プロジェクトの年間計画を立てる為の12のステップ

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2022年3月22日

最終更新日:2022年6月23日

予定している業務の年間計画をきちんと立てると、チームは作業に集中して取り組め、1年の終わりに成功を収めることができます。プランとは、あなたの会社を投資家に売ることではなく、論理的で、データに基づく、フレキシブルなものです。

年間のプロジェクト計画を綿密に立てることで、期日や予算での失敗を防ぎ、長期にわたって業務プロセスを合理化できます。

1．前年度のパフォーマンスを分析しましょう

プロジェクトの年間計画を立てるにあたり、まずは本年度の分析を行いましょう。決定事項のいくつかは非常にシンプルです。電話販売に取り組んだ結果、獲得したリード数が0件であれば、翌年度にその業務に時間と費用を掛ける価値はないとみなします。一方、複雑な分野もあります。たとえば、カスタマーサービスの業務フローのパフォーマンスが思ったよりも低かった場合、翌年度に予定している予算の一部を投資し、パフォーマンスの修正を試みます。
過去のパフォーマンスを分析すると、何が上手くいき、何が上手くいかず改善の必要があるかを特定できます。Bitrix24を使ってプロジェクト管理を行っている企業は、適切な分析を行う為の情報と視覚化ツールを駆使しています。

2．1年後のビジョン（目標）を明確にしましょう

道のりを作成するにあたり、まずは目的地を明確にしましょう。あなたの会社が12ケ月以内にどのようになっていて欲しいかというアイデアをもとに、次のステージに向けて準備を整えましょう。意思決定を行う関係者を集め、来年度の会社のポジションを決めてください。もちろん、関係者それぞれに独自のアイデアがありますが、このステップを省いて彼らの意向を無視すると、年間を通して会社に不協和音を生じさせるおそれがあります。このステップで決定した会社のポジションは年間を通した指針となります。

3. 来年度の見込みを決定しましょう

今から1年後にどのような姿でありたいかを明確にしたら、成功を定義づける見込みを設定しましょう。その為には、あなたの会社にとって成功とは何かを定義する必要があります。おそらくそれは、新たな海外マーケットの開拓であったり、サブスクライバーをある一定数増やすことであるかもしれません。そしてそれは、カスタマーサクセスメトリクスを改善することでもよいのです。見込みは部門ごとに分けてください。プロジェクトの年間計画をより具体的にすると共に、あらゆる部門の従業員に大きなモチベーションを与えましょう。彼らは自分達の仕事の重要性と、それらが会社全体に与える影響を理解できます。

4．標準化された提案でプロジェクトを選びましょう

部門のリーダーは、真実をほんの少し誇張したり強調することで、プロジェクトが優先リストを上げる効果があると知っています。彼らは他のマネージャーと話し合い、着手したいプロジェクトを支援することもあります。しかし、彼らにとって良いことが、必ずしも会社にとって良いことであるとは限りません。提案を行うプロセスを標準化することで、多くのプロジェクトに伴う「売り込み」の側面を排除することができます。
事実、目標、推定予算、推定時間枠、必要な参加者などを問う、テンプレートドキュメントを作成して共有できます。アプローチの効果を倍増するには財務部門を設定し、事実と数値が正しいことを確認しましょう。この方法で、見た目が良いだけのプレゼンテーションに惑わされることなく、会社に利益をもたらすプロジェクトを選択できるようになります。

5．SMARTな目標を設定しましょう

SMART（Specific／特定の、Measurable／測定可能な、Achievable／達成可能な、Relevant／関連のある、Time-Bound／時間に沿った）な目標は、現実的な計画を立てるのに最適な方法です。SMARTな目標を立てることで、潜在的問題を見落とすリスクが大幅に減り、利害関係者からの厄介な質問にも完璧に備えることができます。

SMARTな目標とは、そこに到達する為の漠然とした計画で包括的なアイデアを作成することではありません。SMARTでは、詳細な戦略を作成できる、より具体的で短期的な目標に焦点を合わせます。この段階では、会社の価値観を念頭に置きましょう。目標を設定する際に、細部で行き詰ることはよくあります。計画を立てる際には、全体的な目標に集中しましょう。

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Bitrix24は、35種類以上のツールを備えたプロジェクト計画ソフトウェアです。

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6．目的に直接関係のないプロジェクトも含めましょう

プロジェクトの年間計画を作成する際、目標達成の助けとなる構成要素に焦点を当てるのは簡単です。しかし、全体像を見失ってはいけません。トレーニング、スタッフの育成、チームビルディングなどのアクティビティは、チームのスキルとモチベーションを高め、プロジェクト計画を成功させるのに欠かせない要素です。

1年を通してどのようにリソースを割り当てるかを決める際には、全体像を思い出しましょう。もしもそれが目標にとって不要であれば、それは賢い投資であるとはいえません。

7．プロジェクトの年間プランのあらゆる要素にタイムフレームを設定しましょう

各タスクに期日を設けることは、良質な計画を立てる為には欠かせません。各タスクに期日を設けることで、1年の計画を綿密に立て、完遂した各ステージを正確に把握できるようになります。年間のプロジェクトカレンダーは、1年を通して期日をコントロールするのにぴったりな方法です。チームが作業過多に陥った際には、ガントチャートを用いてスケジュールや時間のギャップを特定しましょう。
Bitrix24のようにパワフルなソフトウェアを使うと、依存関係を通してそれぞれのタスクを繋げることができます。あるタスクが完了したときに動作するよう、依存関係のトリガーを設定しておくと、サブタスクが自動的に開始されて時間と手間を節約できます。

8．リスク管理は安全に行いましょう

1年は長いですから、誰もが完璧に計画通りに事を運ぶのは難しいものです。予期せぬハプニングに戸惑い、計画したプロジェクトの時間や費用を無駄にしないよう、最初から予めリスクを予測しておくのがおすすめです。一般的なリスクには、イベントのキャンセル、予定されていた契約の不成立、従業員の離職などがあります。

こうした不足の事態に備えてタスク（イベント会場の代替、各種投資計画、堅牢で効率的なオンボーディングプロセス他）を作成しておきましょう。リスク管理計画には費用がつきものですが、プロジェクト計画において無視することのできない要素です。

9．予算を明記しましょう

プロジェクトの年間計画を立てるうえで、最も重要な要素のひとつは予算です。予算は、あなたのアイデアが実行可能であるかどうかを分かりやすく示すインジケーターです。予算を見れば、利害関係者はあなたのプランが綿密に練られたものであることを確信でき、チームメンバーは自分達の年間の活動を計画し始めることができます。どのようにリソースを割り当てるかも予算の一部として計画し、昨年度の分析を用いて来年度の予測を立てましょう。

理想的な計画だけれど実現が難しい場合は、問題が発生する前に予め対策を練りましょう。現金の不足は世界の終わりではありません。来年度に向けて追加費用を確保しましょう。プロジェクト計画は投資者を説得する手助けとなります。

10．プロジェクトとタスクを作成しましょう

プロジェクトマネージャーには、プロジェクトの年間計画内で正確にプロジェクトを作成するという重大な責任があります。各タスクに関連のある人々、指示、リソースを割り当てる際には、ソフトウェアを使うのがおすすめです。ソフトウェアを使えば、更新が行われ度に関連のある人々に通知が送信されますので、業務の抜け漏れを防ぐことができます。前述いたしましたように、いかなるプロジェクトにおいても期日はたいへん重要ですが、プロジェクトの年間計画を立てるうえでは更にこの上なく重要です。

やるべきことがたくさんある中、非現実的な期日を設定してしまうとバックログ（積み残した作業）が生じます。バックログは、目標達成の妨げとなります。タスク／プロジェクト管理ソフトウェアの多くには、チームメンバーへリマインダーを送信する機能があります。期日に遅れることを未然に防げるよう、タスクの期日が近づいたときに通知を送信する機能もあります。

11．進捗を監視する為の時間を設定しましょう

タスクに費やす時間を設定する際には、ゆとりを設けましょう。予定を計画通りに遂行する為には、常日頃から分析と調整を行う必要があることを念頭に置いたうえで、プロジェクトの年間計画を立てましょう。たとえば、レコード上のユーザー数を改善することが主な目標である場合は、CRMを使ってチームの進捗を追跡する必要があります。Bitrix24を使うと、データベースを分離して、どのアプローチが機能しているかを分析によって細かく確認できます。
同様に、個人とチーム両者の成果を確認し、目標達成の妨げとなっている業務フローを洗い出すことができます。この情報をもとに、目標達成に必要な業務に集中できるよう、さまざまな調整を行うことができます。もちろん、年間計画を大幅に変更し、その旨を事前の警告もなしにただ通知するだけというのは賢い方法とはいえません。部門の管理者と打ち合わせを行ったり、潜在的な解決法や機会について話し合う為のミーティングをプロジェクトの年間カレンダーに予め予定しておきましょう。

12．来年度の計画には、できるだけ早めに取り組み始めましょう

1年分の計画を立てるのは容易ではありません。このタスクを先延ばしにすると、後で苦しむことになります。第3四半期までには、来年度のプロジェクト計画を立てておく必要があります。

長期的にみた場合に、将来を見越しておくことが役立つ理由は他にもあります。それは、予定に関する記憶が鮮明なうちに、変更を行うことができる点です。たとえば、業界のベストプラクティスに従っていないことが発覚したものの、業務に何ら悪影響がないと分かった場合には、プロジェクトをそのまま遂行し、来年度のアプローチを変更することができます。

Bitrix24は、ビジネスに必要なツールがすべて揃ったソフトウェアです。Bitrix24を使うと、プロジェクトの年間計画を作成し、あらゆるプロセスをスムーズに行うことができます。ドキュメントを共有することでチームに明確なビジョンと目標を与えます。プロジェクト管理ツールは、大規模な作業をストレスフリーに管理するのに大活躍します。