各プロジェクト管理ソフトウェアに不可欠な機能

20 分で読めます

2022年11月7日

最終更新日:2023年1月17日

プロジェクト管理機能がたくさんある中、プロジェクト管理ソフトウェアに不可欠な機能を分かるのは重要です。

1.クラウドへのアクセス – リモートと伝統的なチームに最適

最初に、どこからでもあなたのプラットフォームにアクセスできるのは、プロジェクト管理ソフトウェアの基本機能の1つです。各ユーザーは、セキュリティを与える独自のログイン資格情報を持ち、毎日のようにオフィスへ通勤する必要がありません。これは、リモートチームと旅行チームにぴったりです。従業員は、リアルタイムでタスク管理ダッシュボードに飛び込み、いつでもどこでも作業できます

2.すべてのデバイスとのシームレスな互換性

リモートアクセスの他、どのデバイスでもアクセスできるのは重要なことです。全チームで使用可能なベストなプロジェクト管理ソリューションは、iOSおよびAndroidで無料で利用できます。購入する前に、無料トライアルで確認してください。

3.無制限ユーザーにカスタマイズ可能なアクセス

プロジェクト管理ソフトウェアの最も見落とされている機能の一つは、チームメンバー全員が一つのアカウントに一緒にログインできる機能です。アクセシビリティ機能を使用すると、重要なファイルへのアクセスを制限し、安全に保管できます。

あるツールは、ユーザーごとに課金されるため、規模の大きい会社になるとかなりの予算を必要とします。Bitrix24 のようなプラットフォームは、価格がユーザー単位ではなく、定額です。最初から無制限のユーザーを持つことで、今後の予算をより正確に予測できます。会社を成長させたいと願うなら、プロジェクト管理ソフトウェアは最適です。

4.十分なストレージ容量と共有可能なファイル

リモートアクセス点と同じように、プロジェクト管理ソリューションを使用する場合は、クラウドベースのストレージシステムが必要です。作成するほぼすべてのタスクにあたりドキュメントが必要であり、ファイルをすべて一箇所に保管できる場所は不可欠です。メンバー全員は、ログインしている場合、ドキュメントにアクセスでき、これで他人からドキュメントの安全を確保します。

一つには、ストレージスペースの容量を注意してください。あるプロジェクト管理ソリューションは、顧客のアップグレードを促すため、ごく微かスペースを提供します。

5.タスクカードの見える化 - タスクの見落としを防ぐ

タスクのやり方が分からない場合は、プロジェクトのためにたくさんのタスクを作成しても意味がありません。プロジェクト管理ソフトウェアの基本的な機能の1つは、タスクカードごとに幅広いフィールドです。すべてのフィールドを記入する必要はありません。記入した詳細が多ければ多いほど、チームには効率的です。

これは一体何のことだか分からなければ，SMARTゴールについて考えてみてください。SMARTとは、Specific（具体性）, Measurable（測定可能）, Achievable（達成可能）, Relevant（関連性）, Time-based（期限）の頭文字をとったものです。SMARTの法則を使えば、明確で達成可能、かつ意味のある目標を作成し、その達成に必要なモチベーション、行動計画、サポートを身につけることができます。

6.説明責任のための個人的なタスク

担当者を割り当てることができないツールを使ったことがあれば、この機能はどれほど重要かを知っています。タスクを作成すると、担当者、タスクの作成者、参加者、オブザーバーを把握する必要があります。これにより、説明責任の層が追加され、タスクはただクラウドで存在するのではなく、結局的に確実に終了されることが保証されます。

タスクにリンクされているメンバー全員は、すべての更新、締め切りの変更、メンションの通知を受け取ります。これで、あなたのチームはタスク内でやりとりすることができます

7.再利用可能なワークフロー

組織構造と管理の機能の他、タスクを終了させるプロジェクト管理ソフトウェアの機能を紹介します。

プロジェクトで利用できる最も実際的な機能の中、ワークフローがあげられます。関連する一連のタスクをまとめることで、ワークフローは特定の目標を達成するためにすべての可動部分を接続します。例えば、テキストの作成、画像のデザイン、そして広告のアイデアに対する管理者の承認を繋がることができます。

繰り返しタスクを使用すると、ワークフローを節約するためにプロジェクト管理ソフトウェアの機能を使用でき、後でボタンをクリックするだけですぐに作成できます。

8.正確な計画のための時間管理

時間の追跡を考えるとマイクロマネージャーの目は輝き、パフォーマンスの優れた尺度であると言えます。ただし、それがプロジェクト管理ソフトウェアの最上位機能の 1 つにしたい主な理由ではありません。

プロジェクト管理ソフトウェアのトップな機能の一つは、時間管理機能です。複雑なプロジェクトを整理している場合、予想タイミングを正確に把握することは困難ですね。そこでタイムトラッカーの出番です。

これらのタスクを繰り返しタイミングを合わせて平均を取ることで、確かなデータに基づいてプロジェクトを設定できます。そうすれば、あなたの将来の計画はますます正確になります。

9.スケジュールを管理するためのカレンダー

カレンダーが組み込まれていないプロジェクト管理アプリは、無用です。最初は、期限を保管する場所が必要です。チームが朝にカレンダーを開くと、優先度の高いタスクが前面と中央に表示されます。

すべての期限にリマインダー通知を追加することで、期限を一歩先に進めることができます。管理者として、ハンズオフアプローチを導入できます。各従業員を追跡するのではなく、カレンダーがそれを処理します。

最後に、ボタンをクリックするだけで、毎週、毎日繰り返す定期的なタスクを設定し、独自の繰り返し順序をカスタマイズすることもできます。

10. プロセスを合理化する自動化

自動化は、アルゴリズムを使用して日常的なタスクを高速化するプロジェクト管理ソフトウェアの一連の機能を示します。自動化は手作業のプロセスを自動化することで、どのチームもタスクを終了するのに大きく促進します。

自動化の一例は、タスクの割り当てです。ワークフローにあるタスクが終了になると、今度のタスクが割り当てられ、担当者が通知を受け取ります。同様に、同様に、新しいリードが作成されたとき、ワークフローを自動的に発動できます。

原則として、反復的および管理的なあらゆるものを自動化できるため、最高のプロジェクト管理ソフトウェア機能の１つになります。

11. あらゆる状況に対応できるコミュニケーションツール

コミュニケーションはビジネスのすべてであり、リモートチームにとってはなおさらです。さまざまな通信チャネルを統合するのではなく、プロジェクト管理ソフトウェアのネイティブ通信機能に注意してください。

ほとんどのツールでは、各タスクカード内にメッセージを残すことができます。ただし、最高のアプリを使用すると、他のさまざまなコミュニケーション機能にアクセスできます。最も実用的なのはインスタントメッセンジャーですが、ビデオ通話を使用すると、プロジェクト管理ソフトウェアから直接会議を開催できます。

すべてのコミュニケーションを 1 つの便利なツールにまとめることで、すべてのやり取りを追跡することなく追跡できます。

12. プロジェクトを明確にするための視覚化
人間にはさまざまな見方がありますが、プロジェクト管理システムも例外ではありません。
かんばんボードを提供するツールを探します。これらは、各個人がプロジェクトの進捗状況を 1 つの簡単なビューで確認できる、アジャイルチームを運営する最も効率的な方法の 1 つです。彼らは自分のタスクを簡単に確認できるだけでなく、全体像との関連でそれらを確認できるため、チームのモチベーションを維持するのに優れています。

ガントチャートは、タイミングと締め切りに重点を置いたもう 1 つの一般的な視覚化です。これらは、個々のタスクにかかる時間を計画し、有効に活用できるギャップを見つけたいプロジェクトマネージャーにとって夢のようなものです。

13. 評価および改善のための分析
分析がなければ、私たちはどこにいるでしょうか?おそらく、明確な焦点や進歩の証拠がないまま、漂流しています。彼らは、それを測定できなければ改善できないと言います。そのため、分析をプロジェクト管理ソフトウェアの機能の 1 つとして含めることで、有意義な方法でアプローチを改善できます。

最高のプラットフォームでは、分析は常にバックグラウンドで静かに実行されます。ジョブごとの所要時間、期限切れのタスクの量、ハードワークの結果として行われた取引などの指標を取得します。個人およびチームの KPI を測定するのに最適であり、将来の戦略を導くためにも使用できます。

14. 武器庫の他のツールとの統合

真新しいプロジェクト管理システムと既存のツールの間でデータベースをコピーアンドペーストしなければならないことほど悪いことはありません。
価値のあるプロジェクト管理ソフトウェアには、最も人気のある通信プラットフォームや CRM との統合が備わっています。新しい情報を引き出す必要があるたびにタブを切り替えることなく、両方のツールを 1 か所で最大限に活用できます。

ただし、統合はあらゆる種類のビジネスツールで依然として特別な位置を占めていますが、これから説明するように、統合プラットフォームはかなり冗長になるオールインワンプラットフォームに急速に取って代わられています。

15.他の多くの機能とのネイティブ統合

サードパーティの統合は優れていますが、すべてのツールを 1 か所にまとめられるのに、複数のツールにお金を払う必要はありません。 Bitrix24 のような先見の明のあるプラットフォームは、オールインワンシステムに関しては、本当にボートを押し出します。

CRM機能を使用して顧客に取り組むことができますが、人事情報システムを使用して雇用を自動化することもできます.私たちが言っているのは、これらのツールはプロジェクト管理ソフトウェアの本質的な機能を超えているということです.その結果、すべてのビジネスプロセスを 1 つのシンプルでありながら強力なアプリで実行できるため、デスクトップ (またはモバイルデバイス) がより洗練されたものになります。

このリストにあるプロジェクト管理ソフトウェアのすべての機能について聞いたことがなければ、もうおわかりでしょう! しかし悲しいことに、一部の大手企業は自動化と視覚化の点で市場に遅れをとっていませんが、万能のビジネスツールの作成に手を広げたことはないようです。

もちろん、それはBitrix24とは別です。 Bitrix24 は、タスク管理やコミュニケーションからマーケティング、Web 構築、人事まで、ビジネスのあらゆる分野で機能するように最初から設計されています。

アドオンも後付けも必要ありません。組織のすべてのニーズを満たす品質システムだけです。
今すぐ Bitrix24 にサインアップして、自分で試してみてください。