Bitrix24の電子署名でHR業務を効率化

人事部の仕事といえば、さまざまな書類を承認・署名してもらう必要があり、手間がかかるものです。Bitrix24のHR向け電子署名を使えば、自動化ルール、トリガー、ドキュメントテンプレートを組み合わせて、このプロセスをぐっと楽にすることができます。面倒な追跡や手作業が減り、書類の流れがスムーズになります。

書類署名を自動化する

自動化ルールとトリガーを設定することで、書類の流れを自動で進めることができます。

• 自動化ルール： テンプレートから書類を作成し、署名依頼を送ったり、担当者に割り当てたりといった定型作業を処理します。
• トリガー： 書類が承認に入った、入力が完了した、署名が始まった、署名が完了した／拒否されたなどのアクションを監視し、自動的にステージを進めます。

例えば、研修同意書の場合、承認から署名完了まで自動で進み、研修担当者には「署名が完了したので研修費用を処理できる」という流れが自然に通知されます。

テンプレートで効率アップ

ドキュメントテンプレートを使えば、作業の効率と一貫性が高まります。

• 個人情報取扱同意書やリモートワーク契約など、よく使う書類をあらかじめ用意。
• 新入社員や繰り返し発生する人事手続きにそのまま再利用。
• 必要に応じて編集したり、一時的に無効化することも可能。

また、テンプレートはアクセス権限を設定できるため、人事マネージャーや人事部長など、許可されたスタッフだけが作成・編集できます。

メリット

テンプレート、自動化ルール、トリガーを組み合わせることで、人事部は次のようなメリットを得られます。

• 繰り返し作業を削減
• 手作業によるミスを防止
• 承認・署名の進捗状況を常に把握

新入社員の入社手続きや研修契約など、あらゆるシーンで「作成から署名完了まで」を自動で管理できるようになります。

もっと詳しく知りたい方へ

具体的な設定手順や詳細については、ヘルプデスクページをご覧ください。