信感が企業文化となることを回避できるよう、手順を適切に伝えてください。
この記事では、在宅勤務の従業員を監視する為の方法（データ主導の戦略、個人的な対応を要する戦略）についてご紹介いたしました。少しでも皆さまのご参考になりますと幸いです。
従業員の監視を開始する際には、適切なクラウド ベースのビジネス プラットフォームを使用するのがおすすめです。Bitrix24を使用すると、連携されたアプリとツールを駆使して、威圧感を与えることなく効果的に従業員を監視できます。
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在宅勤務の従業員を監視する必要があるのはなぜですか？
従業員が目標を達成できているかどうかを確認する為です。その他にも、次のようなメリットがあります。
次のようなソフト戦略とハード戦略があります。
リモートワーカーを監視するテクノロジーを使うと、次のような活動を追跡できます。
従業員に何も知らせず彼らを追跡することは合法なケースが多いですが、チームの不信感、やる気や創造性の低下を招く恐れがあります。ですので、仕事に必要なものだけを追跡し、追跡していることをオープンにするのがおすすめです。
