プロジェクト管理

リモートチーム向け タイムトラッキング&タイムマネジメントツール

リモートチーム向け タイムトラッキング&タイムマネジメントツール
ダルメノヴァ・ アンナ
2021年6月22日
最終更新日:2021年6月30日

わたし達は現在、過去の常識が覆されるような毎日を過ごしています。たとえばStates of Play (CNBC経由)の調査によると、フルタイムとパートタイムを含む米国の労働者の42%がリモートで働いています(2020年4月時点)。パンデミック以前のリモート勤務率は9%でしたから、これは大きな変化です。

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調査に参加した人の19%は以前にリモート勤務や在宅勤務の経験がないと回答しました。リモート勤務の未経験者が生産的なリモート勤務を行う為のマネジメント方法が必要とされる時代となったのです。

以下の図のとおり、現在在宅勤務を行う人の40%がオフィス勤務の時よりも生産率が落ちています。

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自宅で効率的に作業を行えるようリモート勤務者を指導するには、マネージャーが従業員を追跡できるシステムが必要不可欠です。

このスキルは今後も必要となることが予想されます。Global Workplace Analyticsによると、米国ではロックダウン以前の勤務形態には戻らず、今後もリモート勤務を続ける人が25~30%に上るであろうと予測されているからです。

生産性を左右する重要な要素のひとつは、勤務時間の追跡です。勤務時間を追跡することで、チームメンバーはタスクに集中することができるようになります。

時間追跡をすることでチームをコントロールし、生産性を向上する管理が実現します。

まずは、リモート勤務者の時間追跡がもたらす課題について見ていきましょう。


リモートタイムマネジメントの課題

リモートタイムマネジメントの課題は、オフィス勤務と同様に従業員のタイムトラッキングを実行し続け、業務を通常通りに遂行することです。これは一見簡単ですが、実はなかなかうまくいきません。その原因をみてみましょう。

1. オフィスの縛りがない

オフィス勤務では皆が同じ頃に勤務を開始/終了するので、時間追跡が簡単です。しかし皆が自宅にいる場合、時間追跡アプリを使わない限り、勤務開始時間にばらつきが生じます。

2. 気が散って時間を無駄にしがち

オフィスでは仕事に集中するのみですが、自宅ではなかなかそうはいきません。適切な時間追跡ツールで仕事と休憩をきちんと管理しましょう。

3. スケジュールが合わない

異なるタイムゾーンで働く従業員を持つ会社にとって、これは課題です。従業員の時間追跡ソフトを使わない場合、ミーティングを設定したりプロジェクト管理を効率的に行おうとする際に問題が生じます。

4. 大規模チームがまとまらない

オフィスですら手こずる大規模チームの管理をリモートで行うのは大変です。大人数のリモート勤務を管理するのはまた別ですが・・・オートメーションや従業員の時間追跡システムが必要不可欠です。

5.作業時間と有給時間を追跡できない

リモート勤務では、オフィスでのプロセスやルーティーンは一切通用しません。従業員の作業時間をオンラインで追跡できるよう環境を整えるのは、マネージャーの最優先課題です。

リモート勤務の時間追跡における課題はこんなところです。それでは次に、この課題にどう立ち向かうのか、プロジェクトの時間追跡はリモートで効率的に行うことができるのかをみていきましょう。

リモートワーカーの作業時間と勤怠を追跡する方法

オンラインで時間追跡ができるツールの他にも、リモートチームの管理に必要なものがあります。まずはプロジェクトの時間追跡についてみていきましょう。

時間と費用の追跡アプリを使いはじめましょう

リモート勤務では、チームの作業時間や勤怠を物理的に管理することはできません。彼らがオンラインだからといって、きちんと作業を行っているかどうかはわかりません。この問題を解決するのに役立つのがモバイル時間追跡システムです。

モバイル時間追跡システムでできること

  • 勤務の開始/終了時間の追跡

  • 残業時間の管理

  • お昼休憩や離席の管理

  • 作業時間と有給の管理

経営者にとって、最後の項目は特に重要ですよね。これらを把握するにはタイムトラッカーが必要不可欠です。

チーム内にフリーランサーがいる場合は、個人用の時間追跡アプリを使いましょう。フリーランサーは時間にルーズになりがちな面もありますから、モバイルの時間追跡アプリで作業時間と有給をきちんと管理するのがおすすめです。

規律を定めましょう

ロックダウン以前からフレキシブルなスケジュールで勤務をしている人がチームにいる際は、時間追跡アプリを使ってチームメンバー全員が同じ時刻に作業を開始できるよう、スケジュールを調整してもいいかもしれません。

権威主義的かもしれませんが、オンラインミーティングやビデオ会議に参加して作業効率を向上させるのにスケジュール調整は役立ちます。

さらに、時間追跡でモニタリングされていると分かれば人々が業務開始時間に遅れることも減るでしょう。

オンラインコミュニケーションを強化してオフライン時間を節約しましょう

これはすべて、アナログで昔ながらのツールです。チームをリモート ワークに切り替える前に、計画の進め方を変えましょう。

物理的なミーティングができない現在、対面コミュニケーションを求める声が増えています。対面コミュニケーションには多くの場合、チームを活性化させる効果があります。ですので、ビデオ通話やビデオ会議の機会を増やすことが求められます。

これらをふまえて、以前オフィスで行っていたようなミーティングをZoom、Skype、Bitrix24ビデオ通話で行いましょう。なお、Bitrix24ビデオ通話は以下の場面で役立ちます。

  • ディスカッション

  • ミーティングの計画

  • レポート(報告書)
  • ブレインストーミングセッション

  • 就職面接

  • プレゼンテーション

これらの中で最も重要なのはデイリープラン(今日やること)のミーティングです。チームメンバーでこうした会議を定期的に行いましょう。というのも、オフィスという環境にいないと人々の集中力とモチベーションは低下する傾向があるからです。緊急を要するタスクも締め切りもない環境では生産性も低下しがちです。

デイリープラン会議で、チームメンバーのひとりひとりがタスク(やること・成果)をしっかり把握していることを確認しましょう。

しかし、急な通話や長々とした通話はかえってチームメンバーの集中を削いでしまいます。要点を簡潔にまとめ、朝や夕方などチームメンバーの業務を邪魔しない時間帯を選んで通話を行いましょう。

生産性の指標を追跡して時間の無駄を減らしましょう

可能な時はいつでも、OKR(objectives and key results/目標と主要な結果)を使いましょう。OKRを使うことでプロジェクトマネージャーとしての業務が格段にスムーズになります。

目に見える結果をもたらす明確な目標を持つことは、従業員にとってもマネージャーにとっても素晴らしいことです。これらの方法論は少々荒々しいこともありますが、満足のいく最終結果が得られるでしょう。

  • チームの団結力が高まります

  • 時間の無駄を省けます

  • 生産性が高まります

方法論に関して、あなたの管理するチームの時間追跡を怠らないようにしましょう。授業員向けの時間追跡アプリやWebベースのタイムトラッキングツールを活用しましょう。

従業員向けタイムトラッキングとタイムプランニング

1日は24時間です。しかし、同じ24時間でも生産性が高い人とそうでない人がいます。一体なぜでしょうか?生産性が高い人は、適切に時間追跡を行い、方法論を用いて日々の計画を立てているのです。

様々な利益をもたらすタイムプランニング(時間の計画)の基本はこちらです。

  • 業務スケジュールを設定して、スケジュール通りに遂行しましょう

オフィスで働くときは、あらかじめ準備されたスケジュールに従って業務に取り組みますよね。在宅勤務ではそれがありません。なので、自分のスケジュールは最初から自分で作成しましょう。そして、作成したスケジュールに従って業務を行いましょう。

日々の業務の開始/終了、休憩時間、1日のタスクの計画はデイリータイムプランナーなどのアプリで管理するのがおすすめです。難しいタスクは午前中に済ませ、小さなタスクを夕方に回しましょう。

  • プラン、プラン、プラン

プランニング(計画を立てること)はあまりにも基本的かつ一般的であるがゆえ、その重要性が見落とされがちです。この記事で述べるプランニングとは、最優先のタスクを考慮しつつ1日のタスクリストを作成することです(毎日作成しましょう!)。

プランニングによって集中力が高まり、時間の無駄を省き必要なタスクだけに専念することができるようになります。

休憩はあまり厳格にスケジュールしないことをおすすめします。たとえば大事なプロジェクトに4時間休みなしで取り組んだ後は、デイリープランナーのスケジュールに関係なく10分以上の休憩をとる権利がありますよね。よく働くことは、賢く働くことでもあります。

  • 時間の無駄となる原因を特定して排除しましょう

家族からのちょっとした頼まれごとやYouTube動画など、時間の無駄に気づいたときは・・・

A)まずは気が散る要素の存在を認め、受け入れましょう

B)数ある気が散る要素の中で、一番あなたの生産性を下げている要素を特定しましょう

C)気が散る要素が頭の中を占めないように努め、できればそれらが視界に入らないようにしましょう(子供達が騒いでいる場合はたいへんですが・・・頑張りましょう・・・!)

自分に合うタイムマネジメント(時間管理)ソフトを使いましょう

お気づきの方もいらっしゃると思いますが、この記事ではタイムトラッキング(時間追跡)という言葉が何度も繰り返し登場しています。これは方法論としての言葉だけではなく、タイムトラッキングを行う為の便利なアプリは実際に存在します。

ほとんどのタイムトラッキングアプリはiPhoneまたはAndroid向け、あるいはWebバージョンです。タイムトラッキングアプリの機能はいたってシンプルです。

  • 業務の開始/中断/終了

  • タスクに費やされた時間の追跡

  • 勤務時間の計算

  • 給与が支払われる時間の計算

アプリの中には、従業員がパソコンで何をしているかをモニタリング(ランダムにスクリーンショットを撮影したり、あなたが訪れたWebサイトを報告したり)する機能を持つものもあります。信頼し合えるマネージャーとチームメンバーであれば、このような機能は必要ありません。

個人で簡単に使えて、無料でダウンロードでき、機能が豊富な時間追跡アプリをお探しの際は、ぜひBitrix24をお試しください。Bitrix24は無料で使えるタイムトラッキングアプリで、業務開始/終了をスマートフォンから直接登録できます。リモート勤務のチームにも、頻繁に外出するチームにもぴったりです。

便利な機能が満載のBitrix24時間追跡モバイルアプリをぜひお試しください。本記事をお読みいただきましてありがとうございました。

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Bitrix24 は誰もがコミュニケーションを取り、タスクやプロジェクトでコラボレーションし、クライアントの管理などを行える場所です。
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