生産性向上に欠かせないタイムマネジメントツール10選

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2023年8月9日

最終更新日:2023年10月13日

ビジネス界でテクノロジーの役割がますます加速する中、効果的な時間管理ツールの活用は競争上の優位性を得るのに役立ちます。時間管理は生産性向上という主な目標を達成するだけでなく、無秩序さやストレスを減らし、より快適な作業環境を作り出します。

この記事では、生産性向上に欠かせない10のタイムマネジメントツールをご紹介します。これらのツールはさまざまな時間管理の重要なポイントを強調し、チームのパフォーマンスを向上させるために特効薬に頼らずに、バランスの取れた戦略を採用することができるようになります。

1. Bitrix24：究極のオールインワンタイムマネジメントツール

時間管理ツールのリストの先頭に立つのはBitrix24です。Bitrix24は生産性を向上させるためのさまざまな機能を備えたオールインワンのビジネスツールです。

例えば、そのタスク管理プラットフォームをご覧ください。詳細な指示、関係者へのタスク固有の通知、さまざまな時間節約の自動化などが満載されています。ガントチャートは、チームリーダーやプロジェクトマネージャーが個別および共有カレンダー上でチームの日程を管理するのに役立ちます。また、完全に統合された時間追跡ソフトウェアを使用すると、パフォーマンスを監視および分析できます。

Bitrix24の多様なツールキットには、人事機能も含まれています。オンラインのタイムクロックを使用することで、従業員はデスクトップやモバイルから自律的に出勤・退勤できます。各人は、上司に直接送信される迅速な業務報告書の作成を促すリマインダーを受け取ります。上司は日次、週次、または月次で評価を行うことができます。

効率レポートは自動化されており、個人、部門、または会社全体を評価するために使用されます。作業量、期限切れおよび完了したタスク、および肯定的な評価を受けたタスクの割合を示すことで、データを追いかける必要なく、詳細で偏りのない全員のパフォーマンスを把握することができます。

同じフレームワークは、勤務スケジューラと欠勤表としても機能します。これにより、時間帯をまたいでシフトをスケジュールし、ミーティングを開催する際に誰が参加可能かを確認できます。従業員は自動化された休暇申請を送信し、クリック一つで承認することができます。また、いつでも誰が出勤しているかを確認することができます。これらの包括的な時間管理ツールにより、リーダーは従業員の休暇、病欠、個人的な休暇、出勤状況をすべて1つの共有カレンダーで追跡することができます。

これらのBitrix24の機能は、アクティブなタスクを効率化するだけでなく、計画を簡単かつ効果的にするために設計されています。その結果、ストレスを軽減し、全員が自分の得意なことに集中することができます。

2. Toggl Track：パフォーマンスを測定し、請求可能な時間を計算する

このデジタルの世界では、冷酷で確かなデータの代わりに推測に頼ることはできません。時計が発明されて以来、人々は生産性を向上させるために時間を追跡してきました。Toggl Trackが単なる腕時計と異なる点は、各エントリに追加できるデータの量です。クライアント、プロジェクト、説明、請求可能時間などの入力を使用することで、どのタスクが最高の投資収益率をもたらすのか、どのタスクが妨げになっているのかを確認できます。

有料版では、プロジェクトと従業員の収益性や、プロジェクトと従業員間の比較分析などの洞察を得ることができます。さらに、豊富なデータポイントを使用して、プロジェクトの収益性を予測することさえできます。

ただし、優れた機能のリストやカスタマイズ可能なユーザーエクスペリエンスにも関わらず、Toggl Trackは時間の追跡に特化しています。これにより、Toggl Trackは単独のソリューションというより、既存の時間管理ツールの追加機能として機能します。

3. Freedom：チームとあなたがタスクに集中できるテクノロジー

Instagram や TikTok などのアプリが、ユーザーの注意を引きつけ、できるだけ長く保持するように設計されていることは明らかです。これは生産性に壊滅的な影響を及ぼし、画面時間を手動で削減することは非常に困難です。特にリモートチームの場合にはさらに難しいです。

Freedom は従来の時間管理ツールから一歩離れ、ユーザーとチームが全デバイスで注意をそらすウェブサイトやアプリをブロックすることができます。これは、ユーザーが自分のタスクに集中し、気を散らすものへのアクセスを制限できるシンプルなツールです。

Freedomの利点は、職場での生産性向上にとどまりません。多くの人々が従業員向けの時間管理ツールを個人の生活にも適用し、家族に集中する時間を増やしています。したがって、Freedomは生産性を向上させるだけでなく、デジタルウェルビーイングを促進します。

しかし、Freedomによってチームが制約されると感じることは非常に簡単で、幻滅し、使用を拒否することがあります。全員のモチベーションを維持するために、デジタルヘルスのポジティブな面に焦点を当てることを忘れないでください。

4. Monday.com: スマートなUXを備えたプロジェクト管理

Bitrix24のセクションで説明したように、整理されたタスク管理は時間管理のヒントのリストの一般的な代表です。

Monday.comは、適切に使用すると、自動化機能と色分けされた進捗タブが満載された多目的なツールであり、管理者は簡単に全体像を把握し、進捗を追跡することができます。カスタマイズ可能なテンプレートを使用すると、関連する担当者に割り当てられた個々のタスクを含むプロジェクトをボタンをクリックするだけで開始することができます。

ただし、ユーザーがよく報告する問題の一つは、Monday.comの学習曲線がかなり長いことです。そのため、チームにツールを売り込む際には慎重になる必要があります。時間を無駄にするほど複雑な時間管理ツールを導入したい人はいないでしょう。Monday.com を最大限に活用する方法について徹底的なトレーニングセッションを実施してください。

5. Evernote: メモリを外部に委託する

仕事で最も実証済みの時間管理ツールの 1 つは、シンプルなペンと紙です。Evernoteは、ノートアプリをクラウド上に配置することで、物理的なメモ帳の欠点を排除します。例えば、メモ帳を紛失すること、欲しい情報を探すために何百ページもめくる必要があること、そして単純に字が下手なことなどです。

Evernote はアイデアを記録したり、やることリストを作成したりするのに最適です。そのため、素晴らしいアイデアや重要なタスクを思い出すのに頭を抱えることはありません。このアプリの主な強みの一つは、検索機能です。画像、手書きのメモ、ドキュメント内のテキストを簡単に検索できるため、必要な情報を必要な時に見つけることができます。さらに、クラウド上にあるため、複数のデバイスでアクセスできるので、メモはいつでもすぐにアクセスできます。

シンプルで一つのタスクに集中しているため、Evernoteではあまり問題が生じません。ただし、Evernoteを使用していない人とメモを共有することは難しい場合があります。ノートを共有するためにテキストを共有ドキュメントにコピーすることが多い場合、なぜ共有ドキュメントを使い続けないのかを自分自身に問いかけてみましょう。

6. Time Doctor: チームの活動を監視し、分析する

適切なデータが手元になければ、生産性を向上させることはできません。
Time Doctorはタイムトラッカーのように機能しますが、アクセスした Web サイトや使用したアプリ、休憩時間など、仕事のあらゆる側面を詳しく分析します。

Time Doctorは、あなたとチームが実際にどのように時間を過ごしているかをリアルに把握することを目的としています。生産性を向上させるためにこのデータを解釈する方法はたくさんあります。例えば、休憩時間を厳しくしたり、チームの注目を集めすぎている特定の Web サイトへのアクセスを制限したりすることができます。ただし、不明確な指示やチームに適切なリソースがないことが原因である可能性のあるプロジェクトの障害を特定するのにも役立ちます。

Time Doctor に頼りすぎると、マイクロマネジメントの罠に簡単に陥る可能性がありますのでご注意ください。収集した指標に重点を置きすぎると、権威主義的な管理スタイルへの滑りやすい坂道になる可能性があります。人々が閉じ込められて圧倒されていると感じると、モチベーションの低下や離職率の上昇が予想されます。

7. Google Calendar: 改良された基本的な時間管理ツール

カレンダーは最も強力な時間管理ツールの 1 つだというのは明らかです。Googleカレンダーは、既にGoogleエコシステム内で作業しているチームにとって非常に便利です。ビデオ会議など他のツールとの情報を自動的に同期する機能があります。

Googleカレンダーは、スマートフォンやデスクトップからアクセスできるため、1日のスケジュールを立て、自動リマインダーを設定して予定通りに進めるのに非常に便利です。複数のカレンダーを同じ表示に組み合わせることができるため、中小企業の経営者は、顧客との電話、社内会議、個人的なイベントなど、さまざまな責任を色で分けることができます。すべてのカレンダーを同時にアクティブにすることで、二重予約の心配はありません。

Googleカレンダーは専用のプロジェクト管理ツールの代替ではなく、同じ高度なスケジューリング機能やワークフローを提供していません。ただし、自動的なミーティング招待状を備えたカレンダーとスケジューリングツールとしては、Googleカレンダーは最も優れたパフォーマンスを発揮します。

8. Slack: 迅速な組織のためのリアルタイムコミュニケーション

コミュニケーションは時間管理の鍵であり、Slackはその分野で最も有名な名前の一つです。かつては主にテックチームに限定されていたこのインスタントメッセージングプラットフォームは、現在はさまざまな業界に広がり、異なるトピックのチャンネル、ダイレクトメッセージ、グループディスカッションなどを通じてコミュニケーションを効率化しています。

時間管理ツールとしての Slack の主な利点は、社内チームとリモートチームの両方に、締め切りが近づいたときに非常に役立つ迅速なサービスを提供できることです。社交的なチームではチャットが混雑することがありますが、いつでもキーワードを検索して重要なポイントや過去に共有したファイルに戻ることができます。

Slackユーザーからのヒントの一つは、各チャンネルに厳格にすることです。新しい通知が絶えず鳴り響くと、集中力と生産性が低下する可能性があります。さらに、中小企業にとって Slack は非常に高価になる可能性があります、それは、1つの主要な時間管理機能に限定されたツールにとっては良くありません。

9. Zapier: すべての時間管理ツールを一緒にまとめる

Zapierは、それ自体では生産的なアプリではありません。プロジェクトを終了したり、新しい優れた人材を採用するためにはそれを使用できません。Zapierの魅力は、異なるアプリを互いに接続する機能にあります。Bitrix24 のようなオールインワンプラットフォームを使用しない場合は、タイムトラッカーをプロジェクト管理ソフトウェアと統合し、生産性分析を CRM と統合する必要があります。

Zapierは、統合の市場リーダーの一つであり、Bitrix24、Google、Slack、HubSpotなど、多くのアプリと連携しています。手間のかかるコピー＆ペースト作業を排除することで、チームは専門分野に集中することができます。

Zapierは比較的直感的ですが、統合に慣れていない場合は使いこなすのが難しいこともあり、ワークフローの課題を特定することも難しいです。堅牢な自動化を実現するためには、Zapierはそれほど安くはありません。プレミアムなZapierプランに加えて、接続したいすべてのアプリを購読することは、時間管理のオールインワンソリューションよりもはるかに高価です。