手頃なCRMの選び方｜CRMコストを抑える5つのポイント

CRMを選ぶとき、最初に気になるのは料金ではないでしょうか。

無料プランのあるCRMや、月額料金を抑えたサービスも増えています。しかし、本当にコストパフォーマンスの高いCRMを選ぶには、表示されている月額料金だけを比較するだけでは十分ではありません。

初期設定、カスタマイズ、外部サービスとの連携、データ容量、ユーザー数、将来のアップグレードなどを含めて考えると、「最初は安かったCRM」が数年後には想定以上のコストになることもあります。

Bitrix24は現在、世界1500万以上の組織で利用されています。無料プランではユーザー数無制限で利用でき、CRMだけでなく、タスク、コミュニケーション、ファイル共有などの基本的なビジネスツールも同じ環境で利用できます。

この記事では、できるだけ無駄なコストをかけずにCRMを導入・運用するために確認しておきたい5つのポイントを紹介します。

1. CRMの導入コストを「総額」で考える

CRMの価格を比較するとき、多くの人が最初に確認するのはライセンス料金や月額料金です。

しかし、実際のCRM導入にかかるコストは、それだけではありません。

CRMの総コストは、次のように考えることができます。

CRMの総コスト ＝ ライセンス料金 ＋ 初期設定・導入費用 ＋ カスタマイズ費用 ＋ 連携費用 ＋ 運用・保守費用

たとえば、オープンソースのCRMにはライセンス料金が無料のものもあります。しかし、自社で運用する場合は、サーバーやホスティング、バックアップ、セキュリティ、アップデート、保守などを自社で用意する必要があります。

さらに、自社だけでは設定やカスタマイズが難しい場合には、開発者や外部パートナーへの依頼費用も発生します。

つまり、「ライセンスが無料だから最も安い」とは限りません。

クラウドCRMの場合も同様です。月額料金が低くても、導入支援やカスタマイズ、必要な機能の追加によって総コストが大きくなる場合があります。

CRMを比較するときは、月額料金だけでなく、導入から運用までを含めた総所有コスト（TCO）を見ることが重要です。

2. CRMだけでなく、周辺ツールを含めたコストを確認する

CRMを導入すると、顧客情報を保存するだけで終わることはほとんどありません。

実際の営業やマーケティングでは、次のような機能も必要になります。

• メールマーケティング
• 電話やコンタクトセンター
• Webフォーム
• ライブチャット
• 請求書
• タスク管理
• プロジェクト管理
• ファイル共有
• レポートや分析

CRMとは別に、メール配信、チャット、タスク管理、電話などのサービスをそれぞれ契約すると、1つひとつの料金はそれほど高くなくても、合計すると大きな負担になることがあります。

さらに、それぞれのツール間でデータを連携するために別のサービスが必要になったり、設定やメンテナンスの手間が増えたりすることもあります。

もちろん、専門性の高いツールを組み合わせる方が適している企業もあります。重要なのは、CRM単体の料金だけを見るのではなく、実際に仕事をするために必要なツール全体のコストを確認することです。

Bitrix24では、CRMに加えて、マーケティング、コンタクトセンター、タスクとプロジェクト、チャット、ビデオ会議、ファイル共有などを同じワークスペースで利用できます。

複数のサービスを導入して連携させる代わりに、必要な機能を1つの環境にまとめることも、CRMコストを抑える方法のひとつです。

3. ストレージやデータ件数などの「上限」を確認する

CRMの料金表を見るときは、「何が使えるか」だけでなく、どこまで使えるかにも注目しましょう。

低価格のプランでも必要な機能が一通りそろっているように見えて、実際にはストレージやユーザー数、データ件数などに制限が設定されている場合があります。

特に確認しておきたいのは、次のような項目です。

• 利用できるユーザー数
• ファイルストレージ容量
• CRMに保存できるデータやレコードの上限
• 販売パイプラインの数
• メール送信数
• 自動化ルールやトリガーの利用条件
• カスタムフィールドの数
• APIの利用制限
• レポートや分析機能

すべての制限が悪いわけではありません。

たとえば、メール送信数に上限を設けることは、システム負荷やスパム利用を防ぐという点でも合理的です。

一方で、事業が成長するとすぐに上限へ到達し、そのたびに上位プランへの変更や追加料金が必要になる仕組みでは、長期的なコストが想定以上に膨らむ可能性があります。

CRMを選ぶときは、現在のデータ量だけでなく、1〜3年後に顧客数や従業員数が増えた場合も想定して料金表を確認してみましょう。

すでにCRMを使っている企業なら、顧客数やCRMユーザー数の増加率と、CRMに支払っている費用の変化を比較するのもひとつの方法です。

事業規模の伸びに対してCRMコストが不釣り合いに増えているのであれば、現在のプランやサービスを見直すタイミングかもしれません。

本当に手頃なCRMとは、導入時だけ安いCRMではなく、事業が成長してもコストを予測しやすいCRMです。

4. 本格的なCRMが本当に必要かを見極める

「安いCRM」を探す前に、そもそも今の自社に本格的なCRMが必要なのかを考えることも大切です。

CRMに求めるものは企業によって大きく異なります。

顧客数がまだ少なく、必要なのが連絡先と簡単な進捗管理だけであれば、スプレッドシートなどのシンプルなツールで十分な場合もあります。

CRMを導入すること自体が目的になってしまうと、使わない機能のために料金を払い、入力や管理の手間だけが増える可能性があります。

まずは、CRMを何のために使いたいのかを整理しましょう。

• 営業担当者の進捗を把握したい
• リードや取引を一元管理したい
• フォローアップの漏れを防ぎたい
• マーケティング施策を管理したい
• 顧客対応の履歴を残したい
• 営業プロセスを自動化したい
• 売上や販売パイプラインを分析したい

こうしたニーズが増えてくると、スプレッドシートや単純な連絡先管理だけでは対応しにくくなります。

特に複数の担当者が同じ顧客情報を扱うようになった場合や、営業プロセスを標準化したい場合には、CRMを導入するメリットが大きくなります。

反対に、必要な機能が非常に限定されているのであれば、最初から高機能なCRMを導入する必要はありません。

「CRMを導入すること」ではなく、現在の業務上の課題を最も低いコストで解決することを基準に選びましょう。

5. 「一番安いCRM」が最も低コストとは限らない

CRM選びで注意したい最後のポイントは、最初の料金だけで判断しないことです。

必要最低限の機能しかない安価なCRMは、導入当初には十分に見えるかもしれません。

しかし、事業が成長すると、

• ユーザーを増やしたい
• 複数の販売パイプラインを使いたい
• 営業プロセスを自動化したい
• 詳細なレポートを作りたい
• マーケティングや顧客対応もCRMと連携したい

といった新しいニーズが生まれます。

現在のCRMがそれらに対応できなければ、別のシステムへの移行が必要になります。

CRMの移行には、単にデータを移すだけではなく、新しい環境の設定、データ整理、ワークフローや自動化の再構築、ユーザー教育などの作業が発生します。

そのため、導入時に少し料金を節約できても、数年後の移行コストを含めると結果的に高くなる場合があります。

「安い」と「シンプル」は同じ意味ではありません。

低価格でも幅広い機能を利用できるCRMもあれば、比較的高価でも必要な機能が別料金になっているCRMもあります。

まずCRMに使える予算を決め、その範囲で現在必要な機能だけでなく、将来必要になりそうな機能まで確認しておくことをおすすめします。

3年後に営業担当者が増えたらどうなるか、顧客データが数倍になったらどうなるか、自動化やマーケティング機能が必要になったらどうなるか、といった視点で考えると、長期的に使いやすいCRMを選びやすくなります。

手頃なCRMは「価格」ではなく「長期的なコスト」で選ぼう

CRMのコストを抑えるために大切なのは、単純に最も安いサービスを探すことではありません。

ライセンス料金だけでなく、導入、カスタマイズ、外部ツール、ストレージ、ユーザー数、将来のアップグレードや移行まで含めて考える必要があります。

CRMを比較するときは、次の5つを確認してみましょう。

1. 導入・運用を含めた総コストはいくらか
2. 周辺ツールを別途契約する必要があるか
3. ストレージやデータ、ユーザー数などの上限は妥当か
4. 現在、本格的なCRMが本当に必要か
5. 事業が成長してもそのCRMを使い続けられるか

Bitrix24では、無料プランでユーザー数無制限、5GBのクラウドストレージを利用できます。また、CRMに加えて、タスクとプロジェクト、チャット、ビデオ通話、ファイル共有などの基本ツールを1つのワークスペースにまとめることができます。

有料プランもユーザー1人ごとに課金する方式ではなく、各プランに設定されたユーザー数の範囲内で固定料金となっています。

CRMを導入する際は、「今日いくら払うか」だけではなく、事業が成長したときにも無理なく使い続けられるかまで考えて選びましょう。