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テレワークの従業員を監視する為の8つの方法

テレワークの従業員を監視する為の8つの方法
Bitrix24チーム
2022年11月17日
最終更新日:2022年11月18日
リモートオフィスでは、通常のオフィスと同様にチームの生産性に目を配ることが難しいです。リモートチームやハイブリッドチームをきちんと機能させるには、自宅で作業をする従業員を監視することが大切です。そして、その為のツールや戦略があります。その際には、マイクロマネジメントに陥らないように気を付けてください。マイクロマネジメントは、従業員のモチベーションも売上も低下させてしまいます。 この記事では、自宅で作業をする従業員を(威圧することなく)監視する為の効果的な8つの方法をご紹介いたします。雇用主監視ソフトウェアと、公正且つ合理的な監視を企業文化の一部にする為に必要となる、人間的な戦略についてご説明いたします。

FAQs


自宅で作業をする従業員を監視しなければならない理由とは?

職場で従業員を監視するということは、従業員が目標を達成できているかどうかを確認するだけではありません。その他にも確認できることは・・・ • チーム間で仕事が均等に分配されているか • 仕事を完了する為の時間が十分にある人に仕事が割り当てられているか • 問題の認識、チームの士気の高さ • ワークフロー内で作業の妨げとなっているもの • やる気のないチームメンバーの鼓舞

自宅で仕事をする従業員を監視する方法とは?

テレワーカーを監視するには、ソフト戦略とハード戦略が複数あります。たとえば・・・ • ビデオ通話による抜き打ちチェック • 従業員のコンピューター アクティビティの監視 • 時間と生産性の指標の監視 • 期限が近づくと自動アラートを受信する • Webサイトのブラックリストの作成

追跡できる従業員のコンピューター活動とは?

リモートの従業員を監視するテクノロジーを使うと、次を始めとする色々な活動を監視できます。 • Eメールやプライベートメッセージのやりとり • コンピューターカメラによるバックグラウンド オーディオ/ビジュアル • キーボードとマウスの追跡 • インターネットブラウザの履歴

追跡されていることを従業員に知らせるべきか?

従業員に何も知らせずに彼らの行動を追跡することは、多くの法的機関により許可されています。ですがそれは、チームに不信感やプレッシャーを与えたり、やる気の低下や創造性の欠如を招きます。ですので、ビジネスに必要なものだけを追跡し、それについてオープンにするのがおすすめです。

在宅監視ツールで出来る仕事や作業とは?

• プロジェクト管理ツール • 時間追跡ソフトウェア • 生産性レポートツール • ワークフローの自動化 • ブラウザモニター

1. プロジェクト管理アプリを使ってチームの作業を整理する

従業員のタスクを正確に把握していれば、在宅勤務の従業員を監視するのはとても簡単です。従業員たちの作業を毎秒更新して監視する必要はありませんが、マネージャーとしての負担やチームのストレスを軽減する為に、テクノロジーを賢く使用するのがおすすめです。 プロジェクト管理ツールは、これに特化しています。指定された責任者とタスクの関係者全員にタスクを割り当てられます。自分に期待されていることが明確化されますので、自信を持って誰かのパフォーマンスに疑問を呈したり、或いは称賛したりできます。 ガントチャートは、チームの士気を低下させずにチームを率いたいマネージャーにとってお気に入りのツールです。各従業員が担う全てのタスクの長さをカスタム可能なカレンダーに表示することで、雇用主向け監視ソフトウェアとして機能します。ガントチャートを使うと、ひとりの担当者に過負荷を掛けて別の担当者が手隙になることを避け、1日分の作業を確実に割り当てることができます。その際には、メールの処理などプロジェクトの一部ではなく、時間のかかるタスクを見逃さないようにしてください。 各チームメンバーの1日を計画したら、情報に基づいたコメントや質問を確認できます。タスクの所要時間の見積もりが正確であれば、各個人のタスクがどのように進捗すべきかが明確になります。1対1の簡単なチェックインで、チームが最新の状態であるか、遅れが生じているかを把握してください。

2. 時間追跡ソフトウェアを使ってチームメンバーがどのように時間を過ごしているかを把握する

優秀なプロジェクト管理ツールには、時間追跡ツールが備わっています。時間追跡ツールを使うと、従業員がタスクを開始した際に開始し、従業員がタスクを完了した際に終了するよう、ビルドインのタイマーを設定できます。時間追跡ツールが現在使用中の他のアプリと統合されていると、すぐに使えるデータとパフォーマンスレポートを自動的に得られます。 時間追跡ソフトウェアの主な利点は、各チームメンバーが彼らの時間をどう過ごしているかを1日を通して把握できることです。昼食や休憩以外でアクティブではない時間があれば、調査を行う必要があります。また、タイムトラッカーは、タスクを完了する為の具体的なフレームワークを作成しますので、チームのモチベーションを向上する効果があります。与えられた時間内にタスクを完了することは、従業員に大きな達成感をもたらします。 ですが、時間追跡ソフトウェアを使って現場の従業員を監視する際には、主に2つの問題があります。1つ目の問題は、営業担当者は予期せぬ重要な電話によって日常業務から気がそれることが多いという点です。マネージャーは、仕事現場の現実を受け入れ、要求に柔軟に対応する方法を見つける必要があります。このようにして、組織全体の為になる挑戦的な目標を設定しながら、チームのストレスを軽減してください。 2つ目の問題は、タイムトラッカーをオンにしたままで従業員がこっそり休憩を取ることがあるという点です。この場合、割り当てられたすべてのタスクが時間内に完了されていれば、過剰に介入する必要はありません。

3. 関連のある指標を通じて生産性を追跡する

生産性を追跡する際には、組織全体のKPIに繋がりのある、あらゆる種類の活動を追跡してください。その際に使用する指標は、各個人の所属する部門や役割によって異なりますが、それぞれが測定可能であり、最大の効果を得る為の関連性を備えている必要があります。 たとえば、発着信した通話を確認すると、営業チームが見込み客にどの程度積極的にアプローチしているかが分かります。従業員の生産性が高ければ高いほど、1日の電話の発着信数が多くなります。1日の発着信の回数が大幅に少ない従業員がいたら、根本原因を突き止める為のミーティングを行ってください。単に怠けている場合もあれば、タタスクが多過ぎて過労になっている可能性もあります。 同様に、多くの場合、メールシステムでは平均応答時間を測定できます。平均応答時間は、チームの忙しさを示す優れた指標です。迅速に対応するチームメンバーを特定すると、彼らがデスクで過ごす時間や、仕事にどれだけのエネルギーを注いでいるか等の追加情報を推測できます。 もちろん、この意味での生産性は文脈の中で捉える必要があります。生産性の追跡と完了したタスクを組み合わせ、人々が自分の分野で活動出来ていることを確認し、全面的且つ確実にパフォーマンスを向上させてください。

4. チームのタスクに関する通知を自動化する

ワークフローのすべてのステップを手動で追跡するのはたいへんです。ですので、膨大な量の作業を削減する為に、各タスクを自動化するのがおすすめです。まずは、タスクの期限が迫った際の通知から始めましょう。これで、貴重な時間を各チームメンバーの部分的監視に費やすことなく、重要なタスクの責任者として作業に従事できます。 在宅勤務の従業員を管理者として監視する際には、手動のアプローチと比べて自動のアプローチをとるほうが膨大な時間を節約できます。自動化されたアプローチは、従業員にとっても有益です。自動化されたアプローチは手動のアプローチと比べて、自分が常に監視されているというプレッシャーを従業員に与えにくい為、従業員は伸び伸びと仕事ができます。

5. 自己申告の文化を作る

在宅勤務の従業員を監視する際には、従業員に自己申告を求めることも効果的な戦略のひとつです。自己申告制度では、管理者に肩越しに監視されているプレッシャーを従業員が感じにくい為、従業員の士気が向上します。さらに、その日に完了した作業に関する報告書を提出することは、従業員に自主性を実感させる機会となります。 自己申告制度を効率的に機能させる為には、提供される内容に基準を設定するのがおすすめです。簡潔で明確なアイデアをもたらすよう報告書の基準を設定すると、報告書が支離滅裂になることを防げます。また、自己申告制度は従業員の当事者意識を高めますので、生産性の向上が期待できます。 時間追跡と同様、従業員が1日の自分のパフォーマンスを過大評価する可能性があります。これを最小限に抑えるには、生産性指標を中心とした自己報告を設定して、信頼できるフィードバックを得られるようにしてください。

6. ソーシャルメディア プラットフォームでの滞在時間にフラグを付ける

管理者が常に背後からチームを監視するのはおすすめしませんが、リソース(従業員の時間)を浪費する原因となる活動がある場合は、それらへのアクセスを規制してください。 その最もたる例がソーシャルメディアです。ソーシャルメディアのプラットフォームは、中毒性が高いものとなるよう莫大な費用を掛けてデザインされています。それらに免疫のある人は皆無といっても過言ではありません。ですので、物理的な監督を行う必要があります。従業員が仕事中にソーシャルメディアに夢中になって作業が滞ることのないよう、組織のパソコンでのソーシャルメディアの使用を禁止するのがおすすめです。 多くのセキュリティ システムには、組織のVPNからFacebook、Tiktok、Instragram等のサイトへのアクセスを制限できるページブロッカーが付属しています。ユーザーが個人のソーシャルメディア アカウントにアクセスするとトリガーされる通知を設定することもできます。こうした通知を設定すると、誰が何にアクセスしているかを常時監視する必要がなくなり、会社のポリシー違反の通知を受け取ったときに簡単に対処できます。

7. 測定不可能なことに注意する

在宅勤務の従業員を監視するには、具体的なデータを得られるテクノロジーソリューションを導入するだけで十分だと考える人もいるでしょう。時間追跡やWebサイトへのアクセス制限は確かに効果的ですが、より人間的な戦略がいくつか無視されることになります。 物理的なオフィスでは、職場の従業員を監視するのはとても簡単です。物理的なオフィスでは、監視対象が管理者の視野の中にある為、遠隔地のオフィスでは目にすることのできない多くの繊細な手掛かりに気づくことができるからです。ですので、物理的なオフィスでは、従業員の士気を監視することの重要性が増します。 リモートワーカーは、過負荷を感じても手を挙げて発言しないことが多いです。ですので、それに気付けるかどうかは管理者の手腕次第です。ビデオ通話による1対1のミーティングや、グループのスタンドアップミーティングを行い、個人やグループの問題に対処してください。また、公に提起しづらい意見を言いやすくなるよう、従業員が匿名で記入できるフィードバックフォームを作成するのもおすすめです。

8. 自らの言動に開放性と透明性を保つ

最後のアドバイスとして、在宅勤務の従業員を監視する際には、監視の対象および方法についての透明性を確保することがたいへん重要です。複雑な方法で従業員を監視することは技術面においては合法かもしれません。ですが、データ収集に固執して、前向きな企業文化が損なわれては本末転倒です。
既存の組織向け監視技術を使うと、次のことが可能です。
  • Eメールやプライベートメッセージの閲覧
  • 自宅の背景音の録音
  • キーボード・マウスの使用状況の追跡
  • インターネット ブラウザのアクティビティ
ですが、従業員が一貫して目標を達成できている場合は、こうした監視を行う価値の是非を問う必要があります。在宅勤務監視ツールの沼にはまると、量が多ければ多いほど良いデータであると思い込みがちですが、必ずしもそうであるとは限りません。

この記事でご紹介してきましたように、1984年に触発された「わたしたち対彼ら」という感覚を生み出すことなく、テレワーカーを監視できるソフトな戦術は他にも豊富にあります。従業員はロボットではありません。監視されたり、プライバシーが侵害されたりすることに不安を感じていると、従業員の創造性やモチベーションは大幅に低下します。

ですので、遠隔地の従業員を監視する際には、逐一管理するのではなく組織全体に利益をもたらす要素に集中し、不信感やプレッシャーを生まない手順を伝えてください。

この記事をお読みになり、データ駆動型の戦略と、個人的な対応を要する戦略はご理解いただけましたでしょうか。在宅勤務の従業員を監視する為の方法を模索する際のお役に立てれば幸いです。

従業員の監視を最も簡単に始めたい方には、適切なクラウドベースのビジネス プラットフォームの使用がおすすめです。Bitrix24を使用すると、連携したアプリとツールの完璧なスイートを駆使して、威圧感を与えることなく効果的に従業員を監視できます。

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