タスクとプロジェクト

プロジェクト計画101 - 計画ツール、テンプレート、方法論について

プロジェクト計画101 - 計画ツール、テンプレート、方法論について
ダルメノヴァ・ アンナ
2019年3月7日
最終更新日:2019年11月18日

Bitrix24はトップ3の無料オンラインプロジェクトマネージメントソリューションであり、数多くの企業や個人が利用しています。プロジェクトマネージメントにはまず計画が必要ですよね?簡単に聞こえますが、実はコツが要ります。この記事では、プロジェクト計画のテンプレート、ツール、アプローチについてお話します。これらの機能はすべてBitrix24の無料版にありますので、ご興味のある方は是非お試しください。


1. プロジェクト計画カレンダー


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プロジェクトカレンダーテンプレートは、名前そのままの機能です。Bitrix24のプロジェクトもしくはワークグループ内にはカレンダータブがあり、そこからプロジェクトカレンダーへアクセスできます。 多くのプロジェクトにおいては月ごとのカレンダーがデフォルト表示となっていますが、表示を月、週、日ごとに変更することができます。必要に応じて、それぞれのプロジェクトごとにカレンダーを作成することもできます。プロジェクトカレンダーはマーケティングキャンペーンの計画を効率良く進めるのに大変便利で、多くのマーケティング担当者がこれを活用しています。また、エディトリカルカレンダーも広く利用されています。プロジェクトカレンダーの使い方は、オンラインカレンダーの使い方と同様でとてもシンプルです。


2. プロジェクト計画のタイムライン


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プロジェクトタイムラインのテンプレートは別名ガントチャートとも呼ばれ、100年程前より利用されています(ガントチャートの歴史についての記事はこちらをどうぞ)。プロジェクトタイムラインには依存関係の有無があり、それはプロジェクトの複雑さによりけりです。ご覧のようにプロジェクトタイムラインはカレンダーに表示されますが、それらは通常のプロジェクトカレンダーとは全く異なります。まず、依存関係が順序を確立し、それに応じてそれぞれのタスクが遂行されます。例えば、壁を作る前に土台を完成させ、屋根を作る前に壁を完成させる、といった具合です。

更に、プロジェクトタイムラインビューを利用するとすべての依存タスクは自動的に移動するので、親タスクを再度スケジュールする必要があります。ガントチャートをはじめてご利用される方は、こちらに1 分程の短い動画がありますのでご覧ください。プロジェクトタイムラインテンプレートの使用法について説明されています。


3. プロジェクト計画ボード(かんばんとして知られているプロジェクトプランニング)


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かんばん方式はここ数年で広く使用されるようになってきました。Bitrix24を含む多くのオンラインのプロジェクトマネージメントソリューションにおいて、ボード表示がデフォルトとなっています。かんばん方式は日本初であり、もともとはメーカーのデリバリーシステムとして使用されていました。ソフトウェアエンジニア達がこれをアレンジした結果、現在ではウェディングプランニングなどごく個人的な目的をも含む幅広い分野で利用されています。

かんばん方式のプロジェクト計画ボードの素晴らしい点は、何が完了していて何が完了していないのかをいつでもリアルタイムで確認できることです。また、業務カードを他のコラムへドラッグするだけで業務ステータスを変更できます。プロジェクト計画ボードの魅力に触れたい方は、Bitrix24かんばんプロジェクトプランナーの操作(1分程の動画)を是非ご覧ください。


4. プロジェクトリソース計画


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プロジェクトリソース計画テンプレートは、プロジェクト計画ツールの頂点にあります。しばしば、ガントチャートはリソース計画と連帯使用されます。土台ー壁ー屋根の例を覚えていらっしゃいますか?これらの業務にはそれぞれの道具が必要です。たとえば、ショベルやバックホーを用い6時間かけて土台を掘る、というように。コンクリートミキサーが必要な過程もあります。道具や労働時間のスケジューリングやブッキングは「リソース計画」と呼ばれています。Bitrix24には従来型のリソースマネージメント(ワークロードとして知られているマネージメント)と、CRMでのリソース予約とがあります。


5. プロジェクトのTo Do リスト


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プロジェクトマネージメントのTo Doチェックリストは、プロジェクト計画において最も基本的なタイプです。プロジェクトによっては、これだけで十分事足りる場合もあります。たとえば、クリスマスパーティーを計画するとしましょう。会場を予約し、料理のケータリングを手配し、DJを雇い、バスなど乗り物をアレンジする必要があります。DJを先に見つけても良いし、料理の手配を先にしても良い、というように業務の順序が重要でないタイプのプロジェクトにおいて、To Doリストは便利です。

プロジェクト計画ではすべてがシンプルで簡単ですが、ガントチャートやプロジェクトマネージメントのリソース計画ソフトウェアを初めて使用する際には、少々慣れる必要があります。大切なことは、それぞれのプロジェクトに合う計画を立てることです。たとえば、プロジェクトによってはタイムラインビューよりもカレンダーのほうが便利な場合もあります。また、多くのプロジェクトマネージメントソフトウェアではプロジェクトの視覚的な表示法を選ぶことができ、かんばん、ガントチャート、リストビューといった表示の切り替えができます。 



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