モバイルタスク管理ソフトウェアの持つ7つのメリット

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Bitrix24チーム

2023年2月16日

最終更新日:2023年2月17日

モバイルタスク管理ソフトウェアの持つ7つのメリット

この記事の内容：

プロジェクト全体の作成や管理が思いのままにできます
ToDoリストをいつでも手元で確認できます
スマートな方法でリアルタイムにやりとりできます
仕事に臨機応変に対応できます（合理的な範囲内で）
管理者を減らして結果をスピードアップできます
自分にとって使いやすいデバイスでより効率的に作業できます
チームメンバーや参加者全員がひとつのプラットフォームで集結できます

FAQ

プロジェクト管理に携わったことのある人なら誰でも、適切なアプリを使うことの重要性を理解していると思います。では、モバイルタスク管理ソフトウェアを使うことで、デスクから解放されてさらに一歩前進できることはご存じですか？

そうです。たったひとつのスマホアプリで、最初から最後までタスクを完遂できるのです。一日中デスクに張り付いている必要は、もうありません。スマホアプリを使えば、クライアントに会うまでの空き時間でも、旅行中でも、片手で仕事をこなすことができます。

この記事では、高品質なモバイルタスク管理ソフトで使える最新機能について詳しくご紹介すると共に、それらを使ってビジネスを改善する方法をご説明いたします。モバイルタスク管理を活用すると、収益を増やすだけでなく、オフィス内外のストレスを軽減できます。モバイルタスク管理を導入すると、合理化された作業環境を構築してすべての人に利益をもたらすことができます。

１．プロジェクト全体の作成や管理が思いのままにできます

タスク管理ソフトウェアの主な目的は、タスクを作成することです。モバイルアプリでプロジェクトを実行していた人は数年前にもいましたが、当時のモバイルアプリでタスクを作成するにはメリットよりもデメリットが多く、タスク作成機能はあまり使われていませんでした。

ですが、最新のモバイルタスク管理システムでは、デスクトップバージョンと同じレベルでプロジェクトをセットアップできます。スマートフォンが主要なデバイスとして多くの人々に使用されるようになるにつれ、テクノロジーも需要に追いつき、現在はタスクの作成、進捗の監視、メッセージや通知への応答をスマートフォンで出来るようになりました。

最新のモバイルタスク管理アプリは直観的に使えます。デスクトップバージョンのプロジェクト管理ソフトウェアとほぼ同じですので、使い慣れるまでに時間は掛かりません。ドラッグ＆ドロップ機能を使って簡単にプロジェクトをマッピングし、細部をズームインしたり、全体像をズームアウトしたりできます。

優秀なモバイルタスク管理アプリは、デスクトップバージョンと同等の機能を備えています。ラップトップのバッテリーが切れても、朝の通勤中でも、ストレスフリーに生産性をキープできます。

２．ToDoリストをいつでも手元で確認できます

モバイル技術は日々進化を遂げています。それに伴い、その使用法も劇的に変化し続けています。かつて、携帯電話は通話専用の機械でした。

ですが、現在携帯電話はあらゆる物事を便利に保つ為の機器となりました。モバイルタスク管理ソフトウェアは、テクノロジーの発展に伴い、便利さが追求されるようになったことを象徴する好例です。デスクトップビューでプロジェクトの概要を表示することに慣れているマネージャーでさえ、ToDoリストをスマートフォンで表示するようになる日はそう遠くありません。

そしてそれは、あなたにも言えることです。ラップトップを開いてログインし、ブラウザを起動するよりもお手軽で、メモ等の紙切れのように紛失の心配もありません。

優秀なモバイルタスク管理システムには、ToDoリストに色々な機能が付いています。タスクを「完了」としてマークするのが好きな人にとって、チェックリストはおすすめです。チェックリストはデザインがシンプルで使いやすく、やるべきことの優先順位を頭の中にキープしながら、予定通りにタスクを進めることができます。こうすることで1日の充実感が得られ、満足した状態で帰宅できます。

３．スマートな方法でリアルタイムにやりとりできます

これまでは、個々のタスクを管理する際に役立つアクションを説明してきました。これらのアクションを確実にこなす為には、チームワークが欠かせません。そして、チームワークには迅速で明確なコミュニケーションが必要です。

優秀なモバイルタスク管理アプリを導入すると、密接に関わりのある２つの問題が解決されます。まず、タスクに関連する通信をすべてタスクカードに転送することで、担当者のEメール受信ボックスがすっきりします。こうすることで、どのような更新が行われたかを理解する為にEメールを読む手間とストレスをなくせます。モバイルアプリでタスクを管理すると、長々としたメールを使うことなく締め切りを素早く変更し、タスクカードのコンテキストで指示を更新できます。

ですが、モバイルタスク管理アプリがその真価を発揮したのは、リアルタイム通知機能でした。タスクで何らかの更新が行われると、その旨がスマートフォンに直接届きますので、常に最新の状況を把握できます。

その完璧な働きぶりは、まるで秘書のようです。受け取る通知の種類を選ぶこともできます。たとえばタスクを追跡する際には、チームメンバー間でやりとりされるメッセージをすべて確認する必要はありませんが、メンション（助けを求める声や、タスクの完了など）がなされた際には、通知を受け取るように設定できます。

４．臨機応変に仕事に対応できます（合理的な範囲内で）

「柔軟な労働条件」という考え方は、世界中のマーケティング部門で好まれています。では、それは実際には何を意味するのでしょうか？

仕事における「柔軟性」は、一歩間違うとマイクロマネジメントに陥る危険があります。マイクロマネジメントはチームにプレッシャーとストレスを与え、労働環境の悪化を招きます。ですので、適切な「柔軟性」を保つ為の境界を予め設定しておきましょう。こうすれば、モバイルタスク管理がマイクロマネジメントに陥ることなく、チームは伸び伸びと仕事に励むことができます。

たとえば、通勤中にモバイルタスク管理を行うことを条件に、出勤時間が30分程遅れることを許可するのは良いアイデアです。こうすると、従業員はラッシュアワーを避けて通勤できますし、通勤中にカレンダーでその日のタスクの計画を立て、オフィスに到着したらすぐに仕事を始めることができます。

こうした「柔軟性」は、オフィスでも有効です。勤務時間中ずっと100％の力を最大限に発揮できる人はいません。人間である以上、少し外を散歩したり、給湯室に行ったりする息抜きが必要です。

管理者によるタスクの追跡は、周囲の空気が新鮮なときに行われるのが理想的です。デスクに座ってパソコン画面に張り付くのではなく、外に出てスマートフォンを手に取り、より静かな環境でプロジェクトの進捗を監視しましょう。

５．管理者を減らして結果をスピードアップできます

モバイル管理が作業効率を大幅に改善するという事実は、優秀なマネージャーなら誰もが知っています。モバイル管理を行うと、反復的で時間を要するタスクを削減し、戦略的計画と顧客中心の対話にフォーカスできるのです。

タスク管理アプリを選択する際には、何を自動化できるかを確認してください。たとえば、新規リードをチームに自動割り当て出来る機能があれば、作業を大幅にスピードアップできます。複数の種類の連絡先を担当者に送信すると効率的です。担当分がチームで均等になるよう、１つずつ割り当てることもできます。

もちろん、自動化は単にタスクを割り当てるだけではありません。少しの知恵と前向きな計画と共に、オートマトンを使ってワークフローを作成できます。そう、依存関係の出番です。依存関係とは、２つのタスクを結び付け、1つ目のタスクが完了したら次のタスクがすぐに割り当てられる仕組みです。これで、チームはスピーディーに仕事をこなせます。タスクの更新は通知されますので、依存関係の設定が済んだら、管理者はスマートフォンが鳴ったり震えたりするのを待つだけです。

自動化を賢く使うと、待機時間などの無駄をなくし、チーム全員がタスクに集中できます。また、管理者が介入しなくてもタスクの割り当てや更新が出来ますので、チームメンバー全員が常に顔を揃えていなくてもよくなります。

６．自分にとって使いやすいデバイスでより効率的に作業できます

使用するツールに精通していると、多忙を極めるプロジェクトでも迅速に行動できます。多くの人々にとってもはや身体の一部と化しているスマートフォンに直接タスクの通知を送信すれば、タスクをスピードアップできます。

人間が最高のパフォーマンスを発揮できるのは、快適な環境下にあるときです。スマートフォンは、まさにそれに当てはまります。昔は授業中の携帯電話の使用が禁止されている学校が多かったですが、最近の授業ではスマートフォンを学習ツールとして使う試みが増えてきています。

職場のチームにも同じことが適用できます。殆どの人が日常生活の一部としてスマートフォンを使用していますので、その使い方を熟知していますし、必要な際には素早く対応できます。アプリの切り替えを例に考えてみましょう。カンバンを閉じて、ビデオ通話を開き、通話の設定を正しく行う－これらの作業を馴染の薄いパソコンで行おうとすると、思いのほか手間取る可能性があります。いっぽう、こうした作業が日常的に行われているスマートフォンでは、ぱぱっと素早く操作が完了します。

プロジェクトの過程において、チームで必要なときにはいつでもモバイルタスク管理を使えるようにしておくと、驚くほど多くの時間を短縮できます。

７．チームメンバーや参加者全員がひとつのプラットフォームで集結できます

参加者の多いプロジェクトを実行する際には、全員が同じプログラムを各自のパソコンにダウンロードしようとするのはやめましょう。膨大な時間が無駄になります。更新されたオペレーティングシステムを持っていない人や、ソフトウェアをインストールする権限を持っていない人がいるなどし、基本的なことを整理しているうちに、次から次へとタスクの締め切りを逃すことになりかねません。

技術的な問題で足止めを喰らったことがある人は、それがいかにストレスフルかお分かりだと思います。こうした問題を回避し、重要な事柄にすぐに着手できるよう、モバイル接続に切り替えましょう。

iOSとAndroidを使えば、チームの皆ですぐに作業を開始できます。最初のミーティングで、モバイルタスク管理を皆でダウンロードしましょう。30秒もすれば、チームの全員がオンラインになります。

タスクを好きなように編集できる完全なアクセス許可をクライアントに付与することは、一見問題かもしれません。ですが、タスク毎にアクセス権をカスタマイズできれば問題ありません。たとえば、制作チームには編集アクセス権を、クライアントと専門家には提案モードを、最終的な承認を行う人には表示モード、とニーズに応じてアクセス権を付与します。