HRチーム向けHRの時間管理の１０つの基本

HRの時間管理は、会社全体の基準を設定します。自分たちのスケジュールを管理できない場合、他の人にそれを期待するのは不公平です。しかし、HRチームは日々のタスクでスケジュールが詰まっている一方で、予期せぬ方向に引っ張られることがよくあります。

しかし、希望はあります！ここBitrix24では、日々のルーチンを効率化し、計画が狂ったときにも対応できるようにするための10のHR時間管理のヒントをまとめました。

基本から始め、時間管理の定義を説明し、主要な戦略やHR時間管理ソフトウェアについて深く掘り下げていきます。最後には、火消しに追われる日々を過ごすのではなく、冷静に対応する方法をしっかりと理解できるようになるでしょう。

FAQs

時間管理とは？

「時間管理」とは「タイムマネジメント」とも呼ばれ、個人やチームが限られた時間をうまく使い、生産性を上げることを意味します。

なぜHRチームにとって時間管理が難しいのか

HRの時間管理が特に難しいのは、人と向き合う部門であり、マルチタスクをこなしながら予期せぬタスクが繰り返し発生するためです。彼らは以下の責任を負っています：

• 採用

• トレーニング

• 従業員の評価

• コンプライアンス監

• 退勤管理

• 給与と出勤管理

• 紛争解決

時間管理のメリットは何ですか？

HR部門での強力な時間管理は、以下のようなメリットをもたらします：

• 業務の質向上につながる
• 予期せぬ事態に対応するための柔軟性の向上
• ワークライフバランスの向上につながる
• 休憩時間を短縮できる
• エンプロイヤー・ブランディングを改善できる
• トレーニングや会社の文化向上のための時間の確保

1. 1日の優先事項を計画する

「時間管理とは何か？」という質問は、通常、タスクのリストを思い浮かべさせますが、それには理由があります。まずはシンプルなTo-Doリストから始めましょう。これを行うのは、すべてが頭に新鮮なうちに、各日の終わりが最適です。そうすることで、リラックスしてオフに切り替え、翌日に備えることができます。

来週や翌日のタスクを常に優先順位付けするべきですが、これは終わりのないプロセスです。これによって、緊急だからといって一つのタスクから別のタスクに飛び移ることを意味するのではありません。代わりに、優先順位を再評価し、関係者に変更を伝えるための時間を取るべきです。会議が後でキャンセルされるのはフラストレーションがたまりますが、会議が進行すると考えて一人で部屋にいるのはさらに悪いことです。

シンプルな優先順位付けの技法として、すべてのタスクを以下のカテゴリーに分類します：

- 緊急かつ重要

- 緊急ではないが重要

- 緊急だが重要ではない

- 緊急でも重要でもない

このフレームワークを使用すると、重要なタスクに取り掛かる前に、必要なことをできるだけ早く完了させるために1日を構築するのがはるかに簡単になります。

2. 一度に一つのタスクに集中する

しばしば人事部門として知られるHRの労働者は、おそらくどの会社でも最も頻繁に求められる人々です。全ての人に喜んでもらいたいと思うのは簡単ですが、HRの時間管理の一部として、いつ断るべきかを学ぶことが重要です。

一度に複数の仕事をこなすことは理論上は素晴らしいと思えるかもしれませんが、現実は通常、2つの仕事を両方とも十分にこなせなくなります。代わりに、その日の計画に従い、各タスクに完全に集中しましょう。そのようにすることで、より一貫した品質の高い仕事を生み出すことができます。手元の仕事から離れるたびに、再びスムーズに作業に戻るために調整が必要です。これによって時間が削られるだけでなく、ストレスレベルも上がります。

一度に1つのタスクに集中すること、そして必要なときに断ることは、優先順位付けの努力の一部です。これは時間管理を改善する最も簡単な方法の1つであり、効果的に行うためにはツールやテクノロジーは必要ありません。

3. タスクと会議を統合する

役割に慣れてくると、仕事の時間を最も有効に使う方法がわかってきます。多くの人は、午前中に集中して深い作業を行い、午後の時間帯に会議を設定する方が生産的であると感じます。特定の時間に最も効率的に作業できると感じたら、その時間帯を守りましょう。

特定の時間にブロックする最も明白な候補は会議です。誰もが毎日深い作業の時間を中断されたくはありません。代わりに、会議専用の時間ブロックをスケジュールに組み込みましょう。例えば、火曜日と木曜日の午後を会議の時間に設定することができます。あなたとチームはその時間が会議の時間であることを知っているので、月曜日の朝の会議を丁重に断ることができます。同様に、週に散らばった会議を忘れる心配もなく、常に準備を整えて参加できます。

また、自分の入力だけが必要なタスクに集中するためのスペースが必要な場合も理解できます。履歴書を確認するような仕事は、完全な集中力と比較のレベルが必要であり、週に分散させるのは逆効果です。カレンダーに時間をブロックして、誰にも邪魔されないようにし、静かな場所を見つけて作業に取り掛かりましょう。誰かが中断してきた場合は、後で対応できることを冷静に説明できます。

4.組織ツールを使って1日を計画する

HR部門が多くの役割を担っているため、組織ツールは1日を簡素化し、ストレスを軽減し、ミスを避けるための明白な方法です。

カレンダーはシンプルですが、必須のHRおよび時間管理ソフトウェアです。すべての日々のタスクをここに記録し、予定に頭を悩ませることなく1日を通して軌道に乗せることができます。

時間追跡ツールを使用して、各タスクにかかる平均時間を把握しましょう。その後、ガントチャートの可視化を使用して各週を計画し、1日の構成を明確に把握できます。ただし、詰め込みすぎないように注意してください！臨時のリクエストに対応するための空き時間を残しておくことを忘れないでください。

プロジェクト管理アプリを使用することは、HR時間管理戦略の一環としての万能薬です。To-Doリストよりも高度で、自分やチームへの指示や必要なステップをすべて含めることができます。これにより、プレッシャーのかかる日でも、何も見落とすことなく対応できます。

5. HR時間管理ソフトウェアを活用する

ますます多くの部門が、人事情報システム（HRIS）を使用して日々のHRタスクをデジタル化し、簡素化しています。この技術は、すべてのリソースや現在および将来の従業員記録をクラウドベースのデータベースに一元的に保存することから始まり、広範な機能を持っています。この方法でデータを整理し、常に最新のオンボーディング資料を共有フォルダに手元に置くことで、あなたとチームは大幅な時間を節約できます。

また、誰がいつ利用可能かを把握するストレスを軽減することもできます。これは特にリモートチームにとって有用です。強力な欠勤チャートや作業スケジュールを活用することで、病欠、残業、PTO（有給休暇）を無限のメールのやり取りなしで管理できます。これはHR部門だけでなく、会社全体の従業員ディレクトリに即座に同期され、誰がオフィスにいて誰が不在かを示します。

しかし、HRISは効率の監視とパフォーマンス評価において真価を発揮します。作業報告は、さまざまな指標を深く掘り下げることなく測定するのが最も難しい分野の一つです。この手動の手法は、人間のバイアスにさらされることもあります。しかし、HRISを使用すると、アルゴリズムがデータのみを見て透明性を追加できます。効果は、従業員の完了したタスクと期限切れのタスクの数、およびタスクの質に対するマネージャーの評価に基づいています。

最高の時間管理およびパフォーマンスソフトウェアは、モバイルデバイスとデスクトップデバイス間で完全に同期されており、必要な情報にすぐにアクセスできます。

6. 重要度の低いタスクを委任する

時間が経つにつれて、優先度が低いタスクや、実際に給与を稼ぐためのタスクよりも簡単なタスクを特定できるようになります。委任する前に、緊急度と重要度のフレームワークを振り返りましょう。重要度の低いタスクを処理できる同僚に割り当てることで、HRの時間管理を大幅に改善できます。

同様に、特定の種類の作業、例えば健康と安全のセッションなどを委任することもできます。そして、タスクだけにとどまりません。無限の会議に出席する代わりに、誰かを代わりに送り、後で構造化された報告を受け取ることもできます。

委任は理想的なHR時間管理技術ですが、始めるには少し余分な時間がかかります。タスクを一気に設定して、スムーズに進むことを期待することはできません。選ばれた従業員が仕事に直面する準備ができるように、トレーニングセッションを確実に組織しましょう。これにより、長期的には多くの時間を節約できます！

7. …そして反復的なタスクを自動化する

技術が進歩するにつれて、ますます多くの反復的で時間のかかるタスクが自動化の対象となっています。完璧なHR時間管理戦略として、自動化は大量の管理タスクを削減し、人間の手が必要な作業にもっと時間を割くことができます。

この記事の他のセクションでは、採用ワークフローやパフォーマンス評価などの特定の分野について取り上げました。しかし、HR部門には自動化の対象となる分野が無限にあり、以下はその一部です：

- 繰り返しの会議のスケジューリング

- 応募者への自動メール返信

- 候補者のチームへの公平な割り当て

- 迅速な休暇申請と承認

- 自動請求書受け取りと支払い

- トレーニングセッションのリマインダー

自動化を活用することで、日々のタスクを一貫して均一な方法でカバーすることができます。

8. 他のタスクを進めながら従業員のパフォーマンスデータを収集する

データ入力作業を愛する人は少ないでしょう。これが日報ソフトウェアの普及の大きな要因の一つです。これらのツールは、従業員の進捗状況を自動的に監視することを可能にします。現在では必須のHR時間管理ツールとなっており、所要時間や期限切れなど、選択したさまざまな指標を評価します。

各従業員から作業報告を追いかける代わりに、すべてを統合して、従業員が数回クリックするだけで済むようにすることができます。彼らは時間追跡ツールをセットし、プロジェクト管理ソフトウェアが期限の監視を行います。

これらすべてのデータは、分析ソフトウェアに一貫したスタイルで届き、レポートを引き出して明確なパフォーマンス評価を得ることができます。時間管理のヒントとして、自動化された分析と報告は、データ収集、レポート作成、結果分析の時間を節約するトリプルの利点があります。

9. プロジェクトを管理するためのワークフローテンプレートを作成する

採用などの反復的なプロジェクトに対しては、経験から学んだベストプラクティスに基づいてワークフローテンプレートを作成することを強くお勧めします。各ステップにかかる時間を追跡し、プロセスをより良く計画し、学びや革新に応じて適応させましょう。こうすることで、ボタンを一回クリックするだけで重要なプロジェクトを始動させることができます。

ワークフローテンプレートを使用することで、管理業務から解放され、主要な目標に集中できます。各ステップを覚えておく必要がなく、アプローチを強化することができます。そして、これはあなた自身だけの問題ではありません。このようにHRおよび時間管理ソフトウェアを使用することで、オフィスを離れている間に何が起こるかを心配することなく、休暇を取ることができます。

10. 自分の境界を設定する

ソーシャルメディアのボディビルダーが何を言おうと、人間は機械のようには作られていません。私たちは皆、完全にリラックスできるデスクから離れた時間が必要です。

HRの時間管理の一環として、固定された休憩時間や昼食時間を設定することが重要です。自分の境界を設定しなければ、誰もそれを代わりに設定してくれません。これにより、息抜きができるだけでなく、作業を終わらせるための明確な締め切り時間が設定され、モチベーションが高まります。

多くのこれらのヒントと同様に、境界を設定することは周囲の人々にも良い影響を与えます。従業員があなたが境界を設定するのを見ると、彼らも同じことをする暗黙の許可を得ることができます。その結果、より落ち着いた、幸せで集中力のあるチームが形成され、離職率が低下し、チームスピリットが向上します。

また、境界設定の目標を明文化することもできます。勤務時間外のメール禁止や、過労に関する懸念を提起するためのオプションを提供するなどのルールを実施することは、素晴らしいスタートです。

10の人事時間管理の基本を完全に身につけたなら、もう安心感を感じているかもしれませんね。しかし、さらに良いニュースがあります。私たちが話したテクノロジーのすべて、ガントチャート、プロジェクト管理ツール、HRIS、パフォーマンスレポーティング、ワークフローテンプレートなどは、1つの連携したプラットフォームで見つけることができます。

Bitrix24には、HR部門が時間を管理し、物事を把握するために必要なすべてが揃っています。さあ、何を待っているのでしょうか？今日無料でサインアップして、プロのように時間を整理し始めましょう。