プロジェクト管理ソフトに必要な15の機能｜選ぶ前に確認したいポイント

プロジェクト管理ソフトは、機能が多ければよいというものではありません。

タスクや期限を管理できることはもちろん、チーム内の情報共有、作業時間の把握、定型業務の自動化、進捗の分析まで、自社の仕事の進め方に合った機能がそろっているかが選定のポイントになります。

ここでは、プロジェクト管理ソフトを比較するときに確認したい15の機能を、4つのテーマに分けて紹介します。

• 場所を問わず安全に使える環境
• タスクを確実に進めるための管理機能
• チーム連携とプロジェクトの可視化
• 自動化・分析・他の業務ツールとの連携

場所を問わず使える管理環境

1. クラウドからアクセスできる

オフィス、自宅、出張先など、場所が変わっても同じプロジェクト情報にアクセスできることは、現在のプロジェクト管理では基本的な条件です。

タスクの進捗や更新内容をリアルタイムで共有できれば、勤務場所が異なるメンバー同士でも認識をそろえやすくなります。

特にリモートワークやハイブリッドワークを取り入れている企業では、場所に左右されず業務を続けられる環境が欠かせません。

2. PCとモバイルの両方で使える

プロジェクトの確認や更新は、必ずしもPCの前で行うとは限りません。

スマートフォンからタスクを確認したり、コメントへ返信したり、期限変更の通知を受け取ったりできれば、外出中でも必要な対応を進められます。

導入時にはWeb版だけでなく、モバイルアプリで主要な操作をどこまで行えるかも確認しておくと安心です。

3. ユーザーとアクセス権限を管理できる

プロジェクトには、担当者やマネージャーだけでなく、他部署、クライアント、外部パートナーなどが参加する場合があります。

情報を安全に共有するには、役割に応じて閲覧・編集できる範囲を設定できるアクセス権限が必要です。

あわせて確認したいのが、メンバーが増えたときの料金体系です。ユーザー追加のたびに費用が増えるサービスもあるため、現在の人数だけで判断すると将来のコストを見誤る可能性があります。

Bitrix24のFreeプランではユーザーを無制限で追加できます。有料プランも組織単位の定額制なので、チーム拡大を想定する場合はユーザー数と料金プランをあわせて確認してみてください。

4. ファイルを一元管理できる

企画書、画像、契約書、スプレッドシートなど、プロジェクトでは多くのファイルを扱います。

資料がメールや個人のPCに分散していると、最新版がわからなくなったり、必要なファイルを探すだけで時間がかかったりします。

クラウドファイルストレージとオンラインドキュメントをプロジェクト管理と同じ環境で利用できれば、関連資料をタスクやチームと結びつけて管理しやすくなります。

容量だけでなく、共同編集やアクセス権限、バージョン管理の有無もチェックしておきたいポイントです。

タスクを確実に進めるための機能

5. タスクに必要な情報をまとめられる

タスク名だけでは、担当者によって作業内容の解釈が変わってしまうことがあります。

説明、期限、優先順位、チェックリスト、サブタスク、添付ファイルなどを1か所にまとめられれば、タスクを開いた時点で必要な情報を把握できます。

「何をするのか」「誰が担当するのか」「いつまでに、どの状態まで仕上げるのか」が明確になっていることが、スムーズな進行につながります。

6. 担当者と役割を明確にできる

各タスクには、責任を持って進める担当者を明確に設定できることが大切です。

作成者、担当者、参加者、確認するメンバーなど、役割を分けられると、誰がどこまで対応するのかも把握しやすくなります。

コメントや期限変更、メンションなどを関係者へ通知できれば、更新を見落として作業が止まるリスクも抑えられます。

7. テンプレートと定期タスクを活用できる

同じ手順を繰り返す業務は、毎回ゼロからタスクを作る必要はありません。

たとえばコンテンツ制作なら、

企画 → 原稿作成 → デザイン → 確認 → 承認 → 公開

という一連の流れをテンプレート化できます。

週次レポートや月次チェックのように決まった周期で発生する業務には、定期タスクも有効です。登録そのものを自動化することで、作成漏れを防ぎやすくなります。

8. 作業時間を記録できる

時間追跡は、勤務時間を確認するためだけの機能ではありません。

似たタスクに実際どれくらい時間がかかったのかを蓄積していくと、次回以降のスケジュールや工数をより現実的に見積もれるようになります。

誰かに仕事が集中していないか、想定以上に時間がかかっている工程はないかといった確認にも役立ちます。

Bitrix24のタスクとプロジェクトでは、タスクの時間追跡に加えて、作業負荷や進捗も同じ環境で確認できます。

9. カレンダーで期限と予定を把握できる

タスクの期限、会議、イベントを別々の場所で管理していると、予定の重複や確認漏れが起こりやすくなります。

カレンダー上で期限とチームの予定をまとめて確認できれば、プロジェクト全体のスケジュールも把握しやすくなります。

Bitrix24では、共有カレンダーとタスクを組み合わせて予定を管理できます。

リマインダーや定期タスクも活用すれば、担当者への個別確認を減らしながら期限を管理できます。

10. 定型業務を自動化できる

プロジェクトの中には、条件や手順が決まっている作業が数多くあります。

• タスク完了後に次の担当者へ割り当てる
• ステータス変更時に関係者へ通知する
• 期限が近づいたタスクのリマインダーを送る
• 条件に応じて新しいタスクを作成する

こうした定型処理を自動化すれば、担当者が毎回手作業で対応する必要がなくなり、確認漏れも減らせます。

Bitrix24では、自動化ルールとトリガーを使って、タスクの作成、担当者やステータスの変更、通知などを自動化できます。

AIを使ったタスク説明やチェックリストの作成、内容の要約にも対応しており、タスクを準備・整理する作業そのものを効率化できます。

チーム連携とプロジェクトの可視化

11. チャットやビデオ会議を同じ環境で使える

プロジェクトが進むほど、タスクそのものと同じくらい「どこで何を話したか」が重要になります。

タスクのコメントに加えて、チャットやビデオ通話・オンライン会議を同じ環境から利用できれば、相談のために別のツールへ移動する手間を減らせます。

会話とタスクの履歴がまとまっていると、後から経緯を確認する際にも便利です。

12. かんばんやガントチャートで進捗を見える化できる

同じプロジェクトでも、確認したい内容によって適した表示方法は変わります。

かんばんは、「未着手」「進行中」「確認中」「完了」といったステージごとにタスクを並べ、現在の状況を直感的に確認するのに向いています。

一方、ガントチャートなら、開始日や期限、タスク同士の依存関係を時系列で把握できます。

Bitrix24では、リスト、かんばん、ガントチャート、カレンダー、スクラムなどを使い分けられるため、担当者とマネージャーで異なる見方をすることも可能です。

13. データをもとに改善できる

プロジェクトの振り返りを「忙しかった」「予定より遅れた」といった感覚だけで終わらせないためには、実績を確認できるデータが必要です。

たとえば、次のような情報が改善の手がかりになります。

• 完了したタスク数
• 期限を超過したタスク
• タスクごとの作業時間
• 担当者ごとの作業負荷
• プロジェクト全体の進捗

ボトルネックや作業の偏りを把握できれば、次回の計画や人員配置にも反映できます。

自動化・連携・将来の拡張性

14. 外部サービスと連携できる

すでにCRMやメール、ストレージ、カレンダーなどを利用している場合は、新しいプロジェクト管理ソフトと連携できるかも確認したいところです。

システム同士がつながっていなければ、同じ情報を何度も入力したり、サービス間でデータを移したりする作業が増えてしまいます。

APIやWebhookに対応しているサービスなら、自社の業務フローに合わせた連携も構築しやすくなります。

Bitrix24でも、APIと外部サービスとの統合を利用して、タスクやプロジェクトを既存のシステムと接続できます。

15. プロジェクト以外の業務もまとめて管理できる

外部サービスとの連携は便利ですが、必要な機能が最初から同じプラットフォームに含まれていれば、連携そのものが不要になる場合もあります。

タスク、チャット、オンライン会議、ファイル共有、カレンダー、CRMをそれぞれ別のサービスで管理すると、契約コストだけでなく、アカウント管理や情報を探す手間も増えていきます。

Bitrix24では、タスクとプロジェクトに加えて、CRM、チャット、ビデオ会議、カレンダー、オンラインドキュメントなどを1つのワークスペースで利用できます。

必要に応じて自動化やAIも組み合わせられるため、チームや業務の拡大に合わせて使い方を広げられます。

自社に合ったプロジェクト管理ソフトを選ぶには

今回紹介した15の機能すべてが、最初から必要とは限りません。

小規模なチームなら、タスク、担当者、期限、ファイル共有、コミュニケーションといった基本機能から始めても十分です。

プロジェクトやメンバーが増えてくると、自動化、時間追跡、アクセス権限、作業負荷の把握、分析などが効いてきます。

比較するときは、次の3つの視点で見ると整理しやすくなります。

• 今の課題を解決できるか：必要な機能がそろっているか
• チームが使い続けられるか：操作や情報共有が複雑すぎないか
• 将来も使えるか：人数やプロジェクトが増えても対応できるか

機能の数だけではなく、日々の仕事の流れに無理なく組み込めるかという視点で選ぶことが、長く使えるプロジェクト管理ソフトを見つける近道です。

よくある質問

プロジェクト管理ソフトとは？

プロジェクトに関するタスク、担当者、期限、ファイル、進捗などを一元管理するためのツールです。製品によっては、時間追跡、自動化、チャット、オンライン会議、レポートなども同じ環境で利用できます。

プロジェクト管理ソフトで特に確認したい機能は？

まずはタスク管理、担当者と期限の設定、ファイル共有、カレンダー、かんばんやガントチャートを確認するとよいでしょう。チームが大きくなるにつれて、アクセス権限、自動化、時間追跡、作業負荷管理、分析などの重要性も高まります。

AIはプロジェクト管理にどう活用できる？

タスクの説明やチェックリストの作成、内容の要約などにAIを活用できます。情報整理にかかる時間を減らし、担当者が判断や実作業に集中しやすくするのが主なメリットです。