【プロジェクト・コミュニケーション】強固なチームを結成して結果を出すためのコツ 10選

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2023年8月17日

最終更新日:2023年8月24日

【プロジェクト・コミュニケーション】強固なチームを結成して結果を出すためのコツ 10選

効果的なプロジェクト・コミュニケーションは、人々、プロセス、プロジェクトの目標を結び付ける接着剤です。明確な目標を設定する際や、実際に問題を解決する際など、あらゆる場面において、コミュニケーションはプロジェクトを成功させるために重要な役割を果たします。

団結力のあるチームの結成を目指すプロジェクト・マネージャーにとっても、プロジェクトを確実に成功させたいと考えている関係者にとっても、堅牢なコミュニケーション戦略を理解して実行することがプロジェクト成功の鍵となります。

この記事では、強固なチームを結成し、効率的なプロジェクト・コミュニケーションを通じて最高の結果を生み出すための 10 のコツをご紹介いたします。

1. プロジェクトのコミュニケーション・ポリシーに基づいて作業を構造化する

コミュニケーションに対して、柔軟で気楽なアプローチを行うことは問題ではありません。ただ、ストレスや混乱、プレッシャーが増え、チームメンバーが話し合っても何も進展しなくなるのは問題です。過去にこのような状況を経験したことのあるプロジェクト・マネージャーの方もいらっしゃるのではないでしょうか？このような状況を防ぐためには、プロジェクトの開始時にコミュニケーション・ポリシーを確立する必要があります。

コミュニケーション・ポリシーには、どの通信チャネルをいつ使用するかに関するルールが記載しましょう。ディスカッション・ボードを備えた包括的なプロジェクト管理ツールをタスク毎にチームに提供してください。関連する関係者を各タスクに割り当て、各参加者が更新情報を提供したり、助けを求めたり、サブタスクを完了として承認する方法を示しましょう。これにより、タスクベースのコミュニケーションが構造化され、記録が 1 か所に保持されますので、サイロ化されたチャットやEメールスレッドで情報が失われる心配がなくなります。

タスク関連のチャットについての説明は以上です。次は、他のコミュニケーションについてご説明いたします。多くの企業は、すべてのスプリントをまとめられるよう録画式のビデオ会議を開催しています。録画式のビデオ会議は、全員がリアルタイムで発言する機会でもあり、将来のための記録の保管にもなります。他の人の意見も念頭に置く必要がありますので、チームメンバーが書面による記録を事後提出する場合は、サプライヤーや顧客への連絡を許可しましょう。

2. プロジェクトを管理可能なマイルストーンまでカットする

プロジェクトはその定義上、複雑です。プロジェクトの範囲全体について常に考えていると、チームはストレス過多になってしまいます。そのため、マイルストーンの設定は、プロジェクトのコミュニケーション計画において非常に重要な要素となります。

マイルストーンには２つの目的があります。ひとつめの目的は、チームが目の前の重要なタスクに完全に集中できるようにすることです。ふたつめの目的は、ミニ祝賀会を開催して、チームの団結力を高めることです。これらは、チームが現在どこにいるのか、どこにいるべきなのかを理解することで、進捗状況を追跡するのに役立つマーカーです。同じ情報をクライアント向けのマイルストーン・プレゼンテーションに変換できます。

マイルストーンをいつ設定すべきかについての正解はありませんが、選択肢はいくつかあります。たとえば、レストランをオープンする場合、マイルストーンは次のようになります。

必要な家具をすべて入手する
メニューのテストと確認を行う
キッチンに必要なものをすべて購入する
スタッフの雇用とトレーニングを行う

これらのマイルストーンはすべて、相互に依存する小さなタスクで構成されています。管理しやすい作業のブロックにコミュニケーションを集中させることで、会話に文脈が生まれ、全員が同じ事柄について話し、同じ目標に集中することができます。これにより、チームは現在優先事項ではない将来のタスクについて議論するのではなく、目の前にあることに集中できるようになります。

3. 日常的なタスクに重複可能なワークフローを設定する

プロジェクトを脅かす要素は、日常的なタスクや一見単純なタスクに関する些細なコミュニケーションから生じることがあります。人間には、物事を簡単にするためのパターンを見つけるのが好きであるという傾向があります。ですので、複製可能なワークフローを通じて一貫性を維持してください。チームは業務の指示を理解するために時間を掛ける必要がなくなり、何が期待されているかを即認識し、より効率的に作業できるようになります。

タスクの作成を効率化するための最良のプロジェクト管理手法の 1 つは、ワークフロー (目標を達成するために組み合わせる一連のタスク) を使用することです。まず、ボタンをクリックするだけですぐに使用できる、標準化されたワークフローテンプレートを構築します。各ステップがより最適化されるよう、マネージャーに各ステップを承認するための自動メッセージを送信しましょう。これで、チームが手動で応答を追跡するために時間を無駄にする必要がなくなります。

このように、チームコミュニケーションに手法を取り入れることで不要なコミュニケーションを排除できます。重複可能なワークフローは性質上予測可能ですので、誤解や不要な質問が生じる可能性を低減できます。反復的なタスクをスムーズに実行することで、より重要な作業で批判的思考と創造性を発揮できますので、チームの自信とパフォーマンスが向上します。

4. テンプレート、スニペット、AI を使用してメールを最適化する

プロジェクト管理において、Eメールが進行を妨げる最大の要因となることがあります。ですので、プロジェクトのコミュニケーション・ポリシーでEメールの数を減らしたり、メールを送信する必要がある際には、Eメール以外の方法で生産性を向上させる方法を検討することをおすすめいたします。

小さなタスクをショートカットして積み重ねることで、時間を大幅に節約することは、プロジェクトにおける最良のコミュニケーション戦略です。たとえば、レスポンシブなEメールテンプレートは何年も前から存在していますが、効果的に使用できている人は殆どいません。 Eメールテンプレートは、関連情報を入力することで繰り返し使用できる、事前に作成されたメッセージです。一般的なテンプレートメールの内容には、次のような種類があります。

データを簡単に更新できる、プロジェクトステータスの週次レポート。
会議への招待状。日付、時刻、議題を変更するだけで、残りはテンプレートが作成してくれます。
FAQ への回答をテンプレートに標準化できますので、一貫した情報を即座に回答できます。

スニペットは、テンプレートと同様に機能します。スニペットはEメールに追加できる短いテキストであり、同じ段落を何度も入力する必要はありません。

もちろん、Eメールを手作りする必要がある場合もあります。ですが、今日のテクノロジーは、プロジェクトのコミュニケーション管理を次のレベルに引き上げてくれます。たとえば、大規模言語モデル (LLM) は、送信されたメッセージを理解して文脈を解釈し、プロンプトとして提供する複数のシンプルな目的に基づいて自然な応答を厳選してくれます。

これらのテクニックを最大限に活用する文化を築くことで、従業員は高いコミュニケーション能力を持つという評判を獲得できます。透明性と応答性の高さは、顧客満足度を左右する最も重要な部分の 1 つです。チームが疲弊することなく課題に取り組めるよう、Eメールのショートカットを活用しましょう。

5. クラウドベースのファイルストレージでコミュニケーション資料を整理する

ニュースレター、プレスリリース、社内記事、ポスター、チラシ、写真など、プロジェクトの存続期間中には幅広いコミュニケーション資料を作成することになります。少しの手間を掛けて予めこれらを適切に整理しておくと、急なアクセスが必要となったときに便利です。

これらの手順を実行すると、コミュニケーション資料の整理が簡単にできます。

コミュニケーション資料用のオンラインストレージドライブをクラウド上にセットアップする
各コミュニケーション資料をタイプ、作成日、再利用方法別にカタログ化する
必要に応じて適切なユーザーが資料にアクセスできるよう、ユーザー権限を設定する
ストレージ構造の構成についてチームに通知を行い、資料のアップロードや取得方法に関するガイドラインを提供する
Ｅメールテンプレートなどの資料を再利用およびリサイクルして、コンテンツ作成の時間を節約する

プロジェクトマネージャーは、タスクを作成する際に、タスクカードのリソースセクションに参考資料へのリンクを含めてください。こうすることで、プロジェクトの進行に合わせて一貫性と効率性を高めることができます。

6. コミュニケーションカレンダーを使用して、プロジェクト実施までの計画を立てる

プロジェクトを完了するために必要なタスクとマイルストーンを計画するのと同じように、すべての重要な発表とコミュニケーションの期限を記載したコミュニケーションカレンダーを作成してください。これらのチェックポイントを時間通りに通過することは、プロジェクトの進捗状況の公的証拠となるため、関係者の間に大きな信頼感をもたらします。

幸いなことに、コミュニケーションカレンダーの作成は、最も簡単に実行できるプロジェクト管理手法の 1 つです。ニュースレター、重要な電話会議、製品のリリースなどの主要なイベントごとに、締め切りから始めて逆方向に進みます。目標を達成するにはどのような手順を踏む必要があるかを自問し、予期せぬ状況に備えて時間に少し余裕を持たせてください。

ガントチャートや他のプロジェクト管理視覚化ツールを使用していても使用していなくても、最も重要なタスクに優先順位を付け、必要に応じて残りのタスクのスケジュールを調整することが重要です。チームが優先順位を正確に保つことができるよう、コミュニケーションイベントに向けたタスク毎に、日付、サブタスク、リソース、自動リマインダーを設定してください。

7. 専任の会議プランナーと効率的に会議をスケジュールする

プロジェクトマネージャーの頭をよぎる重要な疑問のひとつは、「チームメンバーが異なる場所で作業をする場合、プロジェクトチームとしてどのようにコミュニケーションをとるべきか?」というものです。

まず第一に、チームのコミュニケーションは、便利で予測可能である必要があります。国際色に富むチームの場合は、勤務時間外の会議は避けましょう。利便性が考慮された最先端のオンライン会議プランナーは、さまざまなタイムゾーンを入力できる機能を備えていますので、全員がオンラインになっている最適な時間帯を見つけることができます。会議を予測可能にするということは、チームメンバーを驚かせることを避け、彼らが会議に向けて準備をする時間を確保できるよう、十分前もってスケジュールを立てることを意味します。

カレンダーを自動化すると、毎日のスタンドアップや 2 週間毎のレビューなどの定期的な会議を瞬時にスケジュールできるようになります。チームがすぐに会議に参加できるよう、会議の招待状には必要な情報をすべて記載し、カスタマイズ可能なリマインダーを設定してください。

最後に、効果的なチーム構築とは、会議戦略に関するフィードバックをオープンに受け入れることを意味します。チームメンバーが不便さを感じたり、時間を無駄にしていると感じると、信頼感が失われ、円滑なコミュニケーションが崩れてしまうおそれがあります。ですので、必要に応じて会議の時間をローテーションしたり、特定の会議がすべての参加者にとって必要かどうかを検討するなど、臨機応変に対応してください。

8. CRM をセグメント化してメーリングリストを合理化する

プロジェクトのコミュニケーションを微調整して、人々に関連性のある情報のみを提供することは、情報過多の現代におけるプロジェクトマネージャーの大切な仕事です。これを行うための最良の方法の 1 つは、データベースをセグメント化して効率的にＥメールを送信できる、強力な顧客関係管理システム (CRM) を装備することです。

まずは、連絡する必要がある主なメーリングリストを特定しましょう。その際には、次のカテゴリーを参考にしてください。

すべての利害関係者
クライアント（顧客）
投資家
営業チーム
オペレーション

主要な進捗状況の発表をすべての関係者に発信する一方で、プロジェクトの宣伝としてマーケティング資料をクライアントに送信しましょう。こうすると、情報の機密性を保ちながら各個人のＥメール受信ボックスの負担を軽減できますので、プロジェクトのコミュニケーション管理に効果的です。また、チームは自分達の仕事量が尊重されていることを感じ、信頼感と尊敬が生まれますので、チームの団結力がより一層強固になります。

9. コミュニケーションスタイルをさまざまなオーディエンスに合わせて適応させる

上の章では、強固なチームを結成して結果を出すための難解で戦略的な方法をご紹介いたしました。この章では、話している相手に応じてコミュニケーションスタイルを調整するという、より主観的且つ重要な作業について見ていきます。

このフェーズでは、各チームメンバーだけでなく、他のプロジェクト参加者について理解することが大切です。彼らのコミュニケーションの好み、プロジェクトにおける役割、期待を知ることは、メッセージの有効性に大きな影響を与え、チームの強化に役立ちます。

たとえば、建設的な批判を積極的に受け入れ、問題を迅速かつ効果的に解決するために対面での短い会議を好む、熱心な営業担当者がいるとします。一方で、面と向かって意見を対立させることを嫌い、自分が必要としている事柄について穏やかに説明することを好む繊細な人もいます。

一人一人の問題を解決するのに、経験豊富な心理学者である必要はありません。大切なのは、チームをより深く理解することです。あなたが気にかけていることを示すことで、人々は「自分の意見を聞いてくれている」「自分は大切にされている」と感じることができ、問題の半分は解決します。このときに得た情報を基に、相手に合わせて自分の声のトーンを適応させ、問題や誤解が生じるリスクを減らすことは、プロジェクトにおける、より個人的なコミュニケーション戦略のひとつです。

10. 間違いから学び、今後の改善を図る

この章では、コミュニケーションの失敗から回復する方法と、継続的な改善を行うための戦略をご紹介いたします。ポリシーとワークフローが整備されていても、プロジェクトのコミュニケーション・アプローチが確立されることはありません。コミュニケーション・アプローチには常に改善の余地があるためです。ですので、自分のスタイルを適応させ、新しいベストプラクティスに取り組む準備を常に整えておく必要があります。

プロジェクトのコミュニケーションを改善するためには、次の要素に留意してください。

提案を歓迎する文化を作ってください。チームメンバー間のコミュニケーションの問題は、マネージャ―の視界に入りにくいものです。ですので、潜在的な改善点がある場合には積極的に耳を傾けたいという姿勢を明確にしてください。
CRM 分析を使用して、応答時間やさまざまなコミュニケーションチャネルの効果などの KPI を監視してください。
レビューワークフローを作成し、チームとのプロジェクトのコミュニケーション計画の定期的な分析を行ってください。
変更を実装したら、A/B テストを通じて変更の成功を注意深く監視し、その影響を確認してください。

継続的な改善を意識すると、現在のプロジェクトにおけるコミュニケーションを改善できるだけでなく、組織内のコミュニケーションの長期的な改善にも繋がります。