外出先でも仕事が止まらない――Bitrix24モバイルアプリの新機能を使いこなす

「移動中にクライアントからメールが来たけど、設定を変えるにはオフィスに戻らないといけない」「大事な顧客からの電話が、なぜかスマートフォンに届かなかった」――こんな経験、一度はあるのではないでしょうか。外出先での業務が増えた今、こうした小さなストレスの積み重ねが、チーム全体の生産性に思いのほか大きな影響を与えています。

Bitrix24は最近のアップデートで、こうした現場の声に応える2つの改善を行いました。ひとつはモバイルアプリからメール設定を直接変更できる機能、もうひとつは着信トラブルを自分で素早く解決するための権限設定ガイドです。どちらも「スマートフォン1台で、オフィスと同じように仕事ができる」という体験を実現するためのアップデートです。

スマートフォンからメール設定を変更できるようになった

これまでBitrix24のメールボックス設定はPCからしか変更できませんでしたが、今回のアップデートでモバイルアプリからも設定できるようになりました。操作はシンプルで、アプリのメニューから「メール」を開き、右上の「…」をタップして「メールボックスの設定」を選ぶだけです。

設定できる内容は意外と幅広く、実務に直結するものばかりです。たとえばCRM連携の面では、受信メールをCRMに保存する期間を指定したり、既存の取引先からのメールを自動的に担当者に割り当てたりできます。知らないアドレスからメールが届いたときに「リードとして登録するか、コンタクトとして登録するか」というルールも、ここで設定します。複数の担当者でリードを順番に受け持つ「エージェントキュー」の設定も可能です。

送信メッセージの設定では、メールボックスから送信するすべてのメールに共通の送信者名を表示させる機能や、1日あたりの送信上限を設ける機能が使えます。チームで1つのアドレスを共有して使っている場合に、送信者が誰であっても社名やチーム名が表示されるよう統一できるのは地味に便利です。

また、メールボックスへのアクセス権限を他のメンバーに付与することもできます。たとえば自分宛てのメールを、担当者が代わりに確認・返信できるように設定したい場合に役立ちます。権限を付与されたメンバーはメールの読み書き・削除ができますが、設定変更はできないため、不用意な設定ミスを防げます。

さらに、カレンダーとの連携をオンにしておくと、ミーティングの招待メールが届いたときにBitrix24のカレンダーへ自動でイベントが登録されます。Google カレンダーなど外部サービスからの招待もきちんと取り込まれるので、予定の見落としが減ります。

フォルダ設定では、Bitrix24と同期するフォルダを選んだり、送信済みメール・削除メール・スパムをどのフォルダに保存するかを指定したりもできます。メールの運用ルールに合わせて細かく調整できる点が、ビジネス利用向けとして心強いところです。

🔗 設定の詳しい手順はこちら： Bitrix24モバイルアプリでメールを設定する（ヘルプデスク）

着信が届かない原因の多くは、スマートフォン側の設定にある

「Bitrix24の電話機能を使っているのに、スマートフォンに着信が来ない」「着信はあるのに音が鳴らない」――こうした問題は、実はBitrix24アプリ自体ではなく、スマートフォン側のアプリ権限設定が原因であることがほとんどです。

Androidをお使いの方は特に注意が必要です。Androidは通知の許可以外にも、ロック画面での通知表示、他のアプリを使用中に画面上にポップアップで表示する権限、バックグラウンドでの起動を許可する設定など、複数の権限が個別に管理されています。どれかひとつでも制限されていると、着信が届かなかったり、着信があっても画面に表示されなかったりします。

特にXiaomiのHyperOSなど、メーカー独自のOSが搭載されている端末では「その他の権限」という項目の中に追加設定が隠れていることがあります。「ロック画面上での表示」「バックグラウンドでの新規ウィンドウ表示」「ポップアップウィンドウの表示」の3つを確認してみてください。

iPhoneをお使いの方は、確認すべき設定はシンプルです。「設定」アプリからBitrix24の通知設定を開き、「通知を許可」「ロック画面」「通知センター」「バナー」「サウンド」の5項目がすべてオンになっているかをチェックするだけで、たいていの問題は解決します。

設定を変更したら、アプリを一度再起動してから動作を確認してみてください。それでも改善しない場合は、Bitrix24のサポートに問い合わせると、端末の状況に合わせたアドバイスが受けられます。

🔗 詳しいトラブルシューティング手順はこちら： Bitrix24モバイルアプリの着信トラブルを解決する（ヘルプデスク）

現場で感じる、具体的な使い勝手の違い

たとえば、新しいキャンペーンを開始する営業マネージャーを想像してみてください。キャンペーン期間中は、初めてメールを送ってきた見込み客を「リード」として自動登録したい。でも通常時は「コンタクト」として登録するルールにしている。以前なら帰社してからPCで設定を変えていたところ、今はスマートフォンから移動中に変更が完了します。

地方出張中に「大事なお客様からの電話が届かなかった」と気づいた担当者も、ヘルプデスクの手順を見ながらその場で権限設定を修正すれば、次の着信からすぐに受け取れるようになります。IT部門やサポートチームに問い合わせる手間もなく、自分で完結できるのは大きな強みです。

Bitrix24のモバイルCRM機能全体については モバイルCRMの機能紹介ページを、 テレフォニー機能の詳細については テレフォニーソリューションのページ をご覧ください。