Bitrix24のワークフロービルダーが刷新！業務自動化をもっと簡単に

申請書の承認、担当者へのタスクの割り当て、顧客への連絡など、日々の業務には複数のステップが必要な作業が数多くあります。こうした作業を手動で管理していると、確認や連絡に時間がかかり、対応漏れが発生することもあります。

業務を効率化するには、一連の作業を自動化し、必要なタイミングで適切な処理が行われる仕組みを整えることが重要です。

そこでBitrix24では、ワークフロービルダーを全面的に刷新しました。操作画面と仕組みが新しくなり、複雑な業務プロセスも一つの画面で確認・管理できるようになりました。営業、顧客対応、社内の承認業務など、部門をまたぐワークフローも、より直感的に構築できます。

ワークフロー全体を一つの画面で管理

新しいワークフロービルダーの大きな特徴は、業務プロセス全体を視覚的に把握できることです。

従来のように複数のタブを切り替える必要がなく、作業の流れや各ステップのつながりを一つの作業スペースで確認できます。画面の拡大・縮小にも対応しているため、処理が多い複雑なワークフローでも全体像を把握しやすくなりました。

ワークフローは、「ノード」と呼ばれるアクションブロックを組み合わせて作成します。タスクの作成、通知の送信、CRMの情報更新など、実行したい処理を選び、順番や条件を設定する仕組みです。

ノードは画面左側のメニューから選択でき、ドラッグ＆ドロップで作業スペースに追加できます。営業・CRM、顧客対応、社内コミュニケーション、AIなど、用途別に整理されているため、必要なアクションを探しやすくなっています。

さらに、一つのノードに複数のアクションを設定できるようになりました。例えば、タスクを作成すると同時に、そのステータスを「進行中」に変更するといった処理をまとめて設定できます。

部門をまたぐ業務もスムーズに自動化

新しいワークフロービルダーでは、Bitrix24のさまざまな機能を組み合わせて、一連の業務を自動化できます。

例えば営業部門では、CRMの取引情報が変更されたことをきっかけに、担当者へのタスク作成や関係者への通知を自動実行できます。こうした仕組みを利用すれば、次に必要な作業を担当者が毎回手動で登録する手間を減らせます。

社内の承認業務にも便利です。契約書の確認が必要な場合、上司による承認と法務部門による確認を並行して進めるワークフローを設定できます。複数の処理を同時に実行できるため、順番に作業する必要がない業務を効率よく進められます。

また、条件に応じて処理を分岐させることも可能です。例えば購買申請で必要な情報が入力されていれば次の承認ステップに進み、不足している場合は確認作業に切り替えるといった設定ができます。

今回のアップデートでは、AIを活用した自動化にも対応しています。AIノードを利用すると、メッセージなどの内容を分析し、その結果に応じた処理を開始できます。例えば、従業員から休暇取得に関するメッセージが届いた際に、休暇申請のワークフローを開始する仕組みも構築できます。

Bitrix24の業務自動化については、ビジネスプロセス自動化の機能紹介やCRMの自動化機能もご覧ください。

自動保存と公開機能で変更管理も簡単に

ワークフローを作成する際には、業務内容に合わせて設定を調整したり、途中で作業を中断したりすることもあります。

新しいビルダーでは変更内容が自動保存されるため、手動で保存する必要はありません。作業を途中で終了しても、後から編集を再開できます。

変更したワークフローを実際の業務に反映するには、テンプレートを公開します。公開後は新しく開始されるワークフローに更新内容が適用され、すでに実行中の処理は従来の設定で継続されます。

なお、新しいワークフローエディターを利用できるのはBitrix24の管理者です。詳しい操作方法や設定手順は、公式ヘルプデスクをご確認ください。

ワークフローの自動化は、単純な繰り返し作業だけでなく、複数の担当者や部門が関わる業務の効率化にも役立ちます。新しくなったBitrix24のワークフロービルダーを活用して、日々の業務プロセスを見直してみませんか？